Управлінська звітність: види, форми і формування

Російські підприємства, в силу законодавчих вимог, можуть мати зобов’язання з надання в державні органи різних видів звітності, зокрема, бухгалтерської. Складання відповідних документів може вимагати консолідації значних обсягів внутрішньокорпоративних ресурсів. Разом з тим, багато фірм приділяють увагу формуванню конкретно управлінської звітності. Її надання в держоргани необов’язково, однак багато корпорації формують її, і цей процес може зажадати додатки не менших зусиль з боку компанії. Чому має сенс їх прикладати? Яка користь відповідного типу звітності?

Роль управлінської звітності

Що таке управлінська звітність і яка її роль на підприємстві? Під цим терміном розуміють сукупність внутрішніх документів, які містять цифри, що відображають різні аспекти бізнес-діяльності компанії.

Управлінська звітність, на відміну, наприклад, від бухгалтерської, складається добровільно. Її не потрібно направляти в ФНС і інші державні органи. Її роль – в тому, щоб надавати керівництву компанії або її власникам достовірну інформацію про стан справ в організації.

Управлінська звітність може доповнювати бухгалтерську та фінансову в частині формування даних, виключно важливих для оптимізації бізнес-моделі і підвищення рентабельності фірми. Розглянутий вид активностей також може включати нефінансову інформацію, яка важлива для коректної інтерпретації ефективності прийнятих керівництвом фірми управлінських рішень. Розглянутий тип звітності цінується не за те, що в ньому містяться значні цифри, а як раз навпаки — за можливість виявити в бізнес-моделі підприємства недоробки, що заважають успішному зростанню.

Управлінська звітність — важливий компонент планування. Документи, які її формують, включають дані, які мають велике значення для прорахунку перспектив впровадження тих чи інших рішень на рівні менеджменту. У свою чергу, за фактом закінчення того чи іншого етапу розвитку фірми розглянутий вид звітності дозволить проаналізувати, в якихось моментах керівництво компанії повинно було діяти по-іншому і з чим це пов’язано.

Переваги управлінської звітності

Чим принципово різняться фінансова, бухгалтерська, управлінська звітність? Насамперед, методологією. Перші два типи фінансової звітності передбачають збір головним чином статистичної інформації, що відображає оборотність капіталів на тих або інших ділянках бізнес-процесів. У свою чергу, в управлінській звітності передбачається не тільки відображення статистики, але також і інтерпретації відповідних цифр. Керівництво фірми може не тільки спостерігати якісь показники, але також і розуміти, що вони означають.

Так, управлінська звітність організації може показати, чим обумовлена більш висока рентабельність при виробництві конкретних видів продукції або, навпаки, яка причина недостатніх показників виручки та занадто великих витрат на тому чи іншому ділянці бізнесу. Інтерпретація цифр, що фіксуються в управлінській звітності, дозволяє керівництву фірми приймати грамотні рішення в частині необхідних закупівель, оновлення основних фондів, модернізації обладнання і т. д.

Внутрішня управлінська звітність за умови своєчасного її складання може вчасно виявити ті ділянки бізнес-процесу, на яких ефективність роботи співробітників фірми недостатньо висока.

Зміст управлінської звітності

Що може міститися в документах, які становлять розглянутий вид звітності? Справа в тому, що джерела інформації відповідного типу можуть бути представлені в рамках великої кількості різновидів. Як правило, ті чи інші документи, адаптовані для конкретних керівників. Звітність іменується управлінської головним чином в силу того, що вона призначена саме для менеджерів.

В структурі управління сучасними організаціями, як правило, присутні посади генерального директора, а також його заступників. Такими можуть бути: заступник з виробництва, продажу, або, наприклад, з фінансових питань. В першому випадку внутрішня управлінська звітність може включати дані, що стосуються:

• собівартості продукції або сервісів (у співвіднесенні з конкретними різновидами продуктів);
• характеристик незавершеного виробництва, випуску товарів та сервісів у співвіднесенні із замовленнями від конкретних клієнтів;
• величини виробництва продукції, яка направляється на склад;
• запасів сировини, матеріалів або комплектуючих, що використовуються при випуску товарів.

