Норми витрат на відрядження в Росії
Гроші: платити працівникам?
Якщо були встановлені норми витрат на відрядження, значить, заплатити направленим у робочу поїздку співробітникам рано чи пізно доведеться. Витрати, понесені працівниками при виконанні виробничих завдань у різних місцях, відшкодовуються, коли ті надають звітні документи. Папери повинні підтверджувати всі витрати, відшкодування яких претендує людина.
Якщо якийсь працівник не може вчасно надати документи для відшкодування йому витрачених грошей, якщо немає договорів, чеків, тоді розраховувати на повернення грошей можна тільки за нормативами другий частини 168-ї статті ТК, а також листи Мінфіну, згаданого вище. Базова ставка для розрахунку – 700 рублів за одну ніч поїздки. Можлива і така ситуація, що працівник поніс витрати понад прийнятих в компанії нормативів. За ним допускається повернення грошей тільки у випадку, якщо це регулюється локальними нормативними актами організації. Також додаткове регулювання можливо через колективні договори.
Як платити? Особливості розрахунку
Коли мова йде про повернення співробітникові організації коштів, витрачених ним у відрядженні, потрібно враховувати різні способи платежів. Наприклад, працівник міг розраховуватися готівкою або банківською карткою. При готівковій оплаті доведеться надати в бухгалтерію за місцем роботи чек з готелю або договір, укладений при заселенні, а також акт за спеціальною формою. Якщо оплата здійснювалася картою, прибувши на робоче місце, в бухгалтерію подають фіскальний, готельний чеки.
Важливо при цьому стежити за збігом дат. На всіх документах, що підтверджують оплату під час поїздки, повинні бути числа, що збігаються з датами відрядження. Всі переміщення, прибуття, вибуття з місця прописані у наказі про направлення у відрядження. Чеки повинні узгоджуватися з цим внутрішнім документом. Без справляння податків повернення коштів бухгалтерією при відрядженні повертається за витрачений на зв’язок і багаж. Якщо було здійснено переліт, то сервісний збір аеропорту доведеться повернути працівнику, як і вартість транспорту до місця відправлення у відрядження.
