Що таке тендерна документація. Підготовка тендерної документації

Віктор Кузьмін

1 minute

Багато організації беруть участь у різних тендерах. Але при цьому часто не знають про те, як правильно складається і посвідчується тендерна документація. При цьому таке питання є одним з найважливіших, що вимагають особливого до себе уваги. Як порядок, так і склад тендерної документації визначено законами і нормативними актами, якими вони зобов’язані відповідати.

Поняття тендеру

Тендер – це конкурс на надання послуг, товарів або виконання яких-небудь робіт. Правила проведення таких відборів зазначаються у тендерній документації, згідно з якою учасники, які бажають взяти участь у боротьбі, повинні надати комісії найбільш вигідні умови, пропоновані замовнику.

Контракт на тендер укладається з учасником, який може надати найбільш вигідну для організатора пропозицію, останнє при цьому повинно повністю відповідати виставленим вказівок.

Тендерна документація – це пакет документів, який розкриває умови конкурсу та зміст майбутнього контракту.

Вона обов’язково містить в собі як технічну, так і комерційну частини.

Технічна частина складається з відомостей про умови укладеного контракту, характеристик і опису предмета чи об’єкта торгів, інструкцій, призначених для постачальників, а також інформаційні картки, на яких зазначається порядок здійснення та подання заявок на участь у конкурсах. Також в цій частині розташовуються вимоги до змісту замовлення на поставку: найменування, об’ємні графіки, посилання на стандарти і технічні умови.

У комерційній частині тендерної документації містить усі ціни та порядок їх обчислення, умови, встановлені графіком платежів, джерела фінансування цього контракту. Також тут зазначаються гарантії, що надаються банком на виконання тендерної угоди з боку замовника та вимоги, що виставляються по різних видах страхування.

Тендерна документація, зразок складання заявки та рекомендації щодо їх заповнення містяться в МДС 80-4.2000 Держбуду Росії. Більш детальний зміст документації визначається тендерним комітетом.

Порядок складання

Підготовка тендерної документації – це окрема, дуже важлива і невід’ємна процедура проведення будь-якого конкурсного торгу. В ній зазначено відповідно до чинного законодавства зміст особистих даних, таких як:

ПІБ організатора.
Його юридична адреса та номери телефонів.
Номери факсів та адреси електронних поштових скриньок.
Ціна, місце і виставляються умови отримання пакета документації.

Перевіряючі органи завжди висувають вимоги на наявність складеного проекту договору зі списку виставляються умов. Також в документації вказується метод оцінки внесених пропозицій за допомогою певної системи.

Оформлення

Розробка тендерної документації може проводитися як самим організатором, так і спеціальної консалтинговою компанією. Для її складання можна скористатися типовими зразками та методичними рекомендаціями, а також законодавством, в якому прописані нормативні вимоги до складання. Також можна звернутися до фінансовий центр, де фахівець з тендерної документації запропонує свої послуги по грамотному її складання. Там вам в короткі терміни нададуть професійну і кваліфіковану допомогу.

Зміст

Форма тендерної документації, крім відомостей, призначених для майбутніх конкурсантів, повинна містити таку інформацію, як чисельну і докладний зміст пакету документації, складеного постачальником, виражене підтвердження його заявки на участь:

Заявка на участь.
Опис прикріплюються документів.
Довідка з банку про відсутність прострочених боргів.
Необхідні технічні, експлуатаційні та якісні відомості, а також детальний опис закуповуваних матеріалів і товарів.
Проект договору на плановані закупівлі.
Методичні вказівки на твір розрахунків з тендерною заявкою, включаючи її складові, такі як видаткова частина на сплату страхових та митних платежів, транспортних послуг, різноманітних податків і зборів, крім вартості товару, що постачається, а також докладну таблицю цін.
Зазначається валюта, за допомогою якої виражаються ціни у тендерній заявці.
Вимоги, що виставляються для оформлення тендерних заявок.
Обговорюється можливість зміни або відкликання даних заявок протягом і до закінчення терміну оголошення результатів тендеру.
Кінцеві строки, місце надання заявок.
Місце, дата та час відкриття конвертів з тендерними заявками.
Відомості про можливість надання пріоритетів для вітчизняних виробників.

Потенційний постачальник має право звернутися письмово до організатора тендеру з вимогою про роз’яснення пунктів та положень тендерної документації у строк не пізніше 10 днів до остаточного винесення рішення. У свою чергу, організатор тендеру зобов’язаний протягом трьох днів з моменту отримання такої заявки направити відповідні пояснення всім постачальникам, які беруть участь у даному конкурсі, не вказуючи при цьому автора первинного запиту.

Внесення змін і доповнень

Доповнення або якісь зміни може вносити фахівець з підготовки тендерної документації на вимогу організатора тендеру. Такі дії не є протизаконними або протиправними. У разі необхідності організатор тендеру має право вносити в пакет документів зміни, пов’язані з виявленням власної ініціативи або у відповідь на отриманий запит від потенційного постачальника, в період не пізніше 7 календарних днів до закінчення термінів подачі заявок на тендер.

Після внесення змін про них негайно оповістити всіх потенційних постачальників, яким було видано тендерна документація. Строк виконання таких сповіщень і заміну пакетної документації встановлюється у розмірі 5 робочих днів.

Зміст заявки на тендер

Вимоги до тендерної документації визначають її склад:

Заявка на участь у тендері і список поданих документів, прикріплених до неї.
Документи, які є підтвердженням відповідності вимогам, що висуваються до потенційного постачальника.
Таблицю цін, яка в повній мірі має відображати всі фактично отримані витрати, приймають участь у складанні кінцевої ціни.
Якщо в якості тендеру виступає постачання яких-небудь товарів або технічних пристроїв, то обов’язково докладати технічні характеристики пропонованих моделей.
Прайс на пропонований перелік супутніх послуг, якщо такі є.
Оригінал документа, який є фактичним підтвердженням гарантійного забезпечення тендерної заявки.

Документи, що підтверджують відповідність потенційного постачальника висуваються кваліфікаційним вимогам

Кожен потенційний постачальник, який вирішив взяти участь у тендері, зобов’язаний надавати такі документи:

Копії ліцензій, які є підтвердженням права потенційного постачальника або виробника на здійснення своєї діяльності.
Копію документа, який надає право на заняття підприємницькою діяльністю, засвідчену нотаріальним органом.
Оригінал аудиту за останній звітний рік або його нотаріально завірену копію.
Свідоцтво про держреєстрацію організації або підприємства та його копію.
У випадку c ІП – копію посвідчення її особи або паспорта.
Статут організації із зазначенням складу її засновників, акціонерів, а також всіх власників акцій у вигляді завіреної нотаріусом копії.
Оригінал довідки, виданої податковими органами про те, що за постачальником не числяться заборгованості по сплаті податків.
Довідка з установи банку про відсутність прострочених боргів за останні 3 місяці діяльності.

Таблиця цін

Оформлення тендерної документації відбувається з урахуванням прайс-листів. Потенційний постачальник зобов’язаний скласти таблицю цін з зазначенням і перерахуванням одиниць товару, загальною сумарною ціною за весь обсяг поставки. Вона має бути складено і подано у вигляді роздрукованих, так і електронних прайс-листів.

Таблиця є також технічною специфікацією на товари та послуги і повинна повністю відповідати всім вимогам, що виставляються до тендерної документації.

Коли проводиться підготовка тендерної документації, визначається склад підсумкових цін. Зазначена вартість, крім власної ціни товару, повинна включати в свій склад:

Витрати, отримані після сертифікації, процедури страхування та транспортування товару до вказаного місця призначення.
Всі податкові виплати, мита та інші види обов’язкових платежів та зборів, які передбачені чинним законодавством Російської Федерації.
Інші складові ціни, які потенційний постачальник вважає за потрібне включити в підсумкову ціну товару.

Якщо в таблиці цін потенційний постачальник не вказує різні складові, які включають в себе ці витрати, то тендерна комісія розглядає надані їм дані про ціну товару і загальну вартість, з урахуванням всіх витрат. У такому разі ці ціни при укладанні контракту не можуть бути переглянуті або змінені.

Ціни, які вказані в таблиці, залишаються фіксованими протягом всього строку виконання договірних зобов’язань про закупівлі та постачання і не можуть змінюватися.

Ціни зазначаються у тих валютах, які були обумовлені в висуваються вимоги під час подачі заявки на тендер. Оплата постачальнику здійснюється за фактом доставки товару до місця призначення, по мірі надходження бюджетних коштів, якщо інші умови не передбачені і не зазначені в контракті.

Забезпечення заявки

В окремих випадках постачальник надає гарантійне забезпечення, виражене у грошовій формі, у вигляді внесення застави на банківські рахунки організатора, у розмірі не менше 3 % від кінцевої суми в контракті, з терміном дії не менше встановлених часових рамок, зазначених у тілі тендерної заявки.

Гарантійне фінансове забезпечення потенційного виконавця щодо здійснення тендерної заявки у вигляді застави грошової суми вноситься на спеціально створений рахунок організатора тендеру.

У випадку, якщо потенційний постачальник не виграє тендер, кошти, надані організатору як запорука його фінансової спроможності, повертаються у встановлені в договорі терміни.

Подача тендерних заявок

Тендерні заявки надаються потенційними постачальниками у прошитому вигляді, пронумерованими і повинні мати печатку і підпис.

Також подається технічна специфікація тендерної заявки, теж скріплену підписом та печаткою, та оригінал гарантійного забезпечення. Ці документи запечатуються в один конверт разом з тендерною заявкою і віддаються на розгляд комісії.

Підписувати заявку може тільки потенційний постачальник або його офіційний представник. Не допускається наявність у документації вставок, подтирок і різних приписок.

Потенційні постачальники саморучно запечатують документи у конверті, на якому зазначаються найменування та юридична адреса організації, а в якості адреси доставки вказується організатор тендеру, дата і час, встановлені для розтину конвертів, у вигляді напису “не відкривати до…”.

Тендерна документація може надсилатися як особисто, так і за допомогою поштових відділень у рамках встановлених термінів. Будь-які тендерні заявки, які були отримані після встановлених дат і часу, відхиляються або будуть повернуті в нерозкритому вигляді заявникам.

Не порушуючи термінів здачі і встановлений порядок тендерної документації, її оформлення можна застосувати корекцію, заміну умов, цін тощо. Можливо внесення деяких змін або остаточного відкликання тендерної заявки до моменту закінчення встановленого строку без втрати права її внесення або забезпечення. Повідомлення, складене потенційним постачальником про намір внести корекцію або повністю відкликати свою заявку, надсилається організатору в письмовому вигляді і не пізніше, ніж зазначений остаточний термін її надання. Після закінчення встановленої дати і часу такі корективи вноситися не можуть.

Після того як всі заявки були прийняті в зазначені терміни, організатор тендеру розкриває конверти та з допомогою тендерної комісії обирає переможця, який оприлюднюється шляхом письмового повідомлення усіх взяли участь потенційних постачальників про винесене рішення з наданням копії протоколу підсумків роботи тендерної комісії.

Правильне оформлення документації та проведення багато в чому визначає успіх самого тендеру.