Норми витрат на відрядження в Росії

Відрядження – для деяких слово страшне, а для інших – справжнє свято. Термін передбачає виконання робочих функцій поза звичного місця. Роботодавець, який планує відправити працівника у відрядження, повинен враховувати, що це можна зробити лише стосовно до офіційно перебуває у штаті людині. Обов’язкова умова – укладення трудового договору. В угоді повинно бути прописано, що можливі відрядження. А ось якщо робота офіційно має роз’їзний характер, тоді кожну окрему поїздку назвати відрядженням не можна. Встановлює норми відрядних витрат Мінфін.

Відрядження: кого і як?

У відрядження можна відправити у тому числі й співробітника, що працює на віддаленій основі, того, чиє робоче місце – на дому. Головне – щоб людина значився в штаті організації, що дає йому точно такі ж права, як і тим, хто трудиться на території роботодавця. Норми відшкодування відрядних витрат для сумісника – це його середня заробітна плата у фірмі, від якої чоловік відправився в поїздку.

В деяких випадках людина направляється у відрядження відразу по двом робочим місцям – основним та сумісництвом. У такій ситуації роботодавці повинні погодити оплату відряджень. Норма витрат передбачає врахування обох робочих місць разом – то є одна фірма бере на себе сплату певної частини витрат, у той час як на іншу лягає обов’язок виплатити залишок.

Нормативи: це важливо

Норми відрядних витрат у Росії регламентовані Трудовим кодексом. Цьому присвячені статті 167-я і 168-я. Дотримуватися ТК в рівній мірі зобов’язані і державні організації, і приватні компанії. Вимоги закону поширюються на всі форми підприємництва, власності. Бухгалтерія повинна розраховувати і контролювати норму добових витрат, враховуючи загальноприйняті правила.

Витрати мають кілька статей. Сюди відносять добові, транспортні витрати пов’язані з проживанням.

Добові витрати

Витрати на відрядження в межах норм передбачають виділення на кожен день не більше 700 руб. На цю суму податки не нараховуються. Чи можна отримати від компанії більше грошей? Встановити відрядження понад норми можна локальним нормативним актом, що діють всередині організації. Це дасть доступ до великих сум, але бухгалтерія буде змушена нараховувати і стягувати податки з величини, що перевищує 700 руб.

Не менш важлива стаття витрат – це витрати на транспорт. Вони передбачають врахування вартості квитків на всі види транспорту, використані під час відрядження за працівником. У розрахунок беруть як дорогу до місця роботи, так і повернення назад. Для цієї категорії немає норми відрядних витрат, так само як немає й обмежень на вид використовуваного транспорту. Обов’язково наявність проїзного квитка. На його підставі нараховуються гроші.

Важливі особливості

У деяких випадках у відрядження необхідно відправитися з аеропорту, порту або вокзалу, що перебуває на відстані від робочого місця. Якщо виходить саме так, витрати на дорогу до цієї точки також включаються до норми відрядних витрат.

Укладений на підприємстві колективний договір (якщо такий є) може містити правила щодо відшкодування інших транспортних витрат. Наприклад, якщо працівник використовує не громадський транспорт, а приватний перевезення – таксі, оренда автомобіля, то відшкодування витрачених на це грошей можливо згідно з випущеним у 2011 листа Мінфіну.

Живемо за рахунок фірми: можна?

За законом норми витрат на відрядження за кордон і по Росії враховують компенсацію витрат на проживання. Суми залежать від категорії житла. Можливі різні методи оплати. Допускається бронювання, яке враховується при розрахунку оподатковуваної бази.

Не впливають на базу для нарахування податків додаткові послуги, якщо такі були запрошені відправлений у відрядження працівником. Наприклад, працівник може замовити собі спеціальний одяг, відвідувати тренажерний зал і сауну, але фірма за це платити не повинна. При наймі житла для працівника норми відрядних витрат – сума за договором оренди. Витрати записуються в категорію «інші».

