Організаційно-розпорядчий документ: опис, види, вимоги та особливості

Організаційно-розпорядчі документи є сукупністю актів, що використовуються в управлінській сфері. Вони поділяються на три групи. Розглянемо їх докладніше.

Організаційно-розпорядчі документи: класифікація

Підприємство використовує у своїй діяльності різні локальні акти. Система організаційно-розпорядчих документів включає в себе:

Наведений перелік не вважається вичерпним. Організаційно-розпорядчими є також документи з особового складу. До них відносять картки, довідки, заяви, характеристики. Окремо виділяють протокол. Він поєднує в собі ознаки довідково-інформаційного та розпорядчого документа.

Загальна характеристика

Кожен із зазначених вище актів виступає як носій певної інформації. У відповідності з цим він містить сукупність компонентів, цільове призначення яких не можна назвати однозначним. Деякі елементи включають в себе відомості, що відображають явища, на підтвердження яких складаються документи. Інші компоненти несуть інформацію про самому акті, виступаючи в якості його обов’язкових атрибутів. На кожному конкретному підприємстві порядок, згідно з яким здійснюється оформлення організаційно-розпорядчих документів визначається в інструкції з діловодства. Вона розробляється компанією самостійно з урахуванням приписів законодавства.

Система розпорядчих документів

З допомогою таких актів вирішуються ключові адміністративні питання. Розпорядчий документ забезпечує регулювання і координацію діяльності підприємства, сприяє реалізації завдань, поставлених перед органами управління. Видавати такі акти мають право керівники будь-якої компанії незалежно від її правового статусу, змісту і характеру діяльності, компетенції, структури і так далі. Розпорядчий документ містить рішення, що йде зверху: від керуючого органу до підлеглого, від директора підприємства до підрозділів та їх працівникам. За допомогою таких актів реалізується функція адміністрування по вертикалі.

Типи актів

Згідно з чинним законодавством, виділяються наступні види розпорядчих документів:

Специфіка

Постанови, рішення, накази приймаються у всіх випадках, що стосуються необхідності винести індивідуальний нормативний акт з ключових питань компетенції підприємства. Вказівки, розпорядження видаються за оперативними завданнями. Вони також необхідні для забезпечення виконання рішень, наказів і розпоряджень. В юридичному сенсі всі види розпорядчих документів вважаються правовими актами. В них відображаються конкретні владні приписи, які надходять від суб’єктів управління. Визначеність їх полягає в тому, що за допомогою розпорядчих документів вирішуються питання і проблеми, що виникли в сфері адміністрування. В якості адресатів виступають конкретні установи, посадові особи, структурні підрозділи, рядові працівники. Розпорядчий документ є юридичним фактом, що зумовлює виникнення конкретних відносин адміністративно-правового характеру.

Підстави

Розпорядчий документ приймається у разі виникнення необхідності:

Підготовка актів

Існують певні нормативні вимоги до розпорядчих документів. Виділяють три стадії їх підготовки:

Структура

У тексті документа, як правило, виділяється дві взаємозалежні частини: констатуюча і розпорядча. Перша виступає в якості введення в суть питання, що розглядається. Вона необхідна для обґрунтування причин складання документа. Наприклад, тут можуть перераховуватися події, факти, може переказуватися наказ вищестоящої структури, для реалізації якого затверджується даний акт. При цьому можуть зазначатися посилання (пошукові) дані. Констатуюча частина не вважається обов’язковою, якщо відсутня необхідність роз’яснювати підстави прийняття акта. Основна смислове навантаження лежить на розпорядчої частини. Вона викладається у формі розповіді.

Особливості складання

Залежно від типу документа розпорядча частина може починатися по-різному. В колегіальному постанові, наприклад, початок може бути: “Постановляє”. У розпорядженні – “Пропоную”, а в наказі, відповідно, – “Наказую”. Ці слова друкуються великими літерами або рядковими вразрядку. Так вони візуально відокремлюють констатуючу і розпорядчу частини. Ці слова розташовують в окремому рядку з лівої межі. Зміст розпорядчої частини починається з нової строчки. У разі якщо текст передбачає вказівку на кількох виконавців або різні за своїм характером дії, які в ньому використовують нумеровані списки. У кожному пункті прописується відповідальна особа, завдання і термін її реалізації. У наказах в останньому розділі вказується службовець, на якого покладається контроль виконання документа. Розпорядження та накази повинні підписуватися керівником або заступником директора. Акт набирає чинності з моменту його посвідчення або доведення до відома виконавців. У деяких випадках строк зазначається в документі.

Додатково

Спільні однорідні документи розпорядчого характеру декількох організацій видаються у відповідній формі. Наприклад, це можуть бути накази або постанови. Спільні розпорядчі акти органів, що володіють повноваженнями на прийняття різних за формою документів, затверджуються у вигляді спільного рішення. Воно володіє таким же юридичною дією, як і одноосібне. Автор акту встановлює форму, зміст якої буде доведено до структурних підрозділів, підвідомчих підприємств та ін. При відсутності вказівок на це, організація вирішує це питання самостійно.

Важливий момент

Розпорядчий документ може скасовуватися або змінюватися. Для цього повинен бути прийнятий акт самим підприємством або вищестоящої структурою. Цей документ також є розпорядчим. Дія акту може бути припинено уповноваженими органами. Якщо проект документа стосується інтересів інших компаній, то він повинен бути з ними погоджений. При наявності розбіжностей до нього додаються зауваження або супровідний лист, в якому вони викладаються.

Уніфікація

Однією з ключових завдань діловодства вважається спрощення роботи з документами, прискорення їх оформлення та складання. Вирішення цього питання значною мірою сприяє формування стандартів. Ключові вимоги до складання документації ґрунтуються в першу чергу на приписах Гостів. У стандартах передбачаються загальні правила для структури актів, їх обов’язкових реквізитів. Однаковості при складанні документів сприяє максимальна трафаретизация і типізація текстів. Як правило, в актах обов’язкові реквізити розташовуються праворуч вертикально. Підприємство може використовувати і поздовжній варіант їх вказівки. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має міжвідомчим характером.

Висновок

Організаційно-розпорядча документація, таким чином, являє собою сукупність актів, які фіксують рішення адміністративних, управлінських питань, реалізацію взаємодії, регулювання і забезпечення роботи владних структур, посадових осіб, підприємств, установ. Всередині комплексу виділяється три категорії паперів. Серед найбільш поширених організаційно-розпорядчих документів виділяють штатні розклади, правила, накази, укази, розпорядження, рішення, постанови, договори. До них також відносять пояснювальні та доповідні записки, висновки та інші. Кожен документ, який використовується в організаційно-розпорядчої системі, є носієм певної інформації. Вони включають в себе різні елементи, що відрізняють їх один від одного. Як правило, підприємство при складанні актів керується державними стандартами, урядовими постановами, методичними рекомендаціями і галузевими інструкціями. При цьому організація може розробити власний порядок, згідно з яким здійснюватиметься оформлення розпорядчих документів з урахуванням існуючих приписів. Склад реквізитів, що використовуються при підготовці та подальшому складанні актів, встановлено у ГОСТ Р 6.30-2003. Цей стандарт регламентує уніфіковану систему, визначає порядок оформлення документації. Разом з цим зазначений ГОСТ встановлює правила написання реквізитів, схеми їх розташування, окремо вказує на ті елементи, які повинні бути використані при виготовленні уніфікованих бланків.