Експедиторська розписка: для чого потрібна і як її оформити?

Послуги вантажних перевезень вважаються досить популярними, але для їх надання компанії повинні грамотно складати різну транспортну документацію. