Недостача при інвентаризації – що робити? Хто платить недостачу в магазині? Списання недостачі

Віктор Кузьмін

1 minute

Недостача – досить поширене поняття в торгівлі. Вона означає, що якогось товару недорахувалися. Як правило, так буває і в магазинах самообслуговування, і в звичайних прилавочних точках. Виною цьому можуть бути різні причини – неуважність продавців, нечесні на руку покупці, різна усушка і пересортиця. Розберемося більш докладно в даному питанні.

Інвентаризація – це ревізія, в рамках якої визначають кількість майна установи на конкретне календарне число допомогою звірки даних бухгалтерського обліку з фактичними показниками. Такий спосіб є методом контролю по збереженню матеріальних цінностей, а також майна. Якщо виявилася нестача при інвентаризації, що робити? Яким чином відбувається її списання? У нашій статті спробуємо відповісти на ці та інші питання, які виникають з причини тих чи інших особливостей бухгалтерського обліку, пов’язаних з втратою і псуванням матеріальних цінностей.

Надлишки і нестачі у бухгалтерському обліку

Насправді у межах господарської діяльності багато підприємств стикаються з втратами або нестачами від псування матеріальних активів. Під матеріальними активами і цінностями слід розуміти таке майно установи, матеріали, запаси та основні засоби поряд з випущеною продукцією, товарами, грошовими коштами та іншими цінними активами.

Такі проблеми, як правило, виникають у результаті зловживання матеріально відповідальними особами активами підприємства, а крім того, з причини розкрадань, помилок обліку при прийманні або відвантаженні матеріальних активів. Також може бути виявлена недостача норми природного убутку. У торговельних організаціях нерідко виникає так звана пересортиця, яка призводить до формування надлишків одних товарів і продуктів і недостачами інших.

Фіксація може відбуватися в рамках заготівлі матеріальних цінностей поряд з їх зберіганням, переміщенням, продажем, а також при виконанні інвентаризацій. Необхідно пам’ятати, що здійснення контролю над ефективністю застосування ресурсів, а також збереженням майна підприємства є однієї з важливих завдань по веденню бухгалтерського обліку в організації.

Головне – своєчасність проведення перевірки

Обов’язок щодо раціонального використання ресурсів установи покладають на працівників, які працюють з цими товарами і несуть за них пряму матеріальну відповідальність. Бухгалтерія при цьому забезпечує і гарантує контроль над пересуванням, а також споживанням матеріальних активів поряд з відповідністю виконуваних операцій чинному законодавству. Таким чином, своєчасне проведення інвентаризації з метою підтвердження залишків матеріально-виробничих запасів, а також інших цінних активів є вкрай необхідним.

Вимоги та цілі інвентаризації

В процесі інвентаризаційної перевірки переважують, перераховують і вимірюють матеріальні цінності, які знаходяться на складському зберіганні. Також оцінюванню підлягає готівка в касі, а крім того, кошти в обігу на виробництві, в торгівлі і так далі. Інвентаризацію до того ж проводять в наступних цілях:

Виявлення невикористовуваних об’єктів, які повинні бути реалізовані згодом.
При необхідності виявити зіпсовані товари з вичерпаним терміном придатності.
Перевірка і контроль забезпечення збереження майна та матеріальних цінностей.

Перевірка, як правило, буває повною або частковою, а крім того, планової або раптовою. Але в будь-якій ситуації необхідно дотримуватися наступних вимог:

Створення ефекту несподіванки для особи, яка несе матеріальну відповідальність, у разі недостачі матеріалів при інвентаризації.
Встановлення комісії для здійснення перевірки.
Безпосередній перерахунок цінностей.
Виконання регулярних перевірок з обов’язковою участю працівників, які відповідальні за збереження тих чи інших матеріальних цінностей.

Відразу після процедури інвентаризації підбивають її підсумки, які зазвичай бувають наступними:

Загальна кількість передбачуваного майна повністю відповідає фактичній наявності, а крім того, даними обліку.
Виявлені очевидні надлишки.