Якщо звітність підлягає наданню заступнику директора з продажу, то в її структурі можуть бути:

• відомості про структуру продажів порівняно з конкретними видами товарів та сервісів, з конкретними замовниками;
• дані про динаміку відвантаження продукції;
• відомості про запаси на складі;
• дані про величину витрат на реалізацію товарів або на доставку споживачеві;
• планові показники щодо надходження товарів на склад;
• відомості про дебіторську заборгованість за реалізованим позиціях.

Якщо звітність підлягає наданню заступникові директора з фінансів, то в ній можуть міститися:

• інформація про виконання бюджету підприємства;
• відомості про витрати, пов’язаних з господарськими активностями;
• цифри, що відображають собівартість вироблених товарів та сервісів;
• дані про прибутки і збитки;

Також у звітності можуть бути відомості про дебіторської заборгованості і власних боргах фірми за кредитами та іншими зобов’язаннями.

Періодичність складання управлінської звітності

Як часто має здійснюватися складання управлінської звітності? Бажано, щоб інформація, що відображає зазначені напрямки діяльності підприємства, не застарівала більш ніж на тиждень. У деяких випадках на конкретному підприємстві можуть бути визначені ключові показники, які буде необхідно оновлювати частіше. Аналогічно і менеджмент може зафіксувати другорядні індикатори, на складання яких можна не витрачати багато часу, а тому надаватися такі відомості можуть значно рідше.

Звітність для акціонерів

Експерти в сфері управління бізнесом рекомендують приділяти особливу увагу складанню звітності, призначеної для акціонерів компанії. Яка специфіка відповідних комунікацій?

Головна особливість тут у тому, що акціонери компанії можуть не приймати ніякої участі безпосередньо в управлінні фірмою. Часто буває, що єдина область, що цікавить їх, — це чисті цифри по прибутку. Деталізація управлінських рішень в звітах, що надаються акціонерам компанії, в ряді випадків недоречна. Однак, оскільки власники фірми — ті, хто приймає ключові рішення в частині призначення топ-менеджерів, в звітах можна буде відобразити відомості, що характеризують ефективність роботи генерального директора та його заступників.

Як може виглядати звітність?

Які є форми управлінської звітності? Вище ми відзначили, що, на відміну від фінансових і бухгалтерських документів, відповідного типу паперу носять, по суті, неофіційний характер. Форми управлінської звітності ніяк не регулюються законодавством. Тому вони можуть бути розроблені організацією виходячи з найбільш доцільної структури — наприклад, в залежності від адресата звітів.

Можливо, заступнику директора з фінансів буде комфортніше мати справу з табличними документами, а власникові фірми — з графіками, які наочно показують, як змінюється прибуток в залежності від тих чи інших факторів. У деяких випадках форми звітності, про яку йде мова, можуть бути дуже схожими з тими, що складаються в порядку збору фінансових або бухгалтерських показників

Порядок складання звітності

Яким чином можуть формуватися документи розглядуваного типу? Складання звітності, про яку йде мова, передбачає розв’язання двох груп завдань.

По-перше, це збір необхідних цифр. Їх джерелом, ймовірно, будуть файли, що формуються бухгалтерськими та виробничими підрозділами фірми в ході поточних активностей. Наприклад, якщо певний обсяг товару було відвантажено на склад — відповідні дані зазвичай фіксуються в CRM-системі фірми. Аналогічно відображаються дані по іншим бізнес-заходів, що здійснюються на підприємстві.

По-друге, це інтерпретація показників, зібраних на різних ділянках виробництва або представлених в бухгалтерських цифрах. Необхідний аналіз управлінської звітності. Його проведення, знову ж таки, залежатиме від того, куди конкретно мають передаватися відповідні документи. Більш того, в одних випадках бажана менша, а в інших — велика деталізація показників. Аналогічно може вітатися просторова інтерпретація результатів або, навпаки, притаманна лаконічність.

У деяких випадках як така інтерпретація цифр може і зовсім не знадобитися, наприклад, якщо справа стосується передачі звітності досвідченому фінансовому директору. Ймовірно, він краще будь-якого іншого менеджера інтерпретує результати, і йому достатньо буде цифр в чистому вигляді.

