Кадровий аутсорсинг персоналу

Поговоримо про одну з вигідних форм сучасного співробітництва. Вона допомагає та знизити розміри витрат на діловодство, і звільнити персонал від рутинної діяльності, і прискорити бізнес-процеси. Іншими словами, позбавити організацію від такої другорядної завдання, як кадрова політика, і направити всі сили на досягнення своїх основних цілей. Як це зробити? Звернутися до послуг кадрового аутсорсингу. Його суть, функції, плюси і мінуси ми і розглянемо далі.

Що таке аутсорсинг?

Аутсорсингом називається передача неосновних завдань фірми, підприємства сторонньої організації, яка спеціалізується на даному типі діяльності. Є однією із своєрідних форм кооперування організацій.

Які функції можуть передаватися? Бухгалтерський облік, діловодство, просування, реклама, бізнес-, виробничі завдання.

Що робить виконавець? Підтримує безперебійне функціонування окремих відгалужень інфраструктури, обслуговує їх. У замовника при такій організації роботи з’являється можливість зменшити кількість робочих місць, сконцентруватися на основних напрямках своєї діяльності, не відволікаючись на другорядні.

Що таке кадровий аутсорсинг?

При кадровому вигляді такого обслуговування стороння компанія бере на себе функції відділу по персоналу. Не секрет, що в кадровій політиці організації всі питання повинні вирішуватися швидко, ефективно і оперативно. При цьому зміст сучасної і грамотної власної служби з персоналу і вимагає значних вкладень. Це затратно для початківців, невеликих компаній.

Багато керівники допускають помилку, довіривши функції кадровика співробітникові без належної освіти. Це миттєво позначається на якості персоналу. Тому багато хто і багато організації звертаються в бік кадрового аутсорсингу. Адже компанії, що спеціалізуються на такій діяльності, вже мають повний штат професіоналів (від HR-менеджерів до юристів, бухгалтерів), напрацьований досвід, необхідну техніку та ін.

Передаються функції

На кадрове агентство-аутсорсинг зазвичай перекладаються наступні функції:

• Підбір співробітників, прийом на роботу нового персоналу. Найчастіше стороннім довіряють професіоналам відбір нових працівників та їх подальше працевлаштування. Іноді аутсорсингові фірми також займаються звільненням персоналу, розбором конфліктів на цьому ґрунті. Адже багато кадрові агентства мають у своєму штаті професійних юристів.
• Складання трудових договорів, посадових інструкцій. Спеціаліст, відслідковує зміни в трудовому законодавстві, найчастіше – витратна одиниця штату. Набагато вигідніше довірити цю роботу професіоналам, які спеціалізуються на такій області.
• Штатний розпис, графіки відпусток. Кадровий аутсорсинг включає в себе і цю діяльність. Адже не всі фірми розробляють такий нормативний акт, як штатний розклад зважаючи на його необов’язковість. Однак документ спрощує процес прийому нових фахівців, процедуру нарахування їм з/п. А що стосується графіка відпусток, то непрофесіонал легко може допустити в ньому помилки, що загрожує покаранням роботодавця. Тому набагато легше перекласти настільки трудозатратную діяльність на посередника.
• Ведення трудових книжок. Не секрет, що даний документ – основний свідоцтво про трудову діяльність і стаж працівника. Тому заповнювати трудові книжки потрібно, суворо дотримуючись трудового законодавства. І знову ж, настільки відповідальну роботу варто довірити тільки професіоналові.
• Складання правил внутрішнього трудового розкладу. Ще один документ, який ні в чому не повинен суперечити ТК, що збільшує час на його розробку. Тому часто і ця функція передається компаніям з кадрового аутсорсингу персоналу.

Переваги посередництва

Тепер перейдемо до особливостей кооперації. Плюси кадрового аутсорсингу наступні:

• Професіоналізм. Штат таких компаній – досвідчені висококваліфіковані працівники, зосереджені на своїй вузькій спеціалізації.
• Обумовлені терміни виконання робіт. З виконавцем укладається договір, за яким він у конкретний період зобов’язаний виконати прописаний перелік робіт.
• Розмір штату відповідає розміру компанії. Багато фірми стикаються з проблемою, коли спостерігається гостра нестача фахівця, чия робота буде необхідна тільки в певний період. Тепер не потрібно “роздувати” штат для виконання одного конкретного завдання.
• Скорочення витрат. Це часом головний плюс для компанії. Віддалений відділ кадрів набирає персонал, розраховує з/п, страхові внески тощо. Крім того, він несе повну відповідальність за збитки, які можуть спричинити його помилки.
• Осередок на своїх ключових функціях. Компанія може витрачати більше ресурсів на досягнення ключових цілей, планування нових, перенаправляти фінансові потоки, розвивати персонал та ін.
• Незацікавлена сторона. Віддалене кадрове агентство – неупереджений посередник між працівником і роботодавцем. Всі проблеми, конфлікти вирішуються за буквою закону, без особистих чинників.

Мінуси посередництва

Аутсорсинг-кадровий облік, як і будь-який інший бізнес-інструмент, що має і ряд недоліків:

• Низька професійна підготовка фахівців. Далеко не кожне віддалене кадрове агентство – високопрофесійне. Головні вимоги до посередника – наявність досвіду у даній сфері, бездоганна репутація, класний персонал, вміло вирішальний нестандартні ситуації. Також важливо наявність страхування діяльності.
• Порушення конфіденційності. Посереднику важливі документи організації для повноцінного виконання ним своїх обов’язків. Несумлінне агентство може скористатися отриманими даними і в особистих цілях.
• Віддаленість. Деякі проблеми необхідно вирішувати “тут і зараз”. Фахівці віддаленого агентства не можуть виконувати роботу подібним чином.
• Поверхневе уявлення про специфіку компанії. Кадрове агентство складається з професіоналів в сфері роботи з персоналом. Їм потрібен час, щоб розібратися в специфіці напрямків діяльності партнера. І то великий шанс, що це буде поверхневий погляд з боку.

Тепер перейдемо до основних помилок при виборі послуг з кадрового аутсорсингу.

Помилка № 1: невірний вибір виконавця

Гарантія вдалого співробітництва – це вибір стоїть партнера. Багато компаній при його пошуку спираються тільки на репутацію кадрового агентства. Але важливо вибрати виконавця, який більше всього підходить для специфіки бізнесу, його обсягу. Важливо передбачити і той факт, що компанія буде розширюватися – у аутсорсера повинен бути резервний запас кадрів на такий випадок.

Помилка № 2: різкий перехід

Багато роботодавців, лише уклавши договір з виконавцем, відразу ж прагнуть до реорганізації своїх структурних підрозділів. Наслідком співробітники просто не встигають пристосуватися до нових умов. Витрати замовника при цьому не поспішають миттєво скорочуватися.

Перехід до нового формату – поступовий процес. Проводити його потрібно спільно з кадровим агентством.

Помилка № 3: прагнення заощадити

Вибираючи підрядника, замовники часом визначальним фактором виставляють вартість послуг. Але її низька величина може призвести за собою непрофесіоналізм, низька якість роботи виконавця. Вибирати останнього варто, ретельно вивчивши його діяльність.

Помилка № 4: недостатня відповідальність сторін

Уважно потрібно вивчити і договір з підрядником. Особливо пункт “Відповідальність сторін”. Її межі, вирішення можливих спорів повинні бути прописані максимально докладно і чітко.

Ось і все, що ми хотіли розповісти про кадровий аутсорсинг. Як і всі бізнес-інструменти, він має не тільки переваги, але і недоліки, “підводні камені”.