Звітність та відрядження

Та як встановлені норми витрат на відрядження, при направленні людини в ділову поїздку фірма виділяє певні кошти. Компанія зобов’язана забезпечити працівника грошима, а що саме він зробить з ними – це його особиста справа. Тобто гроші, які організація направляє на відрядження, можна заощадити і використовувати з користю для себе. Добові розраховуються, виходячи з числа днів, проведених в поїздці. Вони включають в себе гроші, призначені для оренди місця для ночівлі, сюди включаються дні відпочинку.

Як правило, не доводиться розраховувати на добові, є необхідно виконати робоче завдання в тому місті, де співробітник підприємства постійно проживає. Втім, норми відрядних витрат не включають і ті гроші, які витрачає працівник, направлений у поїздку в найближчий населений пункт – так як за замовчуванням вважається, що він може повернутися додому. У приватній організації керівник має право визначити норми витрат на відрядження, видавши внутрішній наказ. У ньому прописують, на що можуть розраховувати робітники, провідні фахівці та інші штатні одиниці. Можна групувати деяких осіб з якого-небудь ознакою.

Гроші: платити працівникам?

Якщо були встановлені норми витрат на відрядження, значить, заплатити направленим у робочу поїздку співробітникам рано чи пізно доведеться. Витрати, понесені працівниками при виконанні виробничих завдань у різних місцях, відшкодовуються, коли ті надають звітні документи. Папери повинні підтверджувати всі витрати, відшкодування яких претендує людина.

Якщо якийсь працівник не може вчасно надати документи для відшкодування йому витрачених грошей, якщо немає договорів, чеків, тоді розраховувати на повернення грошей можна тільки за нормативами другий частини 168-ї статті ТК, а також листи Мінфіну, згаданого вище. Базова ставка для розрахунку – 700 рублів за одну ніч поїздки. Можлива і така ситуація, що працівник поніс витрати понад прийнятих в компанії нормативів. За ним допускається повернення грошей тільки у випадку, якщо це регулюється локальними нормативними актами організації. Також додаткове регулювання можливо через колективні договори.

Як платити? Особливості розрахунку

Коли мова йде про повернення співробітникові організації коштів, витрачених ним у відрядженні, потрібно враховувати різні способи платежів. Наприклад, працівник міг розраховуватися готівкою або банківською карткою. При готівковій оплаті доведеться надати в бухгалтерію за місцем роботи чек з готелю або договір, укладений при заселенні, а також акт за спеціальною формою. Якщо оплата здійснювалася картою, прибувши на робоче місце, в бухгалтерію подають фіскальний, готельний чеки.

Важливо при цьому стежити за збігом дат. На всіх документах, що підтверджують оплату під час поїздки, повинні бути числа, що збігаються з датами відрядження. Всі переміщення, прибуття, вибуття з місця прописані у наказі про направлення у відрядження. Чеки повинні узгоджуватися з цим внутрішнім документом. Без справляння податків повернення коштів бухгалтерією при відрядженні повертається за витрачений на зв’язок і багаж. Якщо було здійснено переліт, то сервісний збір аеропорту доведеться повернути працівнику, як і вартість транспорту до місця відправлення у відрядження.

Більше або менше?

Закон говорить, що відправляє у відрядження людина може розраховувати не менш ніж на 700 рублів за кожен день, проведений далеко від дому. Більше грошей може отримати той, хто працює в щедрою фірмі. Якщо керівник підписав наказ про встановлення іншої суми, що перевищує цю мінімальну межу – відмінно, вдасться отримати більш приємне відшкодування.

Величина добових впливає на ПДФО. Крім того, внутрішні локальні документи можуть регламентувати транспортні витрати – можна вписати додаткові. Як правило, намагаються все це оформити так, щоб мінімізувати суму, з якої потрібно утримувати податки. У той же час фірма повинна вести бухгалтерський облік коректно, інакше проста відрядження при податковій перевірці може обернутися великою проблемою.

Фінансові рамки: дотримуватися обов’язково

Коли працівник повертається з відрядження, він повинен протягом трьох робочих днів написати звіт по досконалому подорожі. На підставі цього документа бухгалтерія розрахує, як багато грошей ще потрібно заплатити. Як правило, ще до відрядження видають невелику суму авансом, при остаточному розрахунку віднімають цю величину. Бухгалтерія розраховує і перераховує податки на прибуток, а також сплачує соціальну страховку.

