Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами: особливості, документи і зразок

Віктор Кузьмін

1 minute

Перевірка розрахунків повинна виконуватися в обов’язковому порядку всіма підприємствами, це потрібно для складання бухгалтерського звіту, а також інвентаризація розрахунків із дебіторами і кредиторами, наприклад, може знадобитися для сторонніх зацікавлених осіб в якості додаткових відомостей. Процес інвентаризації не регламентований, але проводити його слід ретельно, з зазначенням всіх зобов’язань як власних, так і зовнішніх.

Загальні правила проведення інвентаризації розрахунків

Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості чи інвентаризація розрахунків, що, в принципі, одне і те ж, виконується практично за тими ж правилами, як і опис складу, але з певними особливостями. При проведенні інвентаризації розрахунків створюється спеціальна комісія, видається наказ, а всі процедури строго контролюються. Послідовність виконання цього процесу прописується в обліковій політиці установи. За результатами інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами формується акт. Він відображається в обліку. В процесі потрібно перевіряти наступні розрахунки:

з контрагентами;
з працівниками (премії, аванси, бонуси, заробітна плата і компенсації);
з підзвітними громадянами;
інші виплати працівникам (від фінансової відповідальності за недоїмку до виданого позики);
інвентаризація розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами (наприклад, за орендними угодами або вимогам);
внутрішньокорпоративні розрахунки (наприклад, між різними торговими пунктами);
з банківськими установами по кредитах і позиках;
з бюджетними та позабюджетними фондами (страхування, податки і збори).

Основні відмінні риси інвентаризації розрахунків від тієї ж перевірки складу полягають в тому, що в комісії не можуть входити особи з матеріальною відповідальністю. Перевірка розрахунків виконується за підсумками роботи у процесі підготовки річної звітності. Щоб спростити завдання, інвентаризацію можна проводити частіше, це допоможе точніше уявляти стан справ. Результати перевірки відображаються в обліку і звітності того періоду, коли вона завершена.

Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами потрібно в першу чергу керівництву компанії, щоб розуміти дійсний стан справ. По суті, підсумки такої перевірки дають точні відомості про те, де і в який момент знаходяться гроші. Уникнути частих перевірок допоможе правильне використання програми автоматизації. При регулярному занесення в програму інформації про всі фінансові операції можна легко зібрати в звіт необхідні форми. Таким чином, ви отримаєте всю необхідну інформацію для прийняття рішень без додаткових витрат на перевірку.

Порядок інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами

Інвентаризація розрахунків з дебіторами виконується в рамках управління дебіторською заборгованістю та надає дані для її аналізу. Отже, інвентаризація кредиторської прострочення є елементом управління кредиторської заборгованості і джерелом інформації для аналізу кредиторки. Процедура інвентаризації заборгованості дає можливість зрозуміти наступне:

суму, яку потрібно терміново витребувати (при інвентаризації розрахунків з покупцями);
суму для термінової виплати (щодо перевірки розрахунків з банківськими установами та постачальниками).

У процесі інвентаризації розрахунків з виробниками і споживачами в першу чергу необхідно аналізувати невідфактуровані поставки (ті продукти, які вже були отримані, але ще не оплачені) і оплачені, але ще не доставлені (протилежна ситуація – товар оплачений, але ще не отриманий). Інвентаризаційна комісія вивчає акти звірки взаєморозрахунків.

Види заборгованості

Проведення інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами виявить, що у вас немає непогашених боргових зобов’язань, оподатковуються штрафними санкціями. Крім того, слід впевнитися, що ця заборгованість обліковується вірно, оскільки вона буває декількох видів:

короткострокова (затримка менше 1 року);
довгострокова (несплата довше 12 місяців);
прострочена (враховується окремо).

У процесі перевірки розрахунків з банківськими установами в першу чергу перевіряються кредитні угоди. Крім іншого, при інвентаризації розрахунків з кредиторами і дебіторами перевіряються і наступні договори (при їх наявності):

оренди;
комісії;
відступлення прав вимоги (цесії);
доручення.

Терміни та завдання

Інвентаризація розрахунків з дебіторами і кредиторами проводиться в ряді випадків:

перш ніж почнеться підготовка річної звітності;
в процесі зміни матеріально відповідальних осіб (наприклад, головного бухгалтера);
при настанні надзвичайних ситуацій (стихійне лихо, пожежа та інше);
при ліквідації або реорганізації компанії.

Крім обов’язкової інвентаризації розрахунків, організація має право описувати дебіторську і кредиторську заборгованість у терміни, які максимально відповідають потребам обліку для менеджменту і так далі. Приміром, якщо правилами компанії передбачено щоквартальне формування та здача звітності засновникам, то розумно проводити перевірку розрахунків у завершальний день кожного звітного етапу. Система проведення інвентаризації при цьому повинна бути прописана в обліковій документації організації.

