Річний звіт 6-ПДФО і 2-ПДФО: правила заповнення, перевірка, розбіжність, терміни здачі
ПДФО позначає податок на дохід фізосіб. В документ за формою 2-ПДФО вноситься сума доходів і утримано з неї податок. Довідку 6-ПДФО вважають новою формою звіту роботодавців, де вказують всі нараховані, утримані та сплачені податки в загальній сумі. У обох форм довідок є юридична сила у державних організаціях, в 6-ПДФО і 2-ПДФО розбіжностей бути не повинно.
У багатьох виникають питання щодо заповнення звітності. І якщо щодо першої звичної довідці все більш чи менш зрозуміло, то з новою формою часто відбувається плутанина. У цій статті розберемося, як правильно оформляти та складати річну звітність в податкову службу.
Про довідці 2-ПДФО
У дану форму вноситься в обов’язковому порядку:
Довідки даної форми видають:
- Фізичній особі, яка має дохід, з якого роботодавцем стягується податок.
- Фізичній особі, яка має дохід, з якого роботодавцем не стягується податок.
Заповнення цієї довідки проводиться на спеціально для цього призначеному бланку. У новій формі бланка в лівому кутку зверху є штрих-код, який був присвоєний у відповідності з правилами. Подальша інформація заповнюється у наступному порядку:
- період, за який видана довідка;
- податковий агент (роботодавець);
- інформація про працівника;
- інформація про дохід, оподатковуване за ставкою 13 % (важливо вказувати код доходу);
- інформація про податкові відрахування;
- інформація про загальні суми прибутку і податків.
Як її правильно заповнювати?
Важливо володіти інформацією про правильне заповнення річного звіту 6-ПДФО і 2-ПДФО, так як його приймає податкова служба Росії, довідки 2-ПДФО видаються працівникам підприємства на їх прохання, наприклад, у банк.
Суми заносяться у довідку в рублях з обов’язковим зазначенням копійок, крім податку на доходи. Він надається в повній сумі в рублях. Якщо сума вийшла з копійками, то менше 50 копійок відкидаються, а більше 50 копійок округляють, при цьому до суми в рублях додають одиницю.
Якщо стосовно доходу працівника протягом року застосовувалися різні ставки, відповідно, пункти 3-5 будуть дорівнювати їх кількості.
Дії при допуску помилки в довідці
Бувають випадки, коли в довідці допускають помилки. У такому разі треба діяти відповідно з порядком щодо виправлення помилок. Заголовок має спеціальне поле «Номер коригування». У коригувань є свої номери:
- «00» означає заповнення первинної форми;
- «01», «02» і т. д. вказуються при заповненні виправленої довідки, яка оформлюється замість попередньої, на одиницю більше, ніж зазначалося у попередній довідці;
- «99» означає анулювання довідки.
Виправлену форму бланка річного звіту 2-ПДФО представляють для усунення помилки в формі, яка була подана спочатку, а аннулирующую форму представляють для скасування даних, непотрібних для надання. Якщо ж податковий орган не прийняв довідку (для цього в протокол вказують помилки з форматним контролем), пишеться нова довідка, а не коригування. Тому в ході заповнення нової довідки вказують номер «00» і нову дату.
В які строки здавати?
Довідку, де вказані доходи працівників організації, необхідно здати в певні терміни. Податковий агент надає інформацію про доходи співробітників по довідці 2-ПДФО ФНС за місцем обліку. Звітним буде минулий податковий період. Там зазначаються нараховані, утримані і перераховані до бюджету РФ суми податків.
Звіт необхідно здавати кожен рік в поставлені терміни, за формою, формату та порядку, які затверджено федеральними службами виконавчої влади, уповноваженими з перевірок і наглядом у сфері податків і зборів.