Коли працівник приїжджає з робочої поїздки, стверджують табель, в якому прописано, як багато годин було відпрацьовано. Всі дні, проведені у від’їзді, позначають «До» або «06». Годинник ставити не потрібно. Можлива ситуація, коли поїздка захопила вихідний день, тобто працівник не мав можливості витратити належне за законом час на власний розсуд. Якщо так сталося, день позначають кодом «03» або символікою РВ. Оплата здійснюється з урахуванням вимог 153-їй статті ТК – в два рази більше, ніж за простій робочий день. Втім, можна заплатити і як простий робочий день, але тоді доведеться надати працівникові додатковий вихідний.

Відрядження: вихідні, хвороби та інші проблеми

Буває так, що у свій вихідний день направлений у відрядження чоловік був у дорозі їхав на місце або повертався звідти назад. Ці дні за законом класифікуються робітниками, маркуються, як зазначено вище, «03» або «РВ». Роботодавець повинен попередньо обговорити з працівником особливості його виходу у вихідні дні. У деяких випадках представник управління підприємства може вважати непотрібним виходити в ті дні, коли у працівника повинен бути законний вихідний, тобто відмовиться оплачувати це так, як того очікує відряджений.

Слід розуміти, що при робочій поїздці співробітник може отримати травму або захворіти. У будь-якому з цих випадків ситуація розвивається у відповідності з діючими нормативами Трудового кодексу. За працівником зберігаються всі права та привілеї, йому належні.

Нормативи і обмеження

Важливо стежити за тим, щоб нормативи, зазначені в локальних актах, і реальні витрати працівника були узгоджені. Також важливо регламентувати внутрішніми документами, наскільки великими можуть бути витрати на житло. Витрати на проїзд – це не тільки витрати безпосередньо на транспорт. У цю же главу вписують витрати, пов’язані з оформленням страховки для поїздки і вартість оформлення виїзних документів. У деяких випадках доводиться сплачувати спеціальні збори (наприклад, в аеропорту), платежі. Всі їх також записують у категорію транспортних.

Відрядження за кордон: що і як?

Якщо працівника потрібно відправити закордон, тоді відрядження для нього слід розраховувати за спеціальною схемою, дещо відмінною від робочих поїздок в межах рідної країни. Ліміт, який враховується при розрахунку ПДФО – 2500 рублів. Сума видається у валюті країни, в яку працівник направляється у робочу поїздку. Аванс також нараховують у тій валюті, яка в ходу в країні призначення. Розраховують авансовий платіж, враховуючи, як багато днів передбачається пробути у відрядженні. Якщо частина шляху проходить по російській території, за цей період аванс нараховують рублями, але за всі дні з моменту перетину кордону потрібно заплатити валютою, яка ходу там. Працює схема і у зворотному напрямку – розрахунок за відрядження в рублях здійснюється за всі дні з моменту перетину кордону в бік будинку і до моменту прибуття додому.

Можлива така відрядження, коли закордоном людина проводить лише добу. В цьому випадку витрати нараховують в іноземній валюті наполовину. Якщо країна призначення – одна з держав СНД, тоді не потрібно навіть ставити позначку, що підтверджує факт переходу кордону.

Відрядження: головний біль бухгалтерії

Відрядження розраховується при обліку нормативів спрощеної системи оподаткування. Деякий час тому на державному рівні скасували службові завдання, в рівній мірі пішли в минуле посвідчення про відрядження. Втім, це не скасувало самих відряджень, лише спростило їх документальне супроводження. Про те, що обкладання податками витрат, пов’язаних з робочими поїздками, не передбачено, якщо дотримані нормативи, свідчить третій пункт 217-ї статті ПК.

Якщо відрядження була організована з використанням особистої машини працівника, це ще не означає, що вона була за його рахунок. Достатньо просто скласти службову записку із зазначенням точних дат, кілометражу, напрями, номера наказу про направлення у відрядження. Цього достатньо, щоб бухгалтерія провела нарахування. Важливо враховувати, що фірма зобов’язана відшкодувати всі витрати на проїзд і проживання, і керуватися цим правилом.