Робота з ККМ – що це? Облік і правила роботи на касовому апараті
Якщо ви тільки збираєтеся почати кар’єру в області продажів, ймовірно, ще не знаєте, робота з ККМ – що це таке. Втім, приводів для паніки бути не повинно. Розібратися в цій задачі нескладно, а безпосередньо в роботі найголовніше – бути уважним і не поспішати без особливої необхідності, і тоді з усіма завданнями вдасться впорається на відмінно.
Про що йдеться?
Щоб зрозуміти, робота з ККМ – що це, попередньо потрібно розібратися, що являє собою апарат, прихований під страшною абревіатурою ККМ. Отже, що це таке?
Контрольно-касова машина – саме так можна розшифрувати скорочення ККМ. У повсякденності її зазвичай називають касою, рідше – касової машиною чи касовим апаратом. А ось якщо заглянути в офіційну документацію, то там слова ККМ зазвичай не зустрінеш, так як прийнято використовувати найменування ККТ. Його можна розшифрувати так: контрольно-касова техніка.
Отже, з назвою вдалося розібратися. Але що це таке за своєю суттю? ККМ – це така машина, яка розроблена спеціально для фіксації операції обміну послуги, товару на прийняті в країні гроші. Машина не тільки незамінна в роботі торгової точки, а також використовується перевірочними органами для контролю над підприємцями. Для цього формуються спеціальні звіти, що аналізуються відповідними інстанціями.
Підвиди машин
Існують різні моделі ККМ, відповідні більшою мірою тим чи іншим умовам експлуатації.
Прийнято виділяти такі категорії:
- автономні;
- фіскальні (залежні від комп’ютера).
Відрізнити їх один від одного дуже просто навіть за зовнішнім виглядом. Якщо на перших розташована велика кількість кнопок, що дозволяють керувати апаратом, то на друге – не більше п’яти. Перша машина може працювати сама по собі, а ось другий тип буде функціонувати тільки в зв’язці з комп’ютером.
Пристрій машин
У класичному варіанті в складі апарату є наступні елементи:
- харчування;
- управління;
- пам’ять;
- друкуючий пристрій;
- блок ЕКЛЗ;
- клавіатура.
Неможливо коректне обслуговування ККМ, якщо ви не розбираєтеся в тому, як працює кожна з описаних систем. Втім, практика показує, що у випадку проблем з апаратом краще відразу викликати фахівців тієї компанії, яка продала вам агрегат. Вивчіть папери: можливо, техніка все ще на гарантійному обслуговуванні.
Як почати працювати
Перш ніж почнеться зміна обов’язково повинна бути проведена коректна підготовка ККМ до роботи. Цей процес прописаний в офіційних документах, інструкціях як на підприємстві, так і в доданих до машин. На нього увагу звернено і в нормативних документах, що діють на території країни і введених на державному рівні.
Отже, перш ніж можна буде працювати, спершу треба розписатися у спеціальному журналі, який зберігається в адміністратора торгової точки. При цьому касир отримує ключі від машини, режиму каси і ящика, в якому зберігаються гроші. Також на початку зміни можна отримати певну суму, яку потім використовувати для розміну, і ряд інших речей, необхідних для роботи. Їх перелік визначається особливостями конкретного підприємства.
Далі віддаляється кришка з друкуючого блоку машини (в деяких випадках потрібно підняти кожух, щоб забезпечити доступ до нутрощів апарату), після чого касир оглядає прилад і прибирає пил, які потрапили сторонні предмети. Далі апарат підключається до електричної мережі і встановлюється перемикач, відповідальний за вибір режиму робота. Потім необхідно перевірити, чи всі стрічки на місці, а якщо такі відсутні – встановити.
Специфіка конкретних приладів
Касові апарати нового покоління, виготовлені за кордоном, такої особливості не мають, а ось деякі вироблені в Росії машини відрізняються наявністю спеціального режиму, визначеного як «Початок зміни». При цьому працівник вибирає дату і встановлює час. Якщо значення вже є, але неточні, тоді потрібно їх відкоригувати.
Зверніть увагу: при підготовці апарату до роботи немає потреби обнуляти нумерацію друку чеків. Як тільки машина формує звіт з гасінням, вона автоматично проводить цю операцію, ніяких додаткових маніпуляцій, якщо агрегат в нормі, не потрібно.
Уважність і акуратність
Наступний етап підготовчих робіт вимагає від касира уважності, оскільки потрібно перевірити, чи все в техніці працює коректно. В першу чергу звертають увагу на блокувальний пристрій. Для цього друкують пробний чек. Це допомагає зробити висновки про якості зображення. Робота з ККМ за новими правилами вимагає, щоб всі друковані машиною чеки були великими, чіткими, яскравими, містять правильні реквізити організації. Не викидайте нульовий чек: наприкінці дня треба здати адміністратору разом із звітом. Обов’язковий облік нульових чеків у четвертій графі КМ-4, КМ-5.
