Відновлення трудової книжки: покрокова інструкція
Єдиним документом, який може підтвердити де, коли і скільки часу працював чоловік, є трудова книжка. В ній зазначаються абсолютно всі дані про роботу за весь час трудової діяльності. Тому до її заповнення та зберігання слід ставитися дуже відповідально, так як відновлення трудової книжки при втраті дуже довга і важка процедура.
Хто повинен займатися відновленням документа?
Як правило, відновлюється книжка на останньому місці роботи. Але тут слід враховувати той факт, що обов’язок з’явиться тільки після написання заяви про надання дубліката.
Кого саме вважати останнім роботодавцем з усіх, у кого ви раніше працювали, залежить тільки від вашого вибору.
Як хитрують працівники?
Бували такі ситуації, коли людей звільняли не з найприємнішою статті. Щоб не отримати погану запис, деякі її нібито втрачали і зверталися за дублікатом не на останнє місце роботи, а на більш ранній.
Крім цього, про факт втрати або псування документа можна заявити і на новому місці роботи, куди ви ще тільки прийшли влаштовуватися. В такому випадку здійснюється відновлення трудової книжки роботодавцем.
Чому відновлення покладається на останнього роботодавця?
Незважаючи на те, що ви напевно самі втратили свою трудову, тому що у роботодавця вона ретельно і дбайливо зберігалася і він не віддавав її на руки, відновлювати доведеться все одно йому. Крім цього, при порушенні порядку щодо збереження трудової книжки кадровий працівник міг отримати дисциплінарне стягнення, яке могло також перейти і до звільнення.
Пояснити таке становище можна двома основними моментами:
1. Ведення трудової книжки, а також внесення до неї різних записів, можуть робити тільки люди, що володіють спеціальними знаннями.
При неправильно внесеної записи можуть виникнути різні неприємні наслідки, аж до того, що запис вважатимуть недійсним.
Хоча слід зазначити, що і досвідчені кадрові працівники допускають помилки, які можна виправити іноді тільки через суд.
2. Заповнюється книжка роботодавцем особисто, якщо це ІП, або працівником кадрової служби, тобто особою, яка відповідає за те, що пише в документі. Точно також виробляється і відновлення записів у документі. На записі також ставиться печатка і підпис кадровика, що допомагає захиститися від появи довільних записів.
Тільки уявіть, яка б була плутанина, якщо б працівники могли самостійно писати щось у трудових книжках, як їм захочеться.
Заяву на відновлення трудової книжки
Взагалі ніякої спеціальної форми для такої заяви не передбачається, але від його правильності залежать і дії роботодавця, то слід сказати про те, як воно складається, вручається і які має особливості.
Отже, згідно з діючими правилами, відновлення трудової книжки здійснюється на останньому місці роботи, і дублікат не видається.
Перший абзац, тобто шапка заяви містить у собі найменування останнього роботодавця і від кого подається заява.
У другому абзаці зазначаються підстави, на яких громадянин звертається саме в цю організацію – втрата, крадіжка чи приведення у непридатність.
Чи потрібно підтверджувати втрату трудової книжки?
При цьому підтверджувати втрату трудової книжки нічим не потрібно, та й це неможливо. Але ось при її псування найкраще докласти стару книжку до заяви, зазначивши в самій формі, що вона була передана роботодавцю.
Що стосується крадіжки, то цей факт найкраще підтвердити тим, що ви зверталися із заявою в поліцію.
З тієї причини, що колишньому роботодавцеві зовсім не захочеться займатися вашими нагальними проблемами, третій абзац зможе йому нагадати про те, що за правилами дублікат документа повинен бути оформлений і наданий на руки працівнику через п’ятнадцять днів з дня звернення.
Щоб уникнути виникнення спорів з приводу дати звернення слід написати заяву у двох примірниках.
Відповідно один передається секретареві або іншій уповноваженій посадовій особі, а другий примірник ставиться відмітка про вручення з обов’язковим проставленням дати, його треба залишити собі.
Що робити у разі відмови від проставлення відмітки?
Якщо посадовою особою дається відмова на проставлення відмітки, то тоді заяву в єдиному екземплярі відправляється поштою рекомендованим листом. Також обов’язково слід попросити у відповідь повідомлення про те, що лист було отримано адресатом, і опис вкладених документів.
У такому разі строк почне йти з того моменту, як прийде на руки повідомлення про отримання.
Виняток становить той випадок, коли дублікат робить нинішній роботодавець, з яким розірвано трудовий договір.
У такій ситуації відновлення трудової книжки може займати не обов’язково п’ятнадцять днів. Дублікат документа ви отримаєте на руки тільки після звільнення.
Які документи служать підставою для записів у трудову книжку?
За правилами ведення цих документів, у дублікатах записи можуть здійснюватися тільки на підставі правильно оформлених документів. До таких належать:
- письмовий трудовий договір;
- довідки від попередніх роботодавців;
- довідки з архівів з підтвердженням часу роботи у попередніх роботодавців;
- наказ про прийняття або звільнення;
- відомості про отримання заробітної плати і так далі.
Під правильно оформленими документами мається на увазі, що всі вони повинні бути надані в оригінальному вигляді або в копіях, які завіряються належним чином. Тобто, незалежно від того, оригінал або копія документа надається, на ньому обов’язково повинні бути реальні підписи і печатки.
