Як оплачується відрядження на один день: правила розрахунку, особливості та рекомендації

Віктор Кузьмін

1 minute

У деяких організаціях часто співробітники виїжджають за межі свого постійного місця роботи для вирішення різних питань, пов’язаних з діяльністю компанії. Такі поїздки називаються відрядженнями. У тих, хто рідко буває у відрядженнях, виникає низка питань, пов’язаних з робочою поїздкою. Як оплачується час у відрядженні? Чи оплачуються вихідні дні у відрядженні?

Що таке відрядження?

Відрядження – це службова поїздка працівника у справах організації, з якою у нього укладено трудову угоду, в місцевість, віддалену від його постійного місця роботи та проживання. Роз’їзди по роботі, які носять постійний характер, не вважаються відрядженнями. Строк, цілі та обсяг відрядження визначає роботодавець.

Чим відрізняється відрядження від звичайної поїздки?

Вище було відзначено, що роз’їзна робота або виконується в шляху, не вважаються відрядженням. Мається на увазі робота, яка вимагає переміщення з одного населеного пункту в інший. До такого типу діяльності можна віднести професії кур’єра, фахівця, який працює за викликом (таксист, майстер по ремонту техніки), торговий агент. При укладенні трудового договору з такими фахівцями окремим пунктом зазначається, що його робота має роз’їзний характер.

Види відрядження

У нормативних документах описані наступні види відряджень:

територіальні – по Росії і за межами країни;
тимчасові – тривалі та короткострокові;
за кількістю учасників – одиночні і групові;
по організації – заплановані і позапланові.

У даній статті ми розглянемо особливості короткостроковій, одноденною і одиночної відрядження. Під одноденної відрядженням слід розуміти службову поїздку, тривалість якої не перевищує 24 години, після якої працівник повертається до місця свого постійного проживання і трудової діяльності.

Кого не можна відправляти у відрядження?

Роботодавець може відправляти у відрядження тільки тих працівників, з якими у нього укладений трудовий договір. Але і серед таких працівників може бути категорія осіб, яких не можна відправляти у відрядження:

співробітники, що працюють за учнівського договору, але в разі, якщо відрядження пов’язана з навчанням, то вони можуть поїхати;
вагітні жінки;
кандидати, які беруть участь у виборах;
співробітники, які не можуть поїхати в зв’язку з поганим самопочуттям;
особи, яким не виповнилося 18 років, за винятком працівників, які мають творчу професію.

Хто може поїхати у відрядження?

До категорії працівників, які можуть поїхати у відрядження з письмової угоди належать:

жінки, у яких є дитина до 3 років;
працівники, які виховують без чоловіка (дружини) дітей до 5 років;
співробітники, які є опікунами дітей, які не досягли повноліття;
працівники, які доглядають за дитиною-інвалідом або тяжко хворим родичем, який потребує постійного догляду.

Така категорія працівників має право відмовитися від відрядження, надавши заяву керівнику.

Можна відправити у відрядження позаштатних співробітників і працівників за сумісництвом?

Є категорія співробітників, які працюють в організації, але не числяться у штаті. До них належать працівники, які працюють:

поза штату;
за сумісництвом.

Можна їх направляти у службові поїздки? Як оплачується відрядження в їх випадку?

Позаштатний працівник – це працівник, який працює в організації на запрошення або вимозі. Його робота не носить постійний характер і між ним з організацією укладено цивільно-правової договір, а не трудовий. Тому їх трудові відносини регулює не Трудовий, а Цивільний кодекс. Оплачується відрядження в такому випадку? Так, оплачується, але не за трудовим договором, а за цивільно-правовим. Людині компенсуються витрати, пов’язані з:

проїздом і найманням житла;
іншими витратами, прописаними в договорі.

Вони можуть бути оплачені наступними способами:

Всі витрати включаються у суму винагороди, встановлену за договором.

Винагорода за договором і витрати сплачуються окремо.

Організація сама оплачує всі або частину витрат, пов’язаних з поїздкою без участі скеровується у відрядження працівника.

Робота за сумісництвом виконується у вільний від основної роботи час і тому працівник за сумісництвом не може бути відряджений, якщо під час службової поїздки він задіяний в іншій організації. В такому випадку потрібно письмовий дозвіл на відрядження роботодавця з основного місця роботи.

Якщо на час відрядження працівник вільний від діяльності на основному місці роботи, то дозвіл роботодавця не потрібно.

Якщо обидва роботодавця відправляють працівника в службову поїздку, то вони розподіляють між собою витрати, пов’язані з відрядженням, за домовленістю.

Як оформляється відрядження?

Перед службовою поїздкою співробітник знайомиться з метою та службовими завданнями і дає згоду або відмову на відрядження в письмовій формі. При згоді для оформлення відрядження потрібні наступні документи:

наказ (розпорядження) роботодавця про направлення працівника у відрядження;
звіт про виконану роботу;
авансовий звіт.

Цей перелік документів є спрощеною формою, яка була введена в 2016 році. Але поряд з новою може бути застосована і стара форма оформлення відрядження, яка, крім перелічених вище документів, що включає:

посвідчення про відрядження;
службове завдання.

Наказ складається за формами №Т-9, якщо їде один співробітник, і Т-9а, якщо група.

Звіт про виконану роботу становить працівник в спеціальній графі в документі “Службове завдання”, якого відправили у відрядження. Він повинен бути складений не більше ніж через 3 дні після повернення з відрядження на постійне місце проживання та роботи.

Авансовий звіт потрібен, щоб підтвердити виданий аванс або отримання коштів для відшкодування відрядних витрат. Для підтвердження витрат до звіту додаються чеки, квитки і квитанції.

Як оплачується відрядження?

Одне з важливих питань для тих, хто відправляється в службову поїздку, – оплачується відрядження? Відповідь – так. Роботодавець несе ряд витрат, пов’язаних з робочою поїздкою. Як оплачується відрядження? Розглянемо нижче.

Середній заробіток. Якщо працівник відправляється у відрядження, то він має гарантії збереження середнього заробітку, для визначення якого користуються формулою – зарплата, нарахована за відпрацьовані дні, ділиться на кількість відпрацьованих днів.
Податки. Всі доходи фізосіб оподатковуються, і тому ПДФО оподатковується і середній заробіток працівника, який вирушає у відрядження.
Страховка. Середній заробіток оподатковується страховим внеском, так як він є виплатою або винагородою, начисляемым платнику страхових внесків на користь фізичних осіб за трудовими договорами.
Внески на травматизм. Середній заробіток обкладається внесками на травматизм.
Податок на прибуток. Сума середнього заробітку враховується у витратах на оплату праці.
Добові. Сума грошей, яка покриває особисті витрати працівника у відрядженні при поїздці, з якої він може повернутись до місця роботи і постійного місця проживання, не виплачується у разі, якщо службова поїздка становить менше 24 годин. Винятком є поїздка за кордон, в яку відправляється і повертається в один і той же день відряджається. Як оплачується відрядження за кордон, якщо вона не перевищує 24 години? Відповідь – 50% від визначеної в колективному договорі та локальному нормативному акті.

Якщо у вас виникло питання про те, чи поширюються ці положення, якщо відрядження на один день? Як оплачується в такому випадку? Відповідь – правила оплати ті ж.

Чи оплачується проїзд та інші витрати?

Ми розглянули, як оплачується службове відрядження та пов’язані з нею витрати, прописані в нормативних документах та обкладаються податками та страховими внесками. Але є ряд витрат, які роботодавець також зобов’язаний виплатити працівникові, але податками та внесками вони не оподатковуються. Це оплата проїзду, житла та інших узгоджених чи неузгоджених з керівництвом витрат. Всі подібні витрати повинні бути підтверджені документально.

Як оплачується проїзд у відрядження? Якщо є документи, що підтверджують витрати на поїздку, то витрати компенсуються виходячи із суми, зазначеної в чеку або квитку.

Якщо документів немає, а факт поїздки є, то виходячи з мінімального тарифного плану економ-класу в літаках, поїздах і ціною квитка в дві сторони в автобусі.

Інші витрати враховуються в супровідних документах, за якими співробітник їде у відрядження.

Як оплачується відрядження у вихідні та святкові дні?

Вище ми розглянули, як оплачується відрядження в робочі дні. А якщо службова поїздка потрапила на вихідний або святковий день? У такому разі витрати на службове відрядження компенсуються по-іншому. Розглянемо, як оплачується відрядження у вихідний день.

Згідно з Трудовим кодексом, робота відрядженого працівника у вихідний або святковий день оплачується не менш, ніж в подвійному розмірі. Розмір оплати залежить від типу роботи. Отже, якщо робота:

відрядна, то оплата йде в подвійний відрядної розцінці;
денна або годинна, то не менш подвійної денної та годинної тарифної ставки;
оклад – в одинарному розмірі від годинної або денної ставки, якщо робота проводилася в межах місячної норми, і у подвійному розмірі від денної або годинної ставки, якщо робота перевищила місячну норму.

Слід враховувати, що подвійний розмір оплати праці не поширюється на всі 24 години, протягом яких працівник перебуває у службовій поїздці. Як оплачується час у відрядженні у вихідні та святкові дні? Підвищена оплата праці за роботу у вихідний або святковий день розраховується з урахуванням тих годин, протягом яких працівник буде виконувати свої обов’язки. Кількість годин заздалегідь прописується в наказі про відрядження. Розглянемо докладніше не прикладі. Припустимо, є організація “Пластикові вікна та двері плюс”, і її співробітника Іванова Івана Івановича відправили в сусіднє місто у відрядження на виставку “Нові технології в сфері пластикових вікон і дверей”. Виставка буде проходити з 10:00 до 20:00. Це означає, що і робочий час Іванова Івана Івановича буде з 10:00 до 20:00, і організація сплатить у подвійному розмірі тільки ті 10 годин, які він буде перебувати на виставці.