Далі касир і адміністратор разом запитують у машини змінний звіт і перевіряють, чи коректна інформація грошових регістрів. На початку робочого дня всі показники повинні бути нульовими. Знімають показання грошових лічильників і вносять їх в спеціальний журнал графа, що відображає стан на кінець зміни. Обов’язково засвідчення всіх вписаних даних підписами брали участь працівників.
Все повинно бути завірено!
Інструкція касира-операціоніста при роботі з ККМ рекомендує вставити в машину контрольну стрічку, відступивши від краю приблизно 15 див. Зверніть увагу: повинні бути дані про номер апарату, поточної дати і про те, у скільки почалася робота, а також інформація, знята з усіх регістрів. Як тільки всі дані по контрольній стрічці вдалося зафіксувати, це засвідчується підписами учасників процесу.
Далі касир поміщає в машину валюту, яку передбачається застосовувати для розміну при здійсненні операцій. Про те, як правильно покласти гроші в касу і як далі виставити правильний режим роботи, можна прочитати в інструкції до конкретного апарату.
Починаємо зміну
При роботі оператор каси повинен чітко стежити за тим, як працює агрегат, чистити його і приводити в порядок у міру потреби. Вводити гроші в апарат потрібно строго так, як це написано в інструкції конкретної машини. Регулярне обслуговування ККМ є запорукою її правильної і тривалої роботи.
Коли всі придбані клієнтом товари пройшли обробку на касовій машині, вона показала сумарну вартість покупки, правила експлуатації контрольно-касових машин зобов’язують назвати клієнту цю цифру чітко, і лише після цього брати з людини гроші. В машину їх кладуть так, щоб покупець бачив, як це відбувається. Також він повинен бачити, куди касир кладе чек, щоб забрати його і не переплутати з чужими документами. Якщо касовий апарат коштує там, де працює продавець, він повинен передати клієнтові товари в момент здійснення покупки, віддаючи чек. А от у випадку, коли мова йде про офіціанта або будь-якому іншому працівнику, який приймає замовлення, він повинен передавати клієнту чек тільки тоді, коли було завершено надання послуги.
Звертаємо увагу на нюанси
Необхідно знати, що відмітка погашення чека – це вкрай важлива особливість, якою характеризується робота з ККМ. Що це таке? Чек або надривають, або ставлять на нього спеціальний штамп, що символізує гасіння.
Пам’ятайте, що на придбання чековий документ дійсний тільки в той день, коли він був виданий замовнику. А от у деяких випадках при поверненні чека касир може віддати клієнту гроші назад. Але це відбувається тільки в тому випадку, коли на документі є роздільна зробити це підпис керівника торгової точки, його заступника. Зверніть увагу: можливе повернення коштів у тій касі, де був пробитий чек, але ні в якій іншій.
Якщо касир помилився, вносячи суму покупки в апарат, а чек погасити не можна, то правила роботи з ККМ зобов’язують скласти акт в кінці зміни. Він оформляється згідно з формою КМ-3. Якщо касир і покупець опинилися в конфліктної ситуації, можна зняти касу, для чого направити запит адміністратору. Якщо керуючий магазином не дозволяє це зробити, знімати касу неможливо.
Уникаємо проблем
Як відомо, на касовий апарат ціна немаленька (від 20 000 до 80 000 рублів), тому працювати з ним потрібно обережно, щоб уникнути поломок. Це означає, що можна робити тільки те, що дозволено інструкцією і правилами, і суворо уникати всього того, що заборонено. Зокрема, інструкції розповідають, що можна змінити шифр прямо в ході робочої зміни, але це відбувається, коли є відповідна вказівка адміністратора торгової точки. Також за потреби можна запитати у машини ту чи іншу роздруківку.
Якщо з’ясовується, що POS-система функціонує некоректно або є інші збої в роботі, касир повинен:
Може виявитися так, що неможлива робота з ККМ? Що це за ситуація, як вчинити? Так, таке може статися, якщо машина виявилася серйозно пошкоджена. Наприклад, якщо вона видає нечіткі відбитки або друкує неправильну інформацію про час здійснення операції. У такій ситуації адміністратор і касир оформляють спеціальний звіт, аналогічний тому, який складається в кінці зміни. Потім в журнал вноситься, що за людина працювала за машиною, у скільки він закінчив роботу і з якої причини це сталося.
Коли ще не можна?
Неприпустимо, щоб в експлуатації була POS-система, якщо на апараті порушена пломба. Також не можна використовувати агрегат, на якому немає марки виробника або відсутні належні голограми. Заборона на роботу з агрегатом можуть накласти представники податкової служби.