З цієї причини слід зазначити відмінності між Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 року №225 та Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 р. №69.
Якщо перше передбачає, що записи можуть вноситися на підставі копій наказів про прийом на роботу, то в другому випадку це робиться тільки з оригіналів, з яких роботодавцем знімаються копії завіряються самостійно.
У даному відношенні Постанова Мінпраці є не дуже обґрунтованим, так як в основному на руки працівнику надається навіть не копія наказу, а лише витяг, яку, чесно кажучи, віднести до оригіналу ніяк не вийде.
Дуже добре, що Постанова Уряду має більш вагомою юридичною силою, за рахунок якої усуваються всі протиріччя в зазначених актах.
Роботодавець обов’язково повинен допомагати у зборі необхідних документів, але сам він є обмеженим у власних діях, так як постійно йому доведеться доводити, що особисті дані запитуються не за особистою ініціативою, а для допомоги працівникові.
Самим же громадянином, який є безпосереднім учасником у трудових правовідносинах, можуть бути зібрані всі документи за значно коротший термін.
Які саме записи повинні бути присутніми у дублікаті трудової книжки?
Взагалі, загальні правила щодо заповнення дубліката нічим не відрізняються від первісної.
Але так як не завжди надаються всі оригінали документів, є деякі вимоги до мінімального набору записів у дублікаті документа.
Таким чином, у дублікаті обов’язково повинна бути вказана інформація про безперервному стажі роботи громадянина до вступу на службу до нинішнього роботодавця, а також відомості про роботу і нагороди, внесені в трудову книжку на останньому місці роботи.
Стаж роботи зазначається загальною сумою, тобто скільки років, місяців або днів без уточнення роботодавця, протягом якого часу і ким працював раніше власник трудової книжки. Отже, тепер стало трохи зрозуміло, які запису зазначаються, як саме передбачається внесення записів, коли відбувається відновлення трудової книжки.
Зразок запису можна знайти на будь-якому ресурсі в інтернеті, ми ж поговоримо про те, як саме повинна виглядати правильний запис. Після цього загальний або безперервний стаж, який підтверджений відповідними документами, записується за окремими періодами роботи в хронологічному порядку:
Особливістю внесення записів до книжки також є те, що якщо в первинному документі підставою для запису був саме наказ, то у дублікаті може бути вказаний інший документ, в якому міститься лише посилання на наказ або трудовий договір.
Таким чином, дублікат містить відомості саме такого документа, навіть якщо в ньому є посилання на наказ про прийом на роботу.
Як відбувається відновлення трудової книжки, якщо роботодавець загубив їх масово?
Чинним законодавством передбачається ситуація, коли при надзвичайному лихо відбувається масова втрата книжок працівників. Зрозуміло, що тоді потрібно їх масове відновлення.
Тут є кілька нюансів, які відрізняють масове відновлення записів у трудовій книжці від звичайного.
Так, над відновленням книжок вже не працює один працівник кадрів, а ціла комісія, якій установлюється стаж.
Причому таку комісію створюють органи виконавчої влади суб’єктів РФ, а не тільки постраждала організація.
У складі такої комісії входять представники роботодавців, профспілок чи інші уповноважені особи.
Якщо працівник може підтвердити документально свій трудовий стаж, то тоді при масової втрати трудових книжок при відсутності документів, стаж може бути встановлений на підставі показань свідків, які знають працівника особисто і працювали з ним разом в одного роботодавця.
Передбачається також, що відновлення трудової книжки та внесення записів здійснюється на підставі акта комісії, де вказуються всі періоди роботи, професії і тривалість стажу працівника.
Обов’язково відновлювати трудову книжку?
Згідно з чинними правилами, в обов’язки працівника входить подача заяви на відновлення документа при його втраті або псуванні.
Крім того, трудова книжка є одним з обов’язкових документів, які необхідно пред’являти при влаштуванні на роботу. Винятком є випадки, коли договір укладається перший раз. В іншому випадку роботодавець понесе покарання, якщо не буде вести трудову книжку.
Зразок відновлення трудової книжки також можна пошукати на різних ресурсах інтернету, але от чи потрібно вам це, так як самостійно таку процедуру ви провести все одно не зможете.
При цьому до працівника не застосовується ніяких штрафних санкцій за те, що він не подав заяву на відновлення книжки. Більш того, у трудовому кодексі зазначається, що при відсутності у громадянина трудової книжки при вступі на роботу з причини її втрати, пошкодження або з якоїсь іншої причини, роботодавець зобов’язаний на підставі письмової заяви завести нову. І ця трудова книжка не буде вважатися копією.
Так, говорити про обов’язковість відновлення даного документа не доводиться, особливо якщо врахувати, що якщо раніше трудовою книжкою підтверджувався трудовий стаж при призначенні пенсії, то з 1997 року Пенсійний фонд зберігає всі відомості про трудовий стаж кожного громадянина. Тому при призначенні пенсії трудові книжки в паперовому варіанті в принципі вже втратили свою роль. Таким чином, можна сказати, що не обов’язковою процедурою є відновлення трудової книжки. Пенсійний фонд може розрахувати пенсію і без неї, грунтуючись на різних надходженнях від роботодавців.