Виявлена недостача при інвентаризації? Що робити в цих випадках? Для початку правильно її списати. Якщо в результаті проведення інвентаризаційної перевірки була виявлена нестача чого-небудь, то відразу виникають складнощі з оформленням документів. В цілях правильного списання потрібно з’ясувати причину її виникнення. Це можуть бути наступні фактори:

Витрати виробництва поряд з особливостями обігу.
Збитки, що з’явилися в результаті дій винних осіб.
Інші витрати, у формуванні яких винні співробітники були відсутні або довести їх провину в судовому порядку не представляється можливим.

Суму нестачі можуть списувати різними способами, що залежить безпосередньо від причини її утворення. В цілях підтвердження виробничих витрат, так само як і збитків, потрібна наявність відповідної документації. В даному випадку мова йде про оформлені акти псування майна і так далі. Як правило, для складання документації використовують стандартну форму або розроблену самостійно.

Процедура проведення інвентаризації

Безпосередньо перед процедурою інвентаризації її порядок прописується в обліковій політиці, де зазначаються такі відомості:

Терміни виконання.
Випадки проведення.
Склад комісії. Як правило, до складу комісії включають працівників бухгалтерії, а також інших фахівців, які володіють необхідними знаннями і кваліфікацією. Окрім того, що в рамках інвентаризації товар не тільки підраховують, але ще і зважують, а також обмеряют, ще проводять аналіз майна і фінансових зобов’язань.
Типові схеми при виявленні надлишків або нестач.

У наказі, який видається керівником організації, необхідно відображати відомості, які будуть стосуватися складу комісії, а крім того, строку проведення перевірки та видів майна, що підлягає перевірці. До складу комісії можна включати осіб, що несуть матеріальну відповідальність і які мають в підзвіті які-небудь цінності, що підлягають перевірці. В ході інвентаризації може бути використаний суцільний або вибірковий метод. Суцільна методика полягає в аналізі та перевірці всього майна і типів фінансових зобов’язань установи. Вибірковий тип передбачає перевірку виключно окремих видів майна, наприклад, продуктів харчування.

Надлишки або нестача при інвентаризації? Що робити?

Їх оформляють документально після закінчення проведення перевірки. Відповідальною за це особою повинні зазначатися фактичні суми надлишків або недостачі. До документу, в якому списують надлишки або недостачу, обов’язково додаються акт перевірки та іншу документацію, яка підтверджує фактичне кількість товару, наявного в наявності.

Оформлення документів на списання

Списання недостачі необхідно проводити з урахуванням норм природного убутку, а також політики установи. Природний убуток списують лише після розрахунку цієї суми бухгалтерією, а крім того, після процедури перевірки результатів керівництвом установи і незалежною комісією.

Після цього приймають рішення про доцільність службового розслідування для виявлення винних осіб. при інвентаризації Недостача? Що робити з працівниками, з чиєї вини це сталося? Для початку розібратися. Розслідування особливо необхідно в ситуаціях, коли сума нестачі значно перевищує норми природного убутку. Використання норм природного убутку передбачають для продовольчих товарів, в загальній складності для будь-яких кількісних, а, крім того, якісних товарів, крім фасовані продукти і ті, що надходять поштучно.

Процедура списання

Виявлену недостачу в рамках інвентаризації необхідно списувати наступним чином:

Протягом року, в якому була проведена перевірка.
Тільки однією особою, яка визнана відповідальною за виконання інвентаризації.
Недостача товару при інвентаризації списується з майна або товарів, що мають одне найменування.
Списують з майна чи товарів, які знаходяться в однаковій кількості.

Також існує певний порядок, якого необхідно дотримуватися.

