Розїзний характер роботи: що це значить, оформлення, компенсації

Напевно кожна людина чув про роз’їзний характер роботи. Практично в кожній організації числиться осіб, діяльність якого є такою. Вона специфічна, і в Трудовому кодексі їй присвячено кілька статей. Їх положення, а також всі нюанси, що стосуються даної теми, хотілося б зазначити увагою.

ТК РФ

Що насамперед варто сказати про роз’їзний характер роботи? ТК РФ свідчить, що умови, в необхідних випадках його визначають, обов’язково повинні бути позначені в трудовому договорі. Це прописано в статті № 57.

Ще варто звернутися до ст. 166 ТК РФ. Згідно з нею, всі службові поїздки працівників, постійна діяльність яких має роз’їзний характер або здійснюється в дорозі, не є відрядженнями.

Також в ТК РФ є стаття № 168. У першому її пункті йдеться про горезвісних компенсації, які належать людям, чия робота несе експедиційний, польовий або має роз’їзний характер. Відшкодуванню підлягають витрати, які пішли на:

• Оплату проїзду.
• Оренду житлового приміщення.
• Все, що пов’язано з проживанням (польове забезпечення, добові тощо).
• Інші витрати, зроблені працівником з відома або дозволу його керівництва.

Порядок відшкодування усього перерахованого вище, а також розміри визначаються колективним договором, локальними нормативними актами та угодами.

Робота шляху

Її хотілося б відзначити особливою увагою. Роз’їзний характер роботи, в першу чергу носить та діяльність, яка здійснюється при русі того чи іншого транспортного засобу. Це було відзначено ще в постанові Радміну РРФСР від 12.12.1978, положення якого залишається актуальним і досі.

Мова йде про працівників автомобільного та річкового транспорту. Це капітани-наставники, лоцмани, контролери та кондуктори (автобусів, тролейбусів, трамваїв, електричок), водії і т. д.

У цих випадках підтвердити роз’їзний характер роботи дуже просто. Для цього надаються шляхові листи, накази або звіти по рейсам.

Польові та експедиційні співробітники

Вони також мають відношення до обговорюваної теми. За топографо-геодезичні та геологорозвідувальні роботи в польових умовах покладена компенсація. Оскільки діяльність у цьому разі здійснюється в обстановці з необустроенным побутом. І до того ж далеко за межами населених пунктів міського типу.

Також компенсації покладені і експедиторів. Діяльність цих працівників полягає в наданні транспортно-експедиційних послуг. Вона також має роз’їзний характер, так як експедитор супроводжує вантаж до місця призначення, щоб забезпечити його схоронність і після вручення оформити приймально-здавальної документації.

Специфіка оформлення

Вище було трохи розказано про роз’їзний характер роботи. Що це значить, зрозуміти можна. Тепер варто поговорити про специфіку оформлення даної діяльності.

Представники фондів і ИФНС ретельно перевіряють документи, які надаються в якості підтвердження правомірності відшкодування «роз’їзним» співробітникам горезвісних витрат. Чому? Тому що компенсація враховується при здійсненні розрахунку податку на прибуток. А ще вона звільнена від ПДФО і страхових внесків, оскільки є виплатою, пов’язаної з виконанням людиною своїх обов’язків. Це не стосується надбавок! Вони являють собою особливу стимулюючу виплату за виконання роботи у специфічних умовах. Вони обкладаються всіма податками. Втім, трохи пізніше на прикладах це буде продемонстровано.

Отже, щоб у податкових представників не виникало питань до керівництва і співробітників, необхідно відобразити в колективному договорі умови, що визначають роз’їзний характер роботи. Також вони повинні бути позначені в локальних нормативних актах і угодах. У цих же документах необхідно зазначення розміру компенсацій.

Дані вимоги позначені листом ФНС РФ від 06.08.2010 та положенням Міністерства охорони здоров’я і соціального розвитку від 27.02.2010.

Про документації

Незважаючи на все перераховане вище, тим організаціям, які виплачують працівникам компенсації, не завадить зберігати документи, здатні підтвердити роз’їзний характер роботи. Що це означає? Те, що бувають форс-мажори і непередбачені перевірки, в ході яких ці папери можуть стати в нагоді. До них відносяться наступні документи:

• Плани поїздок, затверджені керівництвом.
• Журнали обліку службових відряджень.
• Маршрутні листи.
• Менеджерські звіти про зустрічі.

