Штатна одиниця – це що таке в штатному розкладі?

У цій статті ми розкриємо одне з головних понять кадрової роботи. Це штатна одиниця. Подивимося, яке місце вона займає в штатному розкладі, що позначає конкретно. Детально розпишемо, як вона вводиться, скорочується, влаштується.

Штатна одиниця – це…

Подивимося, яке визначення терміну дають словники. Отже, штатна одиниця – це:

• Посадова одиниця, яка передбачена штатним розкладом організації, підприємства, установи.
• Одиниця з усього переліку посад штатного розкладу організації. Відповідає одному робочому місцю.
• Одна з посад кадрового (штатного) розкладу.

Відмінності від споріднених понять

Штатну одиницю організації багато плутають зі спорідненими термінами. Далі наведемо різницю.

• Посаду і штатна одиниця. Під першим поняттям ховається певний набір робочих функцій, під другим – кількісна складова кадрового розкладу. Відповідно, в одній посаді може бути відразу декілька кадрових одиниць.
• Ставка і штатна одиниця. Перше поняття – це грошова величина, остов оплати праці певного працівника. А 1 штатна одиниця – це жива людина, працівник. Ось така різниця між термінами.
• Робоче місце і штатна одиниця. Перше поняття – це організоване місце для праці співробітника. Друге – працівник, людина. На одному робочому місці може трудиться відразу кілька штатних одиниць. Наприклад, позмінно працюють продавці, касири.

Штат

Штатна одиниця – це, відповідно, складова штату (штатного складу) або персоналу організації. Так називається постійний склад її співробітників. Разом вони складають групу, сформовану за професійними або іншими ознаками з зазначенням посад, а також присвоєними кожному (за посадою) окладами.

Штатом також є правомочним буде назвати всю сукупність працівників організації. Це і ті, які зайняті трудовою діяльністю, і ті, які перебувають на балансі установи, але тимчасово не працюють у силу ряду причин (лікарняний, відпустка, декрет та інше).

І ще одне визначення. Штатний склад – вся сукупність трудових ресурсів, які знаходяться в розпорядженні організації та потрібні для здійснення конкретних функцій, досягнення спільних цілей та розвитку установи.

За російським законодавством термінів “персонал”, “штат” рівнозначні поняття “кадри”, “кадровий склад”.

Штатний розклад

Утримується штатна одиниця в штатному розкладі. Під ним мається на увазі нормативна документація організації, яка оформляє структуру, чисельність та штатний склад даної фірми, підприємства, установи з зазначенням розміру з/п в залежності від посади працівника. Такий розклад відображає існуючу (або плановане) поділ праці між співробітниками, прописані в посадових інструкціях.

“Роструд” визначає документ як локальний акт закладу, в якому фіксуються у зведеній формі поділ робочих обов’язків і умови оплати трудової діяльності. Штатний розклад приймається роботодавцем у межах його компетенції (російський ТК, ст. 8). Звідси у нього є повне право самостійно вносити зміни в даний акт.

Трудовий Кодекс РФ не вимагає складання та затвердження штатного розкладу. Більш того, в ньому не міститься навіть визначення цього явища.

Даний документ цінний для ефективного використання праці працівників. З його допомогою можна порівнювати підрозділи та відділи по чисельності службовців і робітників, розміру зарплати, кваліфікації. Це необхідні дані для аналізу обсягу проведених робіт, трудовий завантаження співробітників, уточнення посадових інструкцій. Також саме штатний розклад допомагає розібратися в доцільності сформованої структури організації.

Оформлення цього документа відбувається тільки за уніфікованою формою Т-3. Вона містить такі графи:

• Найменування організації.
• Номер документа.
• Дата складання.
• Період дії даного розкладу.
• Чисельність штату.

Далі – розклад конкретного структурного підрозділу. Потім заповнюються колонки:

• Найменування та код даного підрозділу.
• Посада, розряд, категорія, клас.
• Кількість штатних одиниць в штатному розписі.
• Оклад або тарифна ставка.
• Колонки, де зазначаються існуючі доплати, надбавки та їх розмір. Підсумовуються графи “Усього”.

Підписується документ головним бухгалтером та начальником відділу кадрів. Затверджується наказом керівника організації.

Введення нової штатної одиниці

При об’єктивної нестачі працівників в організації є один розумний вихід – додати ще одну кадрову одиницю. За ст. 8 ТК РФ це цілком законне рішення. У разі організаційної, виробничої і економічної необхідності кадрове розклад може поповниться новою посадою або додаткової штатної одиниці. Частоту, періодичність внесення таких змін визначає сам роботодавець.

Готового зразка введення штатної одиниці російське законодавство не пропонує. Однак, професіонали радять проводити цю процедуру в три кроки.

Визначення необхідності введення одиниці в штат.

Оформлення нової посадової інструкції.

Складання докладного документа на ім’я керівника.

Розберемо озвучені етапи більш докладно.

Введення нової кадрової одиниці: крок 1

Відразу відзначимо, що введення нової штатної одиниці це найскладніший етап. Для отримання вагомих аргументів у бік поповнення кадрового складу треба проаналізувати стандарти виконання конкретних посадових обов’язків. І зіставити ці дані з обсягом роботи для нової штатної одиниці. Потім – комплексний розрахунок, заснований на організаційно-технічних умов виконання роботи в конкретній організації.

