Що таке тендерна документація. Підготовка тендерної документації

Забезпечення заявки

В окремих випадках постачальник надає гарантійне забезпечення, виражене у грошовій формі, у вигляді внесення застави на банківські рахунки організатора, у розмірі не менше 3 % від кінцевої суми в контракті, з терміном дії не менше встановлених часових рамок, зазначених у тілі тендерної заявки.

Гарантійне фінансове забезпечення потенційного виконавця щодо здійснення тендерної заявки у вигляді застави грошової суми вноситься на спеціально створений рахунок організатора тендеру.

У випадку, якщо потенційний постачальник не виграє тендер, кошти, надані організатору як запорука його фінансової спроможності, повертаються у встановлені в договорі терміни.

Подача тендерних заявок

Тендерні заявки надаються потенційними постачальниками у прошитому вигляді, пронумерованими і повинні мати печатку і підпис.

Також подається технічна специфікація тендерної заявки, теж скріплену підписом та печаткою, та оригінал гарантійного забезпечення. Ці документи запечатуються в один конверт разом з тендерною заявкою і віддаються на розгляд комісії.

Підписувати заявку може тільки потенційний постачальник або його офіційний представник. Не допускається наявність у документації вставок, подтирок і різних приписок.

Потенційні постачальники саморучно запечатують документи у конверті, на якому зазначаються найменування та юридична адреса організації, а в якості адреси доставки вказується організатор тендеру, дата і час, встановлені для розтину конвертів, у вигляді напису “не відкривати до…”.

Тендерна документація може надсилатися як особисто, так і за допомогою поштових відділень у рамках встановлених термінів. Будь-які тендерні заявки, які були отримані після встановлених дат і часу, відхиляються або будуть повернуті в нерозкритому вигляді заявникам.

Не порушуючи термінів здачі і встановлений порядок тендерної документації, її оформлення можна застосувати корекцію, заміну умов, цін тощо. Можливо внесення деяких змін або остаточного відкликання тендерної заявки до моменту закінчення встановленого строку без втрати права її внесення або забезпечення. Повідомлення, складене потенційним постачальником про намір внести корекцію або повністю відкликати свою заявку, надсилається організатору в письмовому вигляді і не пізніше, ніж зазначений остаточний термін її надання. Після закінчення встановленої дати і часу такі корективи вноситися не можуть.

Після того як всі заявки були прийняті в зазначені терміни, організатор тендеру розкриває конверти та з допомогою тендерної комісії обирає переможця, який оприлюднюється шляхом письмового повідомлення усіх взяли участь потенційних постачальників про винесене рішення з наданням копії протоколу підсумків роботи тендерної комісії.

Правильне оформлення документації та проведення багато в чому визначає успіх самого тендеру.