При інвентаризації Недостачу списують в такому порядку:

Необхідно отримання наказу на списання безпосередньо від керівництва підприємства.
В рамках даної процедури списують залишкову вартість основних засобів, собівартість готової продукції і матеріалів, закупівельну ціну товарів, а також транспортні витрати та оплату роботи працівників, які проводять інвентаризацію. Списання, як правило, здійснюється з кредиту в дебет рахунку № 94, який називається «Нестачі і втрати цінностей».
Проводиться порівняння суми витрат з нормами убутку після їх розрахунку в бухгалтерії. У тому випадку, якщо дана сума буде менше норм природного убутку продовольчих товарів і будь-яких інших груп товарів, її можна списувати на витрати підприємства.

На останньому етапі вирішують питання з податком на додану вартість, який може відновлюватися або не відновлюватися. У тому випадку, коли ПДВ підлягає відновленню, певну суму відображають по дебету в кредит.

Документація

За підсумками виконання інвентаризації матеріальні цінності, які є в наявності, звіряють з бухгалтерськими документами. В ситуації виявлення невідповідностей в рамках зважування, вимірювання та перерахунку роблять опис або заповнюють необхідний документ. У тому випадку, якщо будуть виявлені відхилення, робляться відмітки у відомості розбіжностей. До переліку обов’язкової документації відносять такі типи актів:

«ТОРГ-6» – акт про завісі тари.
«ТОРГ-7», який є формою для заповнення журналу реєстрації товарно-матеріальних цінностей.
«ТОРГ-15» – акт для відображення неякісних товарів і продуктів.
«ТОРГ-16» включає в себе інформацію про списання товарів.
«ТОРГ-20» містить відомості про подальших діях з надлишками або нестачею.
«ТОРГ-21» – акт про пересортировке овочів і плодів.

Наслідки і відповідальність

Хто платить недостачу в магазині, на виробництві, підприємстві або в будь-якому іншому місці її виявлення?

У тому випадку, якщо за підсумками інвентаризації виявили нестачу чого-небудь, то матеріальну відповідальність покладають на винного працівника, який зобов’язаний згодом компенсувати завдані підприємству збитки. Якщо, наприклад, має місце нестача на складі, то відповідальність несе комірник, якщо він є матеріально-відповідальною особою згідно з внутрішнім наказам організації. Для цього спочатку складають акт перевірки, що підтверджує факт провини згідно з чинним законодавством. Якщо винний співробітник згоден з пред’явленої сумою нестачі, то він становить пояснення, посилаючись на свої мотиви, а також причини нанесення матеріальної шкоди компанії.

Провину не визнає

Якщо ж працівник не визнає свою вину, то роботодавець скликає комісію з метою проведення внутрішнього розслідування. Комісія встановлює причетність працівника до факту вчиненого. Після цього складають акт відмови від погашення винуватцем втраченої суми. Далі цей акт недостачі направляють керівнику компанії для розгляду, який має прийняти рішення про стягнення з працівника матеріальної шкоди в примусовому порядку. Потім керівник підприємства видає наказ про стягнення грошових коштів з зарплати винного частково або в повній мірі. Після цього бухгалтерія може робити відповідні відрахування.

Під час підрахунку збитків до уваги беруть закупівельну ціну відсутнього товару без врахування втраченої вигоди або отримання вірогідної прибутку в результаті використання. У тому випадку якщо працівник не згоден з пред’явленими відрахуваннями, він має право оскаржити цю дію з боку свого роботодавця в судовому порядку.

Для того щоб стягнути збитки з винної особи, з якими не було укладено угоду про матеріальну відповідальність, подають заяву в суд поряд з доказами, які підтверджують його вину. Якщо ж вина працівника в зникнення товару не встановлено, то в такій ситуації відшкодування збитків або ж списання їх на витрати просто неможливо.

Висновок

Повністю розібратися у всіх нюансах можна лише за наявності відповідних фінансових і бухгалтерських знань. Це надасть можливість правильно виявити нестачу в рамках інвентаризаційної перевірки, а також притягнути до відповідальності тих осіб, які винні в її появі.