Інформація повинна бути надана в електронній формі за допомогою телекомунікаційних каналів зв’язку або в паперовому форматі (на електронних носіях). Якщо з початку 2016 року підприємством виплачено дохід 25 співробітникам і більше, він повинен здати довідки 2-ПДФО за 2016 рік в електронному форматі за допомогою телекомунікаційних каналів зв’язку через оператора, який займається електронним документообігом. Користуватися жорсткими дисками, флешками і т. д. не можна. У разі якщо роботодавець виплатив в податковому періоді доходи менше 25 співробітникам, то довідки надаються в паперовому форматі.
Дані поправки передбачені в пункті 2 статті 230 НК РФ. Вони також відносяться до звітів за 2015 рік. Відповідно, якщо роботодавець в 2015 році перерахував доходи 25 співробітникам і більш, інформація повинна бути надана тільки через Інтернет.
Інформацію про нездійсненності утримання податку за 2017 рік необхідно також надати в електронному вигляді, якщо роботодавець перерахував доходи мінімально 25 співробітникам.
В кінці року роботодавець в обов’язковому порядку надає довідку, наприклад, 2-ПДФО за 2016 рік, в інспекції:
- Не пізніше першого березня з позначкою «2». Така довідка оформляється за тим співробітникам, з чиїх доходів ПДФО не утримується (наприклад, надання матеріальної допомоги або вручення подарунків особам, які не працюють в організації, сумою більше 4 000 рублів.
- До першого числа квітня місяця з позначкою «1». Тут є інформація про доходи в загальній сумі, зароблених за попередній рік, податкова база, з якої утримано ПДФО.
Такі терміни здачі річного звіту 2-ПДФО.
Довідка 6-ПДФО
Довідка 6-ПДФО – це документ для здачі звітності роботодавця, що виплачує доходи фізособам. Представлена у вигляді зведення загальної інформації про доходи працівників за певний період і про утриманий податок з цих сум. Звітність здається щоквартально, тобто кожні три місяці. Надавати звітність необхідно в електронному вигляді. Але якщо в організації працює менше 25 співробітників, можна надсилати у паперовому форматі.
При оформленні довідки потрібно простежити, щоб всі клітинки були заповнені. Порожні графи заповнюються прочерком, як на титульному аркуші, так і на другій сторінці. Здавати таку форму зобов’язані всі податкові агенти. До них можна віднести індивідуальних підприємців, адвокатів, нотаріусів. Доходи слід відображати всіх фізичних осіб, які трудяться на підприємстві. Кажучи про дохід, мають на увазі зарплату, дивіденди, винагороди за договорами цивільно-правового характеру.
Як здати річний звіт 6-ПДФО?
Важливо знати, що здавати звіт необхідно по наростаючій, чотири рази в рік:
- у першому кварталі;
- у півріччі;
- в 9 місяців;
- у рік.
Згідно з законом, квартальна звітність за цією формою здається в інспекцію не пізніше початку останнього дня місяця, наступного за звітним кварталом. Річний підрахунок направляється до першого числа в квітні наступного року. За несвоєчасне подання звіту є штраф. За кожен місяць затримки вартість становить тисячу рублів. Так що краще постаратися вчасно направляти звітність по 6-ПДФО з 2017 року.
У паперовому вигляді таку довідку здавати допустимо тільки тим організаціям, чисельність працівників яких менше 25.
Зразок довідки 6-ПДФО
Зразок річного звіту 6-ПДФО дійсний вже близько року, але при цьому у податкових агентів і бухгалтерів виникає безліч запитань щодо заповнення.
Довідка має титульний лист і другу сторінку, в якій є ще два розділу. В разі нестачі рядків звіту можна вставити додаткові аркуші. Зазвичай не вистачає місця при заповненні другого розділу, який знаходиться на одному аркуші з першим. У такому разі копіювати зміст першого розділу не треба.
У колонтитулі першого листа заповнюються ІПН і КПП організації, яка здає звітність. Якщо інформація надається філією компанії, то заповнюється КПП філії.
Під заголовком є рядок «Номер коригування», що передбачає способи, за якими заповнюється звіт. У разі виявлення у звіті помилки або неточності їх можна підкоригувати, направивши змінений варіант звіту. Відповідно, якщо звіт подається вперше, у потрібній графі вказується три нуля. При потребі уточнення розрахунків вказують номера «001», «002» і т. д.