Судова практика показує, що якщо на момент здійснення перевірки в організації не буде в наявності цих документів, то перевіряючі з податкової служби цілком зможуть виключити кошти, які пішли на компенсації з розрахунку податку на прибуток. А це означає додаткове нарахування внесків і ПДФО.

Суми та розміри компенсації

Положення про разъездном характер роботи свідчить, що суми, повернуті працівнику за понесені фінансові втрати, він зобов’язується підтвердити. Якщо, наприклад, він вирушає у відрядження на інший кінець країни, то йому знадобиться представити звіт з додатком авіаквитків, рахунки і броні з готелю, чеки на бензин, проїзд у таксі і т. д. Так керівництво вирахує правильну і точну суму, витрачену співробітником за весь час, і відшкодує її до копійки.

Правда, в деяких організаціях такий підхід не практикується. Керівництво просто здійснює щомісячне нарахування коштів на рахунок працівника в певному обсязі (фіксований, як правило). Правда, в цьому випадку є ймовірність, що представники фондів і ИФНС порахують виплати даного характеру надбавкою за особливі умови праці, а не компенсацією.

В інших же випадках працівникові видається картка (з лімітом або без), і за вчиненим з нею операціями керівництву приходить банківський звіт.

Добові виплати

Про них теж хотілося б розповісти. Добові при разъездном характер роботи не залежать від фактичних витрат працівника, і їх не потрібно підтверджувати документально.

У відповідності зі статтею 168.1 ТК РФ, підприємства мають право оплачувати фахівцям додаткові витрати, які пов’язані з проживанням за межами постійного місця проживання. Компенсації даного роду теж не обкладаються внесками і ПДФО.

Однак у колективному договорі повинен позначатися розмір таких виплат, порядок їх нарахування і випадки, при яких допускається. Цей факт підтверджений у листах Мінфіну РФ від 04.09.2009, а також від 07.06.2011 і 07.06.2011.

Наочний приклад (надбавки)

Так, припустимо, на підприємстві вийшов наказ, згідно з яким водій-експедитор отримає надбавку в розмірі 15 000 рублів за роз’їзний характер його роботи. В наступному місяці її включили в його зарплату, але втримали внески і податки. 1 950 рублів пішло в якості ПДФО (13%) і 3 300 (22%) – у Пенсійний фонд. Також було віднята 765 р. (5,1%) в якості внеску в ФФОМС, ще 435 р. (2,9%) збір у ФСС і ще 105 р. (0,7%) – податок за нещасні випадки на виробництві. Разом від 15 000 рублів залишилося 8 445 р. Надбавки, на відміну від компенсацій, оподатковуються всіма перерахованими податками, і це невигідно.

Наочний приклад (компенсація)

А ось інша ситуація. Припустимо, працівник організації, середньодобовий заробіток якого дорівнює 1 200 р., повинен був протягом семи днів виконувати роботу, перебуваючи в роз’їзних умовах праці. Потім, по завершенні обов’язків, він надав у бухгалтерію докази, що підтверджують його витрати за даний період. Він доклав автобусні квитки в обидва кінці, коштували в загальному 4 000 р., і чек з службової готелі на 8 000 грн.

Економічні служби нарахували працівникові компенсацію у розмірі 20 400 р. Ця сума вийшла в результаті складання компенсації горезвісних витрат (12 000 руб.) та добових (1 200 х 7 = 8 400). Він отримує ці гроші «чистими». Адже мова йде про компенсації, а вона не оподатковується.

Робота протягом доби

Особливої уваги заслуговує трудова діяльність тих людей, які протягом всього дня працюють в русі. По суті, це і є роз’їзний характер роботи (в трудовому договорі це також зазначається). Мова зараз йде про водіїв громадського транспорту і пересувних відділень зв’язку, а також шоферах, зайнятих на перевезенні пошти. Крім перерахованих фахівців, у цей перелік входять працівники підприємств, діяльність яких полягає в здійсненні будівельних, налагоджувальних і монтажних робіт. Природно, в список включені всі особи, пов’язані із залізничним транспортом – кондуктори, провідники, машиністи.

