Відрядження за кордон: добові, нюанси оформлення

При поїздці по роботі за кордон добові важливо отримати відразу і в повному обсязі. Але не всі знають, як їх розраховувати, адже грошовий курс постійно змінюється. При його різких коливаннях персонал може опинитися в мінусі після повернення.

Розмір компенсації

У 2018 році величина виплат на харчування становила 2,5 тис. руб., якщо людина їде за кордон. Добові для відряджень по території Росії складають 700 рублів. Однак закон дозволяє компаніям платити більше.

Працівнику можна призначити і більше виплату при поїздці за кордон. Тепер це дозволяється статтею 165 Трудового кодексу Росії. В період виконання службових обов’язків персонал забезпечується оплатою по середньому за кожен день, і по поверненні багато компанії перераховують добові в більшу сторону, згідно з поточним грошовим курсом країни перебування.

Частіше на руки видають перед поїздкою за кордон добові розміром 2,5 тис. рублів. Перерахунок виконують вже після заповнення працівником звіту про відрядження. Пізніше компенсуються витрати понад виданих коштів, згідно з чинним положенням про відрядження. Повертають гроші тільки за чеками, квитками або квитанціями.

Діючі в 2018 році положення

Добові за кордон визначаються статтею 168 Трудового кодексу Росії, частина 1. В абзаці 3 прописано, що роботодавець зобов’язаний виплачувати забезпечення на харчування персоналу, що виконує службові обов’язки поза району проживання. Офіційно встановлений верхній ліміт не оподатковуваної суми:

• 700 руб. для поїздок по території Росії;
• 2,5 тис. руб., якщо виплачуються добові за кордон;

Верхня межа грошової компенсації на харчування не обмежений законодавчими актами, але з зростанням суми додаються ПДФО та страхові внески. Тому роботодавці не поспішають встановлювати психологічно непереборні рівні компенсацій. Часто працівнику проводять доплати за додатковими статтями, у випадках, коли немає можливості оплатити харчування законними методами.

Розрахунок забезпечення

Добові витрати за кордон, повинні обкладатися податком, якщо їх розмір перевищить 2,5 тис. рублів. При поїздках по території Росії вираховується ПДФО, якщо сума перевищить 700 руб. Інформація про мінімальної неоподатковуваної суми прописана в пункті 3, абзаці 12 статті 217 Податкового кодексу.

Отже, працівнику покладені відрядження за кордон. Добові без податку не покривають витрати на харчування, і тоді компанія вправі призначити компенсацію набагато більше 2,5 тисяч рублів. Але доведеться утримувати податок з суми, понад встановленої норми.

На 10 квітня 2018 року курс $ по відношенню до рубля склав 58,67. Ця дата буде днем звітності. Якщо при поїздці за кордон були призначені витрати, рівні, наприклад, 60$, то це одно 3520.2 руб.

Відповідно, з 3520.2 тільки 2500 руб. не оподатковується, з суми, що залишилася, 1020.2, вираховують ПДФО. Коливання грошового курсу в період відрядження не враховуються. Однак по приїзді персонал не повинен залишитися в боржниках із-за різкого подорожчання валюти тієї країни, в яку він подався.

Нюанси виплат

По-різному розраховуються одноденні відрядження, добові за кордоном у вихідний день. Часто заробіток в поїздці набагато менше оплати в звичайний день роботи. Це пов’язано з тим, що у відрядженні день закривається за середнім доходом, який у нових співробітників досить низький.

У вихідні та свята у відрядженні оплачуються тільки добові за умови, що працівник відпочиває. Також йому компенсуються витрати на проживання в ці дні. Середній заробіток закривається і за дні, проведені в дорозі.

При виконанні службових обов’язків у свята і вихідні оплата вже нараховується в подвійному розмірі із збереженням добових. Час обчислення доби починається з 0 годин. Навіть якщо працівник виїхав з дому в 23:59, йому належить нараховувати добові. Аналогічно, якщо він повертається додому в 0:01 і це доведено документально (чеками, квитком), то йому додається ще один робочий день.

Існує таке поняття, як вимушена зупинка в дорозі при запізненні поїзда, літака або скасування рейсу. Цей період також закривається за середнім доходом, і витрати на проживання компенсуються в повному обсязі. Період знаходження в Росії оплачується з розрахунку 700 руб. на добу. Якщо цей день перетинається з періодом за кордоном, то порівнюють кількість годин, проведених на своїй території і за кордоном. Розмір добових відповідає більшій кількості.

Компенсація за одноденну поїздку

Добові при відрядженнях за кордон на один день за законодавством РФ не оплачуються. Але існує поняття довжина робочого дня. Якщо виходить перевищення 8-годинного дня, а працівник ще в дорозі, то ці години мають компенсуватися згідно з Трудовим кодексом.

Компанія може у внутрішніх документах прописати компенсації для одноденних відряджень, це законом не заборонено. Часто використовують: оплату за напружений графік роботи, преміальні за виконання плану. Також, відповідно до статті 168 Трудового кодексу Російської Федерації, компанії можуть значно завищити суму компенсації. Важливо не забути вирахувати податок з перевищує встановлену законом суми.