Якщо говорити більш конкретно, то кадровому працівникові належить зробити наступне для обгрунтування штатної одиниці.

• Зібрати всю статистичну інформацію щодо посади. До неї буде ставитися штатна одиниця: функції, види робіт, операції, трудовитрати.
• При розрахунках застосовуються норми виробітку, часу, призначені для конкретного типу робіт. Якщо в організації немає своїх нормативних документів такого плану, то використовуються дані, затверджені Міністерством праці РФ.

Після проведення розрахунків щодо трудовитрат працівників, що вже працюють на цій посаді, намічається висновок, що навантаження (в робочих годинах за місяць) на них перевищує норму. Звідси і потрібне розширення штату.

Введення нової кадрової одиниці: крок 2

Наступний етап введення штатної одиниці – складання нової посадової інструкції. На основі вже проведеного розрахунку трудовитрат визначаються нормативи робіт, які буде виконувати планований працівник. На базі їх (робіт) переліку та складається проект посадової інструкції.

Звернемося до Листа № 4412-6 “Роструда”. Документ свідчить, що хоч ТК РФ не містить згадок про посадових інструкціях, вони все одно ставляться до важливої документації організації. Тут обов’язково вказується:

• Трудова кваліфікація працівника.
• Повний перелік його обов’язків.
• Список кваліфікаційних вимог, необхідних для зайняття посади.

Роботодавець сам вирішує, як оформити посадову інструкцію, які зміни до неї внести.

Введення нової кадрової одиниці: крок 3

Нова штатна одиниця, нова посада зазвичай вводиться в певному структурному підрозділі організації. Звідси третій крок – звернення начальника цього відділу з доповідною запискою до керівництва всієї компанії. Суть документа – обґрунтування введення нової посади або розширення штату.

Зміст записки має бути грамотним і переконливим, інакше всі попередні етапи стануть пройденими марно. Нова штатна одиниця – це нові витрати на зарплату. А вони повинні бути детально обгрунтованими.

Головним аргументом тут стануть розрахунки трудовитрат. Їх бажано підтвердити ще й такою інформацією:

• Середні показники по збільшенню кола обов’язків по даному виду робіт. Якщо тенденція цього стабільна, то доцільно буде представити прогноз процесу на 2-3 роки вперед.
• Оцінка майбутніх витрат: порівняння витрат на збільшення з/п наявних співробітників з витратами на введення нової штатної одиниці.
• Аналіз того, як ефективно можуть справлятися справжні працівники з появою у них додатковими обов’язками.
• Цілі, завдання, які не можуть бути повністю виконані кадровим складом в колишній кількості.

Скорочення штату

Скорочення штатних одиниць – один з проблемних пунктів в роботі кадровика через розірвання трудових договорів з цієї причини. Але разом з тим, це цілком легальний інструмент для оптимізації числа працівників в організації.

Скорочення проходить у кілька етапів:

Видання відповідного наказу.

Повідомлення працівника і пропозиція йому альтернативи.

Повідомлення центру зайнятості та профспілок.

Власне, звільнення трудящих.

Висвітлимо важливі моменти цього процесу.

Видання наказу про скорочення

Рішення про скорочення штату приймає керівник. Він же видає відповідний наказ. Форма його законодавчо не затверджена. Однак наказ про проведення заходів по скороченню обов’язково повинен містити:

• дату проведення даних заходів;
• терміни повідомлення співробітників;
• інформацію про зміну штатного розкладу.

Процес скорочення

Далі події розвиваються таким чином:

Повідомлення співробітників, які потрапили під скорочення, – не пізніше 2 місяців до звільнення. Документ вручається кожному з них під розпис. Обов’язково містить обґрунтування рішення і дату звільнення. Тут також перераховані посади, на які може перейти працівник, маючи на те бажання. По ТК РФ вони повинні пропонуватися аж до дня звільнення.

Якщо працівник погоджується на альтернативу, то оформляється переклад. Ні – звільнення за ст. 81 (п. 2, 1 ч.) ТК.

Повідомлення профспілкової організації та служби зайнятості за 2 місяці до звільнення. Якщо прогнозується масове скорочення – за 3 місяці.

Коли перед роботодавцем стоїть вибір між кількома працівниками, то важливо пам’ятати наступне:

• Не можна звільняти співробітників, серед яких є вагітні жінки та матері з дітьми до 3 років.
• Прерогатива за працівником з більш високою кваліфікацією і трудової продуктивністю.
• При рівних показниках залишаються працівники, які мають 2 і більше утриманців; єдині трудящі в сім’ї; працівники, які отримали в даній компанії виробничу травму, профзахворювання; інваліди бойових дій.

Завершення скорочення

Заключні три етапи:

Видання наказу про звільнення за формою Т-3. Підстава – наказ про скорочення штату.

Відповідний запис у трудовій книжці працівника за п. 2. ч. 1 статті 81 ТК.

Нарахування належних виплат: вихідної допомоги, а також середнього заробітку протягом 2 місяців пошуку нової роботи. Додаткова компенсація тим трудівникам, які вирішили звільнитися, не чекаючи закінчення 2-місячного терміну.

Таким чином, кількість штатних одиниць – це кількість працівників, зайнятих на певній посаді. Кадровому працівникові також важливо знати основні аспекти введення та скорочення цих одиниць.