Раніше при здачі звітності з ПДФО рік ділився на звітні періоди, відповідно, по НК РФ не мав значення «звітний період» стосовно цього податку. Зараз же в зразок звіту внесено значення «період подання», це термін здачі річного звіту 6-ПДФО, за який подається звіт.
Нижче пишеться код податкової інспекції, в яку роботодавець надсилає звітність. Код – це чотири цифри: перші два числа – це номер регіону, а другі два числа є кодом інспекції. Необхідно запам’ятати, що звіт передається до інспекції за місцем фактичного знаходження підприємства або філії. Індивідуальні підприємці надсилають звітність до податкової інспекції за своїм місцем проживання.
За кодом у рядку «За місцезнаходженням (обліку)» можна визначити, яка організація здає звіт. Дані коди вказані в Порядку заповнення річного звіту 6-ПДФО:
- де зареєстрована російська організація – «212»;
- де зареєстрований філія компанії – «220»;
- великі платники податків вказують – «213»;
Для індивідуальних підприємців передбачено свої коди:
- ІП на УСН або загальній системі – «120».
- ІП на ЕНВД або патенті – «320».
У рядку про податковому агенті вказуємо найменування організації. Можна також вказувати і коротку назву, якщо таке є.
При заповненні загальноросійського класифікатора територій муніципального освіти (ОКТМО) обов’язковим є зазначення коду освіти, на ділянці якого знаходиться і зареєстрована організація або її відділення (при здачі звіту за філія). Тобто код річного звіту 6-ПДФО. Буває, що співробітники отримують доходи, наприклад заробітна плата, премії і т. д., як від головного підприємства, так і від його підрозділу. У такій ситуації надають інспекції два розрахунки з різними кодами за ОКТМО.
Друга сторінка довідки 6-ПДФО
На другій сторінці довідки є для заповнення ще два розділи, які кожен у свою чергу розділений ще на підрозділи.
У першому підрозділі узагальнених показників вказується ставка податку, яка використовується в організації. На одному підприємстві нараховують податок на доходи працівників за кількома ставками. Основна ставка 13 %. Інші, високі ставки, використовуються у відношенні фізичних осіб нерезидентів Росії (15 і 30 %), і щодо виграшів у лотереї, конкурсі або рекламної акції (35 %). Якщо в організації використовується тільки основна ставка, то розділ заповнюється один раз.
У другому підрозділі підраховують підсумки по всіх використовуваних ставками податку на доходи.
У другому підрозділі вказуються підсумкові значення. У рядку вписується кількість співробітників, які отримали нарахування за період. У випадках якщо працівник звільняється, а потім повертався в організацію, інформація не змінюється.
Є випадки, коли у річних звітах 6-ПДФО і 2-ПДФО-податок, який утримано, не збігається з сумою обчисленого податку. Це трапляється із-за того, що якісь податкові суми були перераховані раніше, а утримані з працівників пізніше.
Також вказують суму ПДФО, яку не вдалося утримати з якихось причин.
Другий розділ 6-ПДФО за останній квартал містить інформацію, тобто в розрахунок не йде період з початку року. Тут заповнюються дати нарахувань доходів працівникам та їх суми. Дати вказують в хронологічному порядку:
- Дата, в яку працівник отримав дохід. Зазначені число і місяць залежать від типу виплат. День, який є датою отримання доходу працівником, також залежить від цього типу. Заробітна плата, таким чином, є доходом фізособи, отриманими в кінці місяця (видана останнім числом), за який вона сплачується, тобто вказується останній день, наприклад, січня 2017 року, а зарплату за цей місяць співробітник отримав в лютому. Відпускні та лікарняні є доходами в день їх отримання.
- Дата, коли утримано податок підприємством. Стягувати ПДФО із заробітку потрібно в день його виплати. Податок на дохід працівника з відпускних або лікарняного також утримується підприємством в день їх виплати.
