Класифікація документів в бухгалтерському обліку з прикладами

Віктор Кузьмін

1 minute

Класифікація документів в бухгалтерському обліку коротко буде розглянуто в даній статті. Документом називається доказ у письмовій формі здійснення якої-небудь господарської операції і права на її реалізацію. Якість бухгалтерського обліку детермінується в першу чергу правильним і своєчасним складанням документів. Роль останніх є надзвичайно важливою, оскільки саме документи служать для контролю збереження майна, законності і необхідності різних господарських операцій. Отже, класифікація документів в бухгалтерському обліку для чого потрібна?

Контроль документації

Керівні працівники установи здійснюють попередній контроль, підписуючи документ, що лежить в основі здійснення якоїсь операції (наприклад, виплата грошей, прийом матеріалів тощо) Коли працівник підписує документ, він автоматично стає особисто відповідальною за доцільність даної операції, дає на неї дозвіл.

Подальший контроль здійснюється переважно за допомогою документальних ревізій, коли в бухгалтерії перевіряються всі документи, що надходять, а також шляхом аудиторської перевірки.

Складова частина бухобліку

Документація як засіб оформлення операцій та підстава бухгалтерських записів – це одна із складових частин методу бухгалтерського обліку. З нею тісно пов’язані і такі елементи, як інвентаризація та рахунки. Документи обґрунтовують записи проведених операцій в системі рахунків, знаходять широке застосування при аналізі господарського функціонування організації, для своєчасного керівництва і управління діяльністю установи, оскільки виправдовують дії працівників. Відображати в системі бухобліку проведені операції можуть тільки документи, оформлені згідно з вимогами. Вони дозволяють кожен день бачити рух матеріальних цінностей, товарів, фінансових коштів.

Класифікація документів в бухгалтерському обліку має важливе значення.

Відмінності серед документів

Оскільки операції, що виконуються в процесі фінансово-господарського функціонування установи, різноманітні, спостерігаються відмінності і серед документів, за допомогою яких відбувається їх оформлення. Різноманітність документації також можна пояснити їх відмітними ознаками в обліковій роботі.

Щоб вибрати найбільш прийнятну форму для оформлення якої-небудь операції, документи групуються в залежності від:

призначення;
способи охоплення здійснюваних операцій;
порядку відображення операцій;
кількості облікових записів;
місця формування.

Організації в своїй повсякденній роботі створюють документи, що охоплюють різні завдання господарської, громадської, фінансової, виробничої діяльності: рішення, накази, договори, листи, протоколи, телеграми, акти, довідки, заяви тощо

Принципи класифікації документів в бухгалтерському обліку

Бухгалтерські документи класифікуються залежно від наступних різновидів обліку:

продукти сільського господарства;
праця та її оплата;
матеріали;
провідні засоби і нематеріальні активи;
роботи будівельних машин і механізмів;
роботи в капітальному будівництві;
роботи в автотранспорті;
підсумки інвентаризації;
торговельні операції;
касові операції.

Управлінська діяльність фіксується за запропонованими формами різними способами відповідної інформації, і таким чином створюється документ.

Як створюються облікові документи?

Облікові документи можна створювати як на паперових, так і на машинних носіях. Вони необхідні тому, що протягом деякого часу на їх підставі можна застосовувати потрібну управлінську інформацію для різноманітних цілей. Важливе місце займає класифікація первинних документів у бухгалтерському обліку.

Оскільки перед бухгалтерським урахуванням ставиться завдання повного забезпечення даними зовнішніх і внутрішніх користувачів, показників діяльності підприємства для об’єктивного висновку про їх майновий та фінансовий стан, вирішується вона складанням необхідних документів, що викликало серйозне зростання обсягу інформації та підвищені вимоги до її змісту, якості. У зв’язку з цим необхідно призначення результативного контролю істинності облікової інформації як одного з головних джерел для обґрунтування різних управлінських рішень. Саме тому проблема вдосконалення якості документів та їх обігу набуває в даний час як наукове, так і практичне значення. Як проводиться класифікація первинних облікових документів у бухгалтерському обліку? Про це далі.

Реквізити

Документи включають в себе відокремлені елементи, або показники, які називаються реквізитами.

Загальна кількість реквізитів документа впливає на вибір її форми. Кожен документ повинен відповідати певним вимогам і завданням, тому важливо скласти його таким чином, як прийнято в категорії, до якої він відноситься. З тим, наскільки якісно і повно оформлена документація, безпосередньо пов’язана і їхня юридична, доказова сила, оскільки вони виступають свідченням, що посвідчують конкретні факти. Будь-які реквізити поділяються на обов’язкові і додаткові.

Нижче наводяться вимоги до класифікації первинних документів у бухгалтерському обліку.

Обов’язкові реквізити на первинних документах

У склад первинних документів повинні включатися такі обов’язкові реквізити:

номінація посад працівників, які відповідають за проведення господарської операції і правильне її оформлення;
особисті підписи з розшифровками, включаючи ті випадки, коли документи створюються за допомогою технічних обчислювальних засобів.

У разі необхідності документ додаються додаткові реквізити: емблема підприємства, Державний герб РФ, номінація вищестоящого органу, посилання на дату та індекс вхідного документа, індекс організації зв’язку, адреса телеграфу, номер, гриф, який обмежує доступ, візи, резолюція і т. п. Все це включається до складу документа на розсуд підприємства.

