Як вести касу ІП та ТОВ: покрокова інструкція

Касова книга

Початок касової книги відповідає початку календарного року. Ведеться вона у формі журналу, який складається з п’ятдесяти (або ста) сторінок, із зазначенням на титулі терміну дії. У ситуації, коли книга закінчується до того, як закінчився календарний рік, то заводять ще одну книгу, в якій записи продовжують вести в хронологічному порядку. На цьому примірнику теж вказують дату початку її ведення та дату закінчення. Така організація ведення дає можливість встановити послідовність касових книг. За попереднім вказівками, було необхідно пронумерувати, прошити всі листи і скріпити підписом відповідальної особи і печаткою. ІП зобов’язані вести касу, якщо у них є касовий апарат.

За новими вказівками центрального банку, чинним на даний момент, ці вимоги скасовані. Індивідуальний підприємець має право не визначати касовий ліміт. Якщо підприємець оформляє касову книгу, то при виписці прибутково-видаткової документації, виручку в касу він оформляє за допомогою одного прибуткового ордера, виписаного на загальну суму оформлених за робочий день документів. В організації ведення книги – обов’язок касира, він же приймає гроші і вносить записи до журналу. По закінченні робочого дня передається касиром залишок готівки і всі первинні документи бухгалтерові, який підписує цей лист в журналі (це може зробити і керівник в відсутність бухгалтера). Індивідуальний підприємець проводить, як правило, цю процедуру особисто.

Спосіб формування касової книги в електронному варіанті теж допускається. Тут є дві можливості: касова книга оформляється в електронному вигляді, а потім переноситься на паперові носії. Якщо користуватися другим варіантом, то касову книгу ведуть повністю в електронному вигляді, застосовуючи електронно-цифровий підпис. В першому випадку, ця процедура істотних відмінностей від класичного способу не має. Як вести бухгалтерію по касі? Про це далі.

Другий варіант оформлення касової книги припускає здійснення наступних дій:

• З метою забезпечення захисту інформації касової книги від доступу третіх осіб ставиться пароль.
• Обов’язково використовується резервний накопичувач або службова інформація зберігається на сервер.
• Електронний підпис до касовій книзі оформляють згідно із Законом № 63-ФЗ від 06.04.2011 року.

Після того як відповідальною особою поставлено підпис у книзі, виправлення вносити не можна. При виконанні перерахованих вище умов електронна касова книга прирівнюється до паперового варіанту і роздруківки не вимагає.

Як вести касу в 1С 8. 3?

Касова книга може вестись як, так і в комп’ютерній програмі. В «1С Бухгалтерія 8.3» касову книгу реалізували як звіт. Бухгалтер або касир не повинен робити для неї окремі записи, тим більше подвійні. Досить здійснювати внесення первинних документів з надходження та видачі готівки. Касова книга буде автоматично сформована на їх підставі.