Класифікація документів в бухгалтерському обліку з прикладами

Вимоги до документів

Кожен документ управлінського типу повинен задовольняти таким вимогам: складатися за суворо визначеною формою і в деяких випадках підкорятися стандартам; випускатися компетентним органом або особою, мають посадові повноваження, а також тими особами, яким це право надано законом або директивним зазначенням; видаватися з метою виконання правових норм і не суперечити їм. Класифікація документів в бухгалтерському обліку та їх обов’язкові реквізити повинні контролюватися керівником підприємства.

Тексти в документі бажано ділити на дві головні частини. У першій зазначаються підстави формування документа, у другій висловлюються пропозиції, висновки, рішення, прохання, розпорядження. Якщо у документі міститься одна фраза, в першій його частині, все одно слід вказати підставу створення, а другий – безпосередньо розпорядження. У деяких випадках у документі може бути тільки заключна частина, якщо це лист або прохання без будь-якого пояснення. Текст документу повинен бути точним і зрозумілим.

Всі бухгалтерські документи належать до Єдиної системи класифікації та кодування (ЕСКК). Код виступає замість назви і служить способом ідентифікації об’єкта. Він використовується для спрощення обробки інформації в первинних документах. Наприклад, код 5002 позначає видачу грошових коштів з каси підзвітній формі.

Подібні класифікації є стандартом, обов’язковим для виконання всіма господарськими суб’єктами. Також велику роль у стандартизації й уніфікації документів грають Гости, типові проектні рішення міжгалузевого характеру, обробка даних з використанням ЕОМ, пакети прикладних програм.

Рух якісно обробленої вихідної документації за визначеними маршрутами від місця формування або появи в установі до здачі в архів на зберігання або відправлення фізичним і юридичним особам, у них зацікавленим, називається документообігом.