Формуляр

Реквізити документів, розташовані у певній послідовності, у своїй сукупності мають назву формуляра. Якщо він застосовується для конкретного різновиду документів, він є типовим (наприклад, для протоколів або наказів). Подібний формуляр містить фіксований набір реквізитів, які розташовуються у певному порядку, їх зміст і розміщення визначаються ГОСТом. Найчастіше зустрічається класифікація документів бухгалтерського обліку за призначенням.

Будь-який первинний документ повинен складатися в той момент, коли проводиться господарська операція, при неможливості виконання цієї умови оформлення проводиться відразу після її закінчення.

Активи, господарські операції та різні зобов’язання документуються у валюті РФ (тобто в рублях) і російською мовою. У разі складання документа на іншому мовою, в ньому повинен бути порядковий переклад на російську.

Як первинні, так і зведені облікові документи можуть набиратися на машинних та паперових носіях. Нижче буде представлена класифікація документів в бухгалтерському обліку з прикладами.

Документи по операціях, пов’язаних з кредитами, фінансами, грошовими коштами, обов’язково повинні бути підписані головним бухгалтером та керівником підприємства або особами, що виконують їх обов’язки і мають спеціальні повноваження. Особи, які мають право першого та другого підпису, прописуються в наказі по організації.

Вимоги до документів

Кожен документ управлінського типу повинен задовольняти таким вимогам: складатися за суворо визначеною формою і в деяких випадках підкорятися стандартам; випускатися компетентним органом або особою, мають посадові повноваження, а також тими особами, яким це право надано законом або директивним зазначенням; видаватися з метою виконання правових норм і не суперечити їм. Класифікація документів в бухгалтерському обліку та їх обов’язкові реквізити повинні контролюватися керівником підприємства.

Тексти в документі бажано ділити на дві головні частини. У першій зазначаються підстави формування документа, у другій висловлюються пропозиції, висновки, рішення, прохання, розпорядження. Якщо у документі міститься одна фраза, в першій його частині, все одно слід вказати підставу створення, а другий – безпосередньо розпорядження. У деяких випадках у документі може бути тільки заключна частина, якщо це лист або прохання без будь-якого пояснення. Текст документу повинен бути точним і зрозумілим.

Всі бухгалтерські документи належать до Єдиної системи класифікації та кодування (ЕСКК). Код виступає замість назви і служить способом ідентифікації об’єкта. Він використовується для спрощення обробки інформації в первинних документах. Наприклад, код 5002 позначає видачу грошових коштів з каси підзвітній формі.

Подібні класифікації є стандартом, обов’язковим для виконання всіма господарськими суб’єктами. Також велику роль у стандартизації й уніфікації документів грають Гости, типові проектні рішення міжгалузевого характеру, обробка даних з використанням ЕОМ, пакети прикладних програм.

Рух якісно обробленої вихідної документації за визначеними маршрутами від місця формування або появи в установі до здачі в архів на зберігання або відправлення фізичним і юридичним особам, у них зацікавленим, називається документообігом.

За призначенням

Існує класифікація документів в бухгалтерському обліку за призначенням:

Виправдувальні (виконавчі) – підтвердження здійснення операції (квитанції, акти, накладні).
Розпорядчі – містять у собі вказівку на виконання якої-небудь операції (розпорядження, платіжні доручення банку, чеки, довіреності, накази тощо)
Бухгалтерського оформлення – такі документи, які готують облікові записи (розподільні та групувальні відомості, довідки-розрахунки тощо)
Комбіновані – документи з одночасним змістом наказу та підтвердження його виконання (розрахунково-платіжна відомість, звіт з нарахування авансу).

За способом складання

Первинні – оформляються для кожної господарської операції в той момент, коли вона відбувається (вимоги, касові ордери тощо).
Зведені – складаються з опорою на первинні документи (звіт складу, касира тощо).

За складом господарських операцій

Грошові – показують рух грошей і їх наявність (облігації, чеки, касові ордери).
Матеріальні – містять дані про наявність та рух належного майна організації.
Розрахункові – показують розрахунки підприємства з іншими фізичними або юридичними особами (авансові звіти, платіжні доручення, розрахункові чеки тощо).

За способом вираження господарських операцій і складання дільниці

Разові – відображають одну або кілька операцій у той момент, коли вони виробляються (касові ордери, накладні).
Накопичувальні – оформляються в певний часовий період допомогою накопичення повторюваних однотипних записів (наприклад, табелі обліку робочого часу). За яким критерієм ще проводиться класифікація бухгалтерських документів?

За методом заповнення

Складені вручну.
Складені із застосуванням технічного оснащення.

За місцем оформлення

Внутрішні – складаються безпосередньо в організації (розрахунково-платіжні відомості, товарні звіти).
Зовнішні – надходять від інших організацій (наприклад, виписки з банку).

Документообіг є відображенням організаційної ситуації, в установі структури управлінського апарату. Дуже важливо дотримувати терміни здачі документів, оскільки порушення їх призводить до втрати ними оперативності та актуальності.

Нами розглянута класифікація документів в бухгалтерському обліку.