Якщо виявилося, що встановлена у вашому магазині ККМ володіє якимись з цих недоліків, слід терміново звернутися до ЦТО і надати їм повну інформацію про те, що трапилося. У такій ситуації касир і навіть адміністратор не можуть полагодити агрегат на місці, тому доведеться чекати виїзду спеціаліста ЦТО. Про це треба сповістити представників податкових органів, відповідальних за вашу торгову точку. Вони ведуть журнали, де враховують виїзди всіх технічних працівників, повинні внести туди і ваш випадок. Взагалі, треба сказати, облік ККМ в нашій країні досить жорсткий, тому недбалість може дорого обернутися. Намагайтеся бути уважними.
Правила і закони
Про те, як правильно працювати, розповідає лист Міністерства фінансів, написане в 1993 році і пояснює, як застосовується в повсякденності касовий апарат. Ціна помилки висока: вас можуть притягнути до адміністративної відповідальності.
Згідно з типовими правилами, тільки тоді людина може дозволити собі працювати за касовим апаратом, коли він освоїв правила його експлуатації. Є певний мінімум технічних знань, який включається в базові правила. Якщо потенційний кандидат впорався з цим, тоді компанія може укласти з ним договір, що регламентує матеріальну відповідальність цієї особи. Перш ніж безпосередньо приступити до роботи на новому місці, людина повинна пройти ознайомлення з експлуатаційними правилами. Якщо цими правилами не знехтували, роботодавець може зіткнутися з адміністративною відповідальністю, до якої його притягнуть за результатами чергової повірки.
Також законами регламентується те, яким чином ведеться книга касира. Згідно з правовими нормативами, на кожну окрему машину повинен бути заведений свій журнал, який прошивають, пронумеровують в ньому всі аркуші, а також обов’язково підтверджують їх кількість підписом директора і головного бухгалтера. Крім того, на такій книзі повинен розписатися представник податкового органу. Потім все це скріплюється печаткою підприємства. Такий журнал зазвичай запевняють у податковій інспекції, коли звертаються туди, щоб поставити на облік ККМ.
Жодних вольностей!
В журнал касира допускається вносити записи тільки строго по хронології, без будь-яких виправлень. Для цього використовують чорнило. Якщо ситуація склалася так, що необхідно щось виправити, залучають директора організації і головного бухгалтера, які контролюють внесення змін, а потім підтверджують своїми підписами, що оновлені дані коректні.
Також адміністратор торгової точки повинен пам’ятати, що в його зоні відповідальності – попередити касира про те, що гроші бувають підробленими, а також навчити методиками перевірки надійності банкнот, приймаються від покупців. Крім того, повинен бути піднятий і питання про фальшивих чеках. Касир повинен бути в курсі, що є ряд заходів, що попереджають підробку:
- колір стрічки;
- шифрування кожного чека;
- гранична сума покупки.
Можна без ККМ?
У відповідності з діючими на території нашої країни правовими нормативними актами, деякі організації можуть собі дозволити працювати без застосування контрольно-касової техніки. Це обумовлюється специфікою роботи таких підприємств. Був прийнятий спеціальний перелік, у який внесені всі організації, що не потребують ККМ. Дата прийняття – липень 1993 року, але пізніше до нього вносились зміни постановами уряду.
У переліку можна знайти не тільки організації, але і філії, а також іншого типу відокремлені підрозділи. Це стосується і деяких фізичних осіб, які працюють в галузі підприємництва, не маючи відповідної освіти.
Цей перелік може бути обмежений постановою виконавчої влади окремо взятого суб’єкта на його території. Втім, робота з відкритого прилавка все одно не потребує наявності такої техніки. Це найбільш актуально в період, коли знімають урожай в сільському господарстві, адже його продають прямо з машин, з лотків. Так ось, в такій ситуації оформлення ККМ не потрібно.
Остерігайтеся порушень
Численні регулярні перевірки, організовані податковими органами в різних суб’єктах країни, показують, що і донині багато підприємці працюють, порушуючи правила застосування ККМ, але все ж сподіваються, що це залишиться непоміченим. Слід пам’ятати, що закони про введення ККМ були прийняті не просто так, завдяки їм забезпечується юридична чистота угоди. Крім того, чітке дотримання правил при виникненні конфліктної ситуації дозволить вам «перетягнути ковдру на себе», так як до вашої діяльності претензій не буде.
Щоб уникнути порушень в ході робочого процесу, уважно ознайомтеся з правилами експлуатації контрольно-касової техніки, адже там є відповіді практично на всі питання. Враховуйте самі нові правові акти, чинні на території вашого регіону. Це дозволить тримати руку на пульсі подій. Нарешті, пам’ятайте, що застосовувати в роботі слід тільки такі машини, які були включені в державний реєстр. Враховуйте і класифікатор, регулюючий, які з агрегатів для якої сфери підходять. Це дозволить уникнути проблем з законом і вести діяльність довго і з вигодою для себе.