- Дата відрахувань суми податку до бюджету відповідно до закону. Податок з зарплати потрібно внести в бюджет наступним після виплати днем, не пізніше, а з відпускних і лікарняних до закінчення того місяця, коли вони виплачувалися.
- Сума, яку співробітники отримали певну дату, без вирахування податку.
- Сума податку, утриманого по факту виплати доходу працівникам на дату утримання податку підприємством, незалежно від перерахувань до бюджету.
При перевірці 6-ПДФО і 2-ПДФО необхідно перевірити їх внутрішні дані, але і порівняти зразок 6-ПДФО з іншими звітностями, та з відомостями бухгалтерського обліку та податкових регістрів.
НК РФ визначаються строки надання інформації про доходи співробітників організації та суми утриманого податку, обчисленого і перерахованого в бюджет Російської Федерації за рік за кожного співробітника по річному звіту 6-ПДФО і 2-ПДФО.
Терміни надання цих звітностей однаковий: не пізніше початку квітня року, що настав за минулим податковим періодом. У разі якщо останній день подання звітності випадає на вихідний або святковий неробочий день, подати звітність дозволяється на наступний за ним робочий день. Наприклад, якщо перше число квітня випадає на суботу, то останній термін надання звітів за формами 2-ПДФО і 6-ПДФО 3-го числа.
Відповідності річних звітів 2НДФЛ і 6 ПДФО
Не лише строки подання об’єднує ці звітності. Листом ФНС Росії позначені контрольні співвідношення для них.
До річного розрахунку 6-ПДФО застосовують підсумкове співвідношення з щорічної довідкою 2-НДФЛ, яка має ознаку «1» (з зазначенням загальної суми доходів, зароблених працівником за попередній рік, податкова база, з якої вироблено утримання податкових сум). Так як в довідці 6-ПДФО містяться узагальнені відомості, а довідки 2-ПДФО заповнюють окремо по кожному співробітнику, який заробив на підприємстві свій дохід у вигляді зарплати, при перевірці 6-ПДФО і 2-ПДФО у них повинні співпасти деякі дані:
- Кількість працівників, які заробили дохід за звітний період, не повинна різнитися з загальною кількістю наданих довідок 2-ПДФО.
- За ставками податку (кожній з них) нарахований дохід має дорівнювати підсумку рядків «загальна сума доходу» за всіма довідками 2-ПДФО, при цьому податкова ставка буде точно такий же.
- Дивідендний дохід має дорівнювати сумі цього ж доходу за всіма довідками 2-ПДФО.
- Повний податок, який утримано із загальної суми доходу співробітника в гривнях, без копійок, повинен дорівнювати сумі рядка «сума податку обчислена» за всіма формами 2-ПДФО з відповідними ставками.
- Не утриманий з якихось причин податок з фізичної особи повинен бути рівним сумі податку, який не втримав податковий агент у всіх довідках.
У звітах 6-ПДФО і 2-ПДФО розбіжність не допускається.
2-ПДФО і 6-ПДФО в бухгалтерії
В бухгалтерській програмі «1С» формується декларація з податку на прибуток на підставі даних, отриманих з програми «1С:ЗУП». Там інформація для звітностей 2-ПДФО і 6-ПДФО з дивідендів формується на підставі документації.
При використанні бухгалтерської програми “1С” можна не переживати про виконання співвідношень в річному звіті 6-ПДФО і 2-ПДФО. Автоматичний режим формування звітностей гарантує обов’язковий автоматичний режим дотримання всіх необхідних контрольних співвідношень. Для цього потрібно стежити за сучасністю версії програми і оновлювати за потреби.
Заповнивши зразки звітів, бухгалтер зобов’язаний перевірити всю внесену інформацію, щоб бути впевненим у правильності та достовірності наданих відомостей. Річний звіт 6 -ПДФО і 2 – ПДФО повинні збігатися. Якщо все-таки є якісь розбіжності, ИФНС має право направити роботодавцю наказ про внесення коригувань в Розрахунок, або про подання пояснень в письмовому вигляді строком на п’ять днів. Також при виявленні помилки у Розрахунку ИФНС має право стягнути з роботодавця штраф.
