Посадові обовязки керівник відділу продажів: вимоги, приклад і рекомендації

Багато власників бізнесу помилково вважають: для того, щоб продажі були високими, їм потрібно лише обладнати офіс, сформувати план, набрати відділ «продавців» і поставити на чолі цього підрозділу начальника для його реалізації. Однак практика показує, що роботу будь-якого фахівця необхідно направляти в правильне русло, і не тільки тотальним контролем керівництва, але і шляхом закріплення за ним прямих обов’язків і прав. Всі ці положення повинні бути затверджені у відповідній документації. Мається на увазі, що не слід підходити формально до створення посадових інструкцій. Інструкція повинна бути регламентом, чітко визначати дії кожного співробітника і його повноваження.

Коло обов’язків

Начальник відділу продажів – професіонал з широким колом відповідальності, з наявністю співробітників в прямому підпорядкуванні. Від того, наскільки якісно виконує свої обов’язки керівник відділу продажів, на якому рівні розвинений його професіоналізм, залежить величина прибутку підприємства та відсутність претензій до бренду компанії.

Основні цілі, які стоять перед людиною на даній посаді:

• управління колективом, навчання нового персоналу;
• стратегічний пошук нових споживачів продукції і послуг, робота з ними;
• управління дебіторською заборгованістю;
• формування плану продажів, контроль його виконання;
• реалізація спільно з відділом маркетингу стратегії розвитку компанії.

Широта обов’язків керівника відділу продажів залежить від специфіки конкретного підприємства і кількості співробітників. В принципі, у посаді великі перспективи, можна «дорости» до комерційного директора або навіть стати головним керуючим компанії або офісу.

Управління персоналом, навчання нового персоналу

Функціональні обов’язки керівника відділу продажів – це, насамперед, управління довіреним йому персоналом. Хороший фахівець повинен добре розбиратися в специфіці своєї галузі і розуміти принципи, за якими працюють сучасні канали збуту, тобто йому потрібно вміти залучити клієнта, налагодити з ним співпрацю і не відпустити старого. Цього він повинен навчити і своїх підлеглих.

Постановка завдань

Начальник повинен чітко ставити завдання перед персоналом і корегувати пріоритети в їх роботі. Фахівцю потрібно вміти грамотно розподіляти обов’язки між всіма співробітниками. Торгові представники і менеджери з продажу повинні чітко розуміти, хто і за що відповідає. При цьому поставлені завдання повинні бути реально здійсненними.

Контроль виконання

Перед тим як проконтролювати виконання завдань, необхідно пояснити підлеглим, за якими критеріями буде визначатися результативність їх роботи. В залежності від результатів проміжного контролю, перед начальником відділу продажів може стати завдання щодо корекції поточних планів. В обов’язки керівника відділу продажу також входить і усунення конфліктних ситуацій між співробітниками.

Мотивація

Справедливість повинна бути у кожного керівника на першому місці. Неможливо домогтися успішної роботи в колективі, де преміюють тільки тих, хто наближений до начальства, а лають «чужих», навіть якщо у них найвищі показники в продажах.

Вибираючи стимули для своїх підлеглих, необхідно враховувати їх індивідуальні особливості, не забуваючи про загальні інтереси всього відділу.

Стратегічний пошук споживачів продукції і послуг, робота з ними

Цей пункт інструкції повинен складатися в залежності від специфіки роботи підприємства. У будь-якому випадку знання сучасних технологій продажів за ключовими каналами збуту є основоположним чинником при виборі кандидата на посаду начальника. Крім цього, посадові обов’язки керівника відділу продажів передбачають вміння вести переговори на високому рівні. У фахівця повинні бути навички проведення презентацій. В ідеалі кандидат повинен мати освіту МВА.

Керівник відділу повинен справлятися з врегулюванням всіх спірних ситуацій, які можуть виникнути між менеджером і клієнтом. Також йому доведеться аналізувати скарги, що надходять, щоб виявити існуючі недоліки в роботі як його відділу, так і всього підприємства.

Управління дебіторською заборгованістю

В основні обов’язки керівника відділу продажів входить і управління дебіторською заборгованістю. Комплекс дій стосовно цього пункту складається з таких положень:

• підбір оптимальних умов продажу, які дозволять забезпечити рівномірний і гарантований потік надходження грошей;
• визначення рівня надбавок і знижок, в залежності від купівельної категорії споживачів;
• обмеження допустимого рівня заборгованості;
• зниження кількості боргів.

Практикуючі збутовики точно знають, що ця задача набагато проблематичніше і навіть пріоритетніше, ніж розширення ринку збуту. Своєчасне повернення заборгованості – це гарантія успішного функціонування підприємства у подальшому.

Формування плану продажів, контроль його виконання

Мабуть, ніхто не буде сперечатися, що планування – це один з основних інструментів для досягнення будь-якої поставленої мети. Чи зможе відділ продажів існувати без плану? Зможе, але ефективності роботи персоналу не варто чекати.

Обов’язки керівника відділу роздрібних продажів – складання плану. Виконуючи цю роботу, не варто спиратися виключно на результати минулих періодів. У такому разі менеджерам не буде до чого прагнути. Аналіз дозволить визначити сезонність продажу, але не більше. План регламентується суворо обмеженими термінами, і співробітники, виходячи з нього, повинні отримати від керівника реальні і досяжні цілі.

Реалізація спільно з відділом маркетингу стратегії розвитку компанії

Основна функція маркетингового підрозділу – підтримка продажів, але це не означає, що маркетологи підпорядковуються начальнику відділу продажів. Два ці підрозділи повинні бути рівні, і ніхто нікому не зобов’язаний підкорятися.

В даному випадку обов’язки керівника відділу продажів повинні включати взаємодія з відділом маркетингу у сфері боротьби з конкурентами і спільну роботу з пошуку нових продуктів, які сподобаються потенційним споживачам. Керівник повинен зробити все можливе, щоб два відділи працювали спільно, а не конкурували в питанні про те, хто головніший і потрібніше для розвитку компанії.

Заступник начальника

Якщо компанія досить велика, то можливо, що структура відділу збуту передбачає наявність заступника начальника. Обов’язки заступника керівника відділу продажів повинні формуватися в залежності від його структури. Якщо в підрозділі створено кілька напрямків, заступників може бути кілька.

Заступник начальника може контролювати своєчасність відвантаження продукції, проводити аналіз рекламної стратегії. Якщо відділ працює за кількома напрямками, то заступник, що займається конкретним завданням, може складати плани і розподіляти клієнтів між співробітниками, займатися пошуком нових клієнтів і контролювати надходження оплат, відповідати за інформаційну підтримку інших структурних підрозділів підприємства. Заступник керує веденням реєстру відвантажень і очікуваних платежів, готує договори.

Основні вимоги до начальника

Крім того, які передбачені посадові обов’язки керівника відділу продажів в інструкції, спеціаліст цього рівня зобов’язаний періодично «опускатися на землю», тобто працювати «в полях». Такий підхід дозволить тримати руку на пульсі і вчасно коригувати поведінку співробітників, миттєво реагувати на зміни ринкової кон’юнктури, щоб підвищити прибутковість підприємства.