Розїзний характер роботи: що це значить, оформлення, компенсації

Про документації

Незважаючи на все перераховане вище, тим організаціям, які виплачують працівникам компенсації, не завадить зберігати документи, здатні підтвердити роз’їзний характер роботи. Що це означає? Те, що бувають форс-мажори і непередбачені перевірки, в ході яких ці папери можуть стати в нагоді. До них відносяться наступні документи:

• Плани поїздок, затверджені керівництвом.
• Журнали обліку службових відряджень.
• Маршрутні листи.
• Менеджерські звіти про зустрічі.

Судова практика показує, що якщо на момент здійснення перевірки в організації не буде в наявності цих документів, то перевіряючі з податкової служби цілком зможуть виключити кошти, які пішли на компенсації з розрахунку податку на прибуток. А це означає додаткове нарахування внесків і ПДФО.

Суми та розміри компенсації

Положення про разъездном характер роботи свідчить, що суми, повернуті працівнику за понесені фінансові втрати, він зобов’язується підтвердити. Якщо, наприклад, він вирушає у відрядження на інший кінець країни, то йому знадобиться представити звіт з додатком авіаквитків, рахунки і броні з готелю, чеки на бензин, проїзд у таксі і т. д. Так керівництво вирахує правильну і точну суму, витрачену співробітником за весь час, і відшкодує її до копійки.

Правда, в деяких організаціях такий підхід не практикується. Керівництво просто здійснює щомісячне нарахування коштів на рахунок працівника в певному обсязі (фіксований, як правило). Правда, в цьому випадку є ймовірність, що представники фондів і ИФНС порахують виплати даного характеру надбавкою за особливі умови праці, а не компенсацією.

В інших же випадках працівникові видається картка (з лімітом або без), і за вчиненим з нею операціями керівництву приходить банківський звіт.