Завданням як планової, так і добровільної перевірки розрахунків є:

встановлення боргових сум, що значаться на рахунках бухгалтерського обліку, підтверджені документально;
оцінка кредиторської і дебіторської заборгованості для можливого погашення, тобто розгляд на предмет сумнівних та безнадійних боргів.

Звідси випливає, що процедура інвентаризації розрахунків має на увазі не тільки дії щодо звірки облікових відомостей з первинною документацією, але і подальше дослідження отриманих результатів.

Хто входить до складу комісії

Для складання опису та проведення інвентаризації розрахунків з різними дебіторами і кредиторами створюється спеціальна комісія, що функціонує на довготривалій основі, яка буває двох видів:

комісія, організована при настанні певних умов;
інвентаризаційна група, призначена керівником компанії.

У комісію можуть бути зараховані такі фахівці:

уповноважений адміністративно-господарського відділу (АГВ);
фахівець бухгалтерії;
інші службовці (інженер, юрист, фінансист і інше).

Винятком є тільки співробітники внутрішньої експертизи компанії та представники аудиторської організації.

Керівна особа підприємства до складу комісії не включають, але його присутність є неодмінною умовою.

Цілі комісії

Першорядні завдання перевіряючої групи полягають у наступному:

виклад ситуації щодо стану розрахунків з дебіторами і кредиторами;
перевірка правильного цінового діапазону;
формування акту про результати перевірки.

Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами потрібно для того, щоб створити відповідність по розрахунках з виробниками, постачальниками, споживачами і замовниками.

Оформлення звітності

У 2013 році був прийнятий Федеральний Закон під номером 402. Його частина 4, стаття 9 говорить про самостійній розробці компаніями форми первинної облікової документації, до яких також відноситься документація про проведення інвентаризації розрахунків. Встановлені форми, як вже говорилося вище, повинні бути відтворені в обліковій політиці компанії та завірені генеральним директором. Більшість закладів не «вигадувати велосипед» і взяли в якості бази наступні форми документів:

наказ про проведення інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (зразок ви знайдете нижче) за типом ІНВ-22;
акт перевірки розрахунків із споживачами, виробниками та іншими дебіторами і кредиторами з вкладенням у вигляді довідки (форма ІНВ-17).

Додатково

Бо як інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами виконується в тому числі і для виявлення сумнівних і безнадійних зобов’язань, в додаток до акта має сенс додати додаткову інформацію.

1. Для встановлення сумнівних зобов’язань:

термін прострочення платежу в днях;
наявність забезпечення.

У рядку «За що заборгованість» ставиться відмітка: боргові зобов’язання пов’язані з продажем товарів, послуг та робіт або немає, тому цей критерій є найважливішим умовою зарахування боргу до сумнівного.

2. Для розкриття безнадійних боргів:

початок перебігу строку позовної давності (в більшості випадків ця дата не збігається з періодом появи заборгованості, яка визначається умовами угоди);
інформація про переривання строку позовної давності (число і підстава);
дані про закінчення строку позовної давності (з урахуванням переривання);
причини, з яких борг визнано безнадійним.

Зазначена вище інформація допоможе без особливих складнощів вирахувати розмір сумнівної дебіторської заборгованості, щоб сформувати резерви по сумнівним борговими зобов’язаннями, а також встановити суму безнадійного боргу для подальшого списання. Крім того, підсумки перевірки розрахунків дуже знадобляться в процесі управління компанією.

Порядок списання дебіторської заборгованості

Списання боргових зобов’язань перед дебіторами відбувається в кілька кроків:

Кожна сума заборгованості списується окремо, з використанням контрагента або угоди.
Оформляється відповідна документація.
Підсумкові значення опису вносяться в базу даних.
Оформляється наказ із зазначенням тієї суми боргових зобов’язань, яка буде списана.
Документація візується керівником.

Порядок списання кредиторської заборгованості

Процес списання теж містить кілька кроків:

Складання документації, що підтверджує факт прострочення.
Узгоджується сума, яку потрібно сплатити.
Виконується перевірка товарної накладної.
Проводиться перевірка акту виконаних робіт.
Оформляється документація, що дозволяє звірити борг.
Складається опис інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Документи завіряються генеральним директором.

Висновок

Інвентаризація розрахунків вимагає докладного аналізу фінансових операцій за кожним контрагентом на підставі окремого договору або іншого документа. Для цього фінансовий відділ виконує звірку залишків на певних рахунках. Отримати об’єктивну оцінку кредиторської і дебіторської заборгованості допомагає перевірка розрахунків з бюджетом та контрагентом.

Не можна забувати, що отримані результати повинні бути належним чином відображені в бухгалтерській документації компанії.