Алгоритм формування звітності

Розглянемо те, як може здійснюватися формування управлінської звітності на практиці. В середовищі російських експертів популярний алгоритм, що передбачає рішення розглянутої задачі в рамках наступних етапів.

Насамперед необхідно з’ясувати, якого роду відомості, що становлять звітність, бажають бачити генеральний директор, його заступники і власники, і з якою періодичністю. Хтось, можливо, вважатиме за краще знайомитися з цифрами щотижня, іншому буде достатньо бачити ключові показники раз в місяць. Також майбутнього укладачеві звітності бажано вже на самому початку взаємодії з керівництвом з’ясувати, якого типу дані, швидше за все, будуть пріоритетними, а будь – другорядними.

Наступний крок — комунікації з бухгалтером на предмет визначення алгоритму, в рамках якого людина, що займається рішенням розглянутої задачі, буде запитувати необхідні цифри. Укладач звітності може також взаємодіяти з іншими співробітниками фірми на тих ділянках, де формуються значущі для необхідних документів показники. На підприємстві має сформуватися система управлінської звітності, в якій будуть брати участь усі компетентні працівники.

Наступний крок — створення форм документів, в яких будуть, з одного боку, фіксуватися цифри, з іншого — інтерпретуватися. При цьому людина, відповідальний за звітність, може зіткнутися з необхідністю створення різних форм документів, адаптованих для конкретного адресата — генерального директора, його заступників, власників.

Наступні кроки будуть пов’язані власне з практичним формуванням звітів. Якщо підприємство невелике, то, в принципі, людина, що займається рішенням розглянутої задачі, може спробувати зібрати потрібні цифри сам. Але цілком імовірно, що йому знадобиться допомога колег по роботі. У цьому випадку практичних етапів, пов’язаних зі збором інформації, можуть передувати якісь наради, на яких людина розповість іншим співробітникам про те, які основи управлінської звітності, з якою метою формуються відповідні документи і чому це важливо для компанії. Рішення даної задачі може полегшити керівництво фірми шляхом видання локальних правових актів, розпорядчих окремим співробітникам сприяти роботі людини, відповідального за складання звітності.

Різновиди звітності

Розглянувши ключові принципи управлінської звітності, ми можемо вивчити окремі різновиди відповідних моделей відображення цифр, що відображають діяльність підприємства.

Перша різновид звітності, про яку йде мова — управлінський баланс. Які його особливості?

Управлінський баланс, в принципі, схожий з бухгалтерським. Його принципова відмінність полягає у функціональному призначенні. Управлінський баланс покликаний не тільки відображати цифри, але також і інтерпретувати їх з точки зору ефективності бізнес-моделі організації, положення справ у частині активів, зобов’язань компанії перед партнерами і навпаки.

Цифри, які включає в себе бухгалтерська, управлінська, фінансова звітність, можуть, в принципі, заноситися в одні і ті ж форми. Однак те, як відповідні показники будуть інтерпретуватися, може зумовити створення документів в абсолютно оригінальною структурою. Має значення те, хто користувачі управлінської звітності — про це ми сказали вище.

Розглянутий нами баланс передбачає включення інформації, яка може бути цікава як директор, так і будь-якому його заступника, так само як і власнику компанії. В цьому сенсі він може бути в достатній мірі універсальним документом.

Які ще види управлінської звітності? У числі таких — звіт про прибутки і збитки. При цьому його традиційно прийнято відносити до бухгалтерських джерел. Звіт про прибутки та збитки — документ, що підприємства зобов’язані надавати в порядку офіційної звітності в регулюючі органи. Разом з тим він цілком може використовуватися в якості джерела при формуванні також і управлінської звітності. Це обумовлено насамперед досить зручною структурою даного документа.

Звіт про прибутки і збитки організації фіксує фінансові результати діяльності фірми за конкретний період часу. В ньому відображаються цифри, що стосуються доходів, витрат, а також фінансових результатів з наростаючим підсумком. В структурі документа розглянутого типу відображаються: джерела виручки, статті витрат, прибутковість фірми. Але, як ми визначили вище, управлінський облік і звітність на меті не стільки вирішення завдань, пов’язаних зі збором цифр, скільки інтерпретацію різних показників. Тому розглянутий документ, ймовірно, потрібно буде супроводити додатковими джерелами, в яких фіксуватимуться необхідні роз’яснення щодо цифр, що відображають доходи, витрати і прибуток фірми.

