Що таке розрахунковий листок по заробітній платі? Як повинен виглядати розрахунковий листок по заробітній платі: бланк і зразок заповнення

Порушення трудового законодавства зустрічаються часто-густо. Часто працівники не знають своїх прав, але буває, просто не поспішають скористатися ними, щоб не зіпсувати відносини з начальством або навіть не втратити роботу. Розрахунковий листок із заробітної плати роботодавець зобов’язаний видавати окремо кожному працівнику. Це одне з найбільш часто порушуються положень закону. Бухгалтерів, кадровиків і просто працівникам буде корисно дізнатися все про розрахунковому листі із зарплати: як виглядає, як видавати, навіщо він потрібен і що загрожує за порушення?

Що таке розрахунковий листок по заробітній платі

Не так давно був у країні період, коли люди працювали за трудові дні, просто кажучи, за «галочки». На щастя, цей час минув, і зараз кваліфіковану працю, гідно оплачується. Держава сьогодні більш ніж наполегливо рекомендує влаштовуватися туди, де платять «білу» зарплату. З чим це пов’язано? В першу чергу з податковими відрахуваннями і наступними гарантіями для працівника.

Зарплата – винагорода працівника за працю, яке включає в себе компенсаційні і стимулюючі виплати. Воно обговорюється з працівником до вступу на посаду і не може бути менше прожиткового мінімуму.

Трудовий кодекс зобов’язує роботодавця повідомляти в письмовій формі працівника про те, що включає в себе його зарплата за певний період. Тобто кожен працівник повинен отримувати документ, в якому будуть розписані складові частини його заробітної плати за період (найчастіше місяць).

Таким информирующим документом і є розрахунковий листок із заробітної плати працівника.

Навіщо це потрібно?

Документи організації – завжди делікатне питання. З одного боку – дуже «нудний», з іншого – важливий. Добре, якщо співробітник, відповідальний за них (бухгалтер чи кадровик), це розуміє, завжди стоїть на сторожі порядку і готовий вступати в конструктивний суперечка навіть з керівництвом, відстоюючи інтереси компанії з точки зору закону.

Отже, трудове законодавство наказує всім роботодавцям видавати кожному співробітнику розрахунковий листок по заробітній платі. Для чого він потрібен:

• щоб отримати інформацію про складових частинах і розмірах зарплати;
• для пред’явлення в суд в якості доказу в разі виникнення спору.

Чому важливо роботодавцю видавати працівникові розрахунковий листок по зарплаті:

• щоб уникнути неприємностей у випадку трудовий перевірки, оскільки він обов’язковий до видачі;
• щоб убезпечити себе від можливих судових позовів. Справа в тому, що за законом працівник може звернутися до суду протягом трьох місяців після виникнення трудового спору, заснованого на фінансовій ґрунті. Якщо він звернеться пізніше, суд не буде розглядати його заяву. Цей період вважається з моменту повідомлення працівника про його зарплату. Тобто якщо він отримав розрахунковий лист, то у нього буде тільки три місяці, а якщо такий йому не видавався, співробітник може прийти навіть через рік і сказати, що тільки вчора дізнався (з будь-якого джерела) про те, що йому недоплачували.

Форма

Примітно, що немає спеціальної уніфікованої форми розрахункового листа. Кожен роботодавець має право самостійно вирішувати, як має виглядати розрахунковий листок по заробітній платі на його підприємстві. Звичайно, є ряд рекомендацій, які варто врахувати при підготовці свого бланка.

В першу чергу необхідно розробити положення та затвердити форму розрахункового листа, закріпивши їх в локальному нормативному акті. Підписують зразок директор і профспілковий орган, якщо такого немає, на бланку повинна бути запис: «На момент затвердження форми не створено профспілкового органу працівників».

Графи, які неодмінно повинен містити розрахунковий листок по заробітній платі:

• Графа «Нараховано» буде підрозділятися на виплати, які були нараховані за період: оклад, відпускні, премії, надбавки, компенсації і т. д.
• Поле «Утримано» може підрозділятися на ПДФО, аліменти, штрафи і т. д.
• У графі «Виплачено» буде інформація про реально виданих засобах, з урахуванням всіх утримань: аванс, зарплата, відпускні, лікарняні.

До слова сказати, печатка та підпис керівництва не є обов’язковими, але якщо вони будуть на всіх аркушах або за запитом певних працівників), порушенням це не є.