Але це ще не все, що стосується такої теми, як роз’їзний характер роботи. Робочий час має бути унормовано, але в даному випадку це не завжди здійсненно. Тому, якщо тривалість цієї діяльності перевищує 12 днів на місяць, але співробітники все одно щодня повертаються додому, їм виплачується 20-відсоткова надбавка. Тобто, якщо місячна ставка дорівнює 25 000 р., то в якості компенсації до цієї суми додається ще 5 000 грн.

У випадках, коли роз’їзна діяльність займає менше 12 днів в місяць, людині покладена компенсація до 15%.

Відміну від відряджень

Його важливо брати до уваги. Не всі вміють розмежовувати роз’їзну роботу від службового відрядження. Тому дуже важливо, щоб роботодавець спочатку прописав, які саме посади на його підприємстві припускають даний характер трудової діяльності. Це значно полегшить процес вирішення конфліктів з працівниками, які зазвичай стосуються питань оплати праці під час роз’їздів.

Деякі можуть вважати, що робочий час у таких випадках оплачується за правилами, які передбачені для службових відряджень. За середнім заробітком, тобто який визначається досить просто – середньоденна з/п множиться на кількість проведених людиною днів у відрядженні. Так виходить підсумкова виплата. І в цьому випадку середній заробіток виявляється вище окладу, так як у нього включені стимулюючі, надбавки, премії, понаднормові і т. д. не Дивно, що багато співробітників з роз’їзний діяльністю нерідко наполягають, щоб їхня праця оплачувалася саме таким чином.

Але тут в силу вступає 167-я стаття ТК РФ. Там зазначено, що збереження середньої з/п поширюється лише на службові відрядження.

Незамінна компенсація

Її також включає в себе положення про разъездном характер роботи. Незамінна компенсація – це надбавка до заробітної плати. Вона нараховується працівникові постійно, у певному розмірі. Такий хід компаніям вигідний, так як він виключає донарахування внесків і ПДФО.

Адже ці надбавки входять в систему оплати праці, про що сказано у 129-й і 135-й статтях ТК РФ. Їх виплата і все, що з ними пов’язане, не залежить від того, яка кількість грошей витрачається працівником унаслідок частих роз’їздів. Така компенсація є надбавкою за те, що людина працює в більш незручних умовах, на відміну від інших.

Але і тут є певний нюанс. Дані виплати являють собою складову частину зарплати. І тому їх враховують при розрахунку податку на прибуток. А це означає, що вони обкладаються страховими внесками, а також ПДФО. Це мінус, але зате у фондів і ИФНС ніколи не виникне ніяких питань до виплати надбавок такого роду.

Розрахунок фіксованого надбавки

Не буде зайвим згадати й те, як розраховується дана компенсація за роз’їзний характер роботи і в яких випадках вона застосовується. Отже, фіксована надбавка має місце, якщо працівник:

• Весь день або більшу його частина перебуває в роз’їздах.
• З робочим зобов’язаннями пересувається в межах обмеженої місцевості.
• Не витрачає грошей на проживання і проїзд за кордоном чи в інших регіонах в рамках своєї трудової діяльності.
• Витрачає суму передбачуваних розмірів.

Важливо, щоб роботодавець зазначив дію даної системи компенсацій на його підприємстві у договорі. Це вимога позначено у 168-ї статті. Дозволено використання такого формулювання: «Працівникам з роз’їзним характером роботи передбачена щомісячна надбавка, що покриває витрати на проїзд. Її розмір – 12% від окладу».

Цифри приблизні. Розмір компенсації завжди визначається роботодавцем. Він може вказати її або у відсотках від окладу, або в конкретному грошовому вираженні, вказавши точну суму.

Що ж, можна ще багато чого розповісти про те, як вираховується надбавка за роз’їзний характер роботи і які принципи повинен дотримуватися роботодавець. Але і все вищеперелічене дає зрозуміти, які саме фахівці можуть розраховувати на компенсації і що потрібно робити керівництву, щоб уникнути проблем, пов’язаних із представниками ИФНС і фондів.