Інший значущий документ — звіт про рух грошових коштів. Даний джерело відображає фінансові надходження фірми в кореляції з джерелами, а також виплати компанії співвідносно з ключовими напрямами витрат — також у прив’язці до конкретного періоду. Звіт про рух грошових коштів може показувати те, як йдуть справи в компанії в частині поточних результатів на виробництві, в області ліквідності. Даний документ дозволяє оцінити кредитоспроможність фірми. Розглянутий джерело може виявитися корисним як керівництву фірми, так і її власникам.

Розглянуті нами основні види управлінської звітності — звіт про прибутки і збитки, баланс, а також документ, що фіксує дані про рух грошових коштів, можуть, безумовно, доповнюватися іншими джерелами. Вони можуть бути схожими з тими, що ми вивчили, так і ґрунтуватися на принципово інших підходів до складання.

Труднощі складання звітності

Отже, ми вивчили те, що таке управлінська звітність, чим вона відрізняється від бухгалтерської або фінансової, ознайомилися з порядком її формування. Корисно буде також розглянути можливі труднощі, що супроводжують її складання.

Як вважають експерти в області управління бізнесом, найголовніша проблема, характерна для процесу формування звітності, про яку йдеться, — у недостатній лояльності до відповідного документа з боку співробітників підприємства, а в ряді випадків — також топ-менеджерів і власників. Працівники фірми — бухгалтери, працівники виробничих ділянок – не завжди сприймають управлінську звітність як документ, яким слід приділяти час, на який має сенс витрачати сили. Підприємства, як відомо, і без того зобов’язані надавати в державні органи офіційні документи, складання яких — не найлегша завдання.

Подібної позиції, коли управлінська звітність не сприймається як щось, варте уваги, можуть дотримуватися також топ-менеджери та власники, як ми зазначили вище. Багато хто з керівників, як вважають експерти, належать до документів, про які йде мова, як до різновиду методу введення менеджменту в оману, особливо якщо потрібно відволікти увагу від не найвидатніших виробничих показників.

Як вирішити цю проблему? Аналітики рекомендують починати з рівня як раз-таки керівництва. Буде більш виправдано зацікавити в необхідності складання управлінської звітності насамперед менеджерів, щоб вони, в свою чергу, сформували необхідні локальні правові акти, за якими інші співробітники повинні будуть сприяти у формуванні відповідних документів.

Інша складність, що характеризує рішення завдання, про яку йде мова — необхідність постійної вироблення нових підходів до інтерпретації цифр, що містяться у звітності. Це може бути обумовлено, насамперед, змінами у виробничій структурі бізнесу. У випадку з бухгалтерською і фінансовою звітністю, як ми знаємо, будь-якої інтерпретації цифр не потрібно. Тому стає можливим використовувати стандартизовані форми, в яких фіксуються відповідні показники.

Управлінська звітність організації, у свою чергу, вирішує дещо інші завдання. Вона потрібна, в першу чергу, самої компанії, а не державним органам, як у випадку з бухгалтерськими і фінансовими показниками. Якщо інтерпретація цифр, що містяться в управлінській звітності, при заданій структурі виробництва в певний період зіграла свою позитивну роль, не гарантується, що вона буде такою ж корисною за умови, що характеристики тих чи інших бізнес-процесів змінилися. Швидше за все, упоряднику звітних документів доведеться по мірі змін у сфері виробничих активностей фірми вдосконалювати підходи до інтерпретації. Це може вимагати великої кількості часу — як свого особистого, так і колег, до яких він може звертатися за порадою, думкою або якимись допоміжними показниками, що відображають результати діяльності компанії, для того щоб зрозуміти, яким чином можна поліпшити підхід до інтерпретації цифр.

Вирішити зазначену проблему можна, знову ж таки, за допомогою періодичних комунікацій з колегами у форматі нарад, предмет яких — розгляд поточних виробничих показників, а також розробка заходів щодо їх поліпшення, у тому числі шляхом запровадження нових методів звітності, таких як управлінська. У контексті позитивних підходів до оптимізації виробничих показників вона з більшою ймовірністю буде сприйнята співробітниками компанії позитивно.