Звіт про поїздку

Для отримання повної компенсації рекомендується зберігати працівнику і приймати бухгалтеру всі чеки згідно з положенням. Якщо з якоїсь причини втрачений квиток, його можна буде відновити пізніше. Однак доведеться утримати суму з його відрядження.

День від’їзду підтверджується квитком або чеком за транспорт. При використанні власного авто або службового можна підтверджувати командировочним посвідченням, хоча воно було скасовано. Також використовується шляховий лист, чеки за паливо та інші документи, що використовуються в дорозі. Можна, щоб працівник для звіту написав службовий лист.

Послідовність оформлення

Відрядження починають оформляти з видачі співробітнику службового завдання. Він повинен написати заявку на поїздку. Після випускається наказ, з яким його повинні ознайомити під підпис.

Тільки після цього видаються відрядження за кордон. Добові і розмір керівники підбирають індивідуально в кожному випадку, залежно від того, куди здійснюється поїздка. Не забувають зробити відмітки в робочому табелі. З першої дати відрядження оплату починають вважати середнім.

При одноденному відрядженні працівникові можна видавати суми на харчування, які не обкладаються податком. Але розмір компенсації не повинен перевищувати 700 руб. по Росії. В іншому випадку доведеться вираховувати податок. Норми добових за кордоном відповідно вище 2,5 тис. руб. Причому звітувати за витрачені кошти доведеться за іншими статтями — витрати, пов’язані з виконанням службових обов’язків.

Всі витрати в одноденному відрядженні повинні здійснюватися з відома роботодавця. Якщо співробітник витратить гроші без погодження з начальством, доведеться сплатити зі свого доходу. Але дані витрати не відносяться до доходів працівника і не повинні оподатковуватися.

Службова поїздка в дружні країни

Інші правила діють при відрядженні за кордон в країни СНД. Підтвердити своє перебування за кордоном непросто. Адже відміток в паспорті не ставиться при перетині кордону. До таких країн відносяться: Білорусія, Казахстан.

Як же розрахувати добові? Співробітник може не доїхати до пункту призначення. За положенням № 749, працівник підтверджує свою присутність за кордоном за проїзними квитками. У пункті 19 цього положення визначає і терміни звітності за минулий відрядження.

Згідно п. 19, необхідно відзвітувати протягом трьох робочих днів. В іншому випадку документи бухгалтерія може і не прийняти. Складається авансовий звіт і прикладаються всі чеки. Якщо, згідно з положеннями, грошові кошти виявилися в надлишку, то заповнюється рядок «залишок». При зайвих витратах вказується пункт «перевитрата».

Витрати на харчування

Добові є компенсацією за харчування під час відрядження. Незалежно від того, що купується співробітником на ці гроші, звітувати за ним не потрібно. Документального підтвердження цих засобів не потрібно, навіть якщо гроші після поїздки залишились.

Добові видаються відрядженому згідно з положенням організації. Єдиним критерієм підрахунку грошових коштів після поїздки є кількість днів, проведених при виконанні службових обов’язків. Якщо видана компенсація з розрахунку тривалості поїздки виявилася більше, працівник повертає надлишок.

Причому у деяких посад присутня можливість додатково компенсувати харчування за статтею «представницьких витрат». До звіту додаються чеки з ресторанів чи інших пунктів харчування. Однак не всім співробітникам можна проводити ці витрати офіційно.

Коли рекомендується завищувати компенсації на харчування?

Існують регіони, у яких добові повинні бути набагато вище звичайного. До таких відносяться регіони Крайньої Півночі, країни з неспокійною обстановкою або з несприятливими погодними умовами.

До таких відносяться:

• Деякі регіони Сибіру.
• Підприємства з підвищеною шкідливістю: нафтові родовища, кар’єри для видобутку копалин, шахти, морські об’єкти.
• Країни з недружньої обстановкою: Сирія, Сомалі держава, Ірак, Палестина, Афганістан та інші. Останнім часом до таких відносять деякі території України.

Добові можна завищувати скільки завгодно. Але, коли вони є дуже великими, з них стягуються страхові внески. Це вже обмежує бажання роботодавця “кидатися” грошовими коштами в необмеженій кількості.

Обов’язки роботодавця

Після випуску внутрішнього наказу для співробітника і видачі добових встановленої суми, компанія не має законного права для перерахунку величини компенсації на харчування. По приїзді працівник звітує за встановленими керівництвом в документі цифр. Однак на практиці роботодавці видають меншу величину грошових коштів, а після повернення працівника перераховують за курсом валюти в більшу сторону.

Оплату компанією підлягають комісійні збори. Також компенсується оформлення візи, необхідні перевірки для в’їзду в країну, зняття біометричних даних. Також з незалежних від працівника причин компенсуються витрати на перебування за кордоном при затриманні місцевою владою.

Також при відсутності страховки, співробітник має право отримати від роботодавця медичні витрати, пов’язані з непередбаченим лікуванням або травмою. Компанією компенсується оплата відновлення документів за відсутності в тому вини працівника.