Нижче представлений розрахунковий листок по заробітній платі (бланк) однієї з російських компаній в якості зразка.

Як правильно видавати розрахункові листки

Розрахункові листи по зарплаті повинні видаватися спільно з зарплатою. Але оскільки вона виплачується, як правило, двічі на місяць (аванс і залишок), то лист може видаватися один раз при останньої виплати. Але він повинен містити інформацію про всі операції з заробітком працівника за період.

Щоб не виникло спірних ситуацій, краще видавати розрахунковий листок по заробітній платі під підпис працівника. Роботодавець самостійно вирішує, де зручніше фіксувати видачу листків: в окремому журналі, в окремій графі зарплатної відомості або ж на корінці, який залишається в бухгалтерії.

До речі, зараз зустрічаються підприємства, які розрахункові листки не видають в роздрукованому вигляді, а відправляють на електронну пошту працівника. Закон не забороняє такий спосіб повідомлення (точніше, він нічого про нього не говорить). Хоча Роструд наполегливо рекомендує видавати кожному тільки роздруковані аркуші. Тут головне, продумати все до дрібниць, можливо, отримати письмову згоду працівника.

Сьогодні електронними розрахунковими листками активно користуються військовослужбовці. З недавніх пір кожна людина, що перебуває на службі, може увійти в свій особистий електронний кабінет, знайти розділ «Розрахунковий листок по заробітній платі військовослужбовця» та роздрукувати його.

При видачі розрахункових листів, варто пам’ятати про закон персональних даних та не допускати оприлюднення конфіденційної інформації співробітника перед іншими працівниками.

Зарплата на банківську карту. Як бути з розрахунковими листами?

Сьогодні все частіше підприємства переводять зарплату співробітників на їх банківські картки, а не виплачують готівку через касу. Це пов’язано з сучасним ритмом життя.

Як же бути в таких випадках з розрахунковими листками? У законі чітко і ясно прописано: роботодавець зобов’язаний видавати кожному співробітнику розрахунковий листок по заробітній платі.

Виходить, навіть якщо працівник не приходить щомісяця за зарплатою в бухгалтерію, розрахунковий лист йому повинен видаватися. Причому не за запитом, а обов’язково. Бухгалтер справедливо зауважить, що це незручно і займає багато часу. Так, це так, але вдіяти з цим нічого не можна. Якщо вам не потрібні проблеми з трудовою інспекцією, дотримуйтеся букву закону.

Відповідальність за порушення за розрахунковими листками

У разі порушення законодавства у сфері підготовки та видачі розрахункових листів роботодавця чекає наступна відповідальність:

• Штраф на суму від 1 000 до 5 000 рублів можуть накласти на посадову особу (осіб) або підприємця;
• Для організації (юридичної особи) передбачений штраф у розмірі від 30 000 до 50 000 рублів.
• Призупинення діяльності підприємства на строк до дев’яноста днів.

Ця адміністративна міра покарання може бути призначена судом після перевірки трудовою інспекцією відповідно до статті 5.27

Довідка 2 ПДФО і розрахунковий листок по зарплаті – в чому різниця?

Довідка 2 НДФ – документ встановленого зразка, що відображає дохід людини за певний період (частіше всього 2 місяці чи рік). Ця довідка видається роботодавцем протягом трьох днів з моменту звернення співробітника. На бланку обов’язково повинна стояти підпис директора та бухгалтера, печатка організації. Видача довідки фіксується в журналі.

Нерідко такий документ працівники замовляють для підтвердження доходів при подачі заявок на кредит або субсидування.

На відміну від нього, розрахунковий листок видається щомісяця і без запиту працівника, а також обов’язково при звільненні.

Бухгалтерія компанії і зарплата працівника

Бухгалтерський облік на всіх підприємствах ведеться у вигляді зашифрованих числових кодів. Вони різняться в залежності від діяльності компанії. Для державних організацій прийнято використовувати величезні десятизначні коди, тоді як госпрозрахункові підприємства зазвичай користуються дво – чи тризначними кодами.

Ця особливість ведення бухгалтерського обліку торкнулася і вітчизняний розрахунковий листок по заробітній платі. Розшифровка кодів – це завдання бухгалтера та кадровика, працівникам вникати в ці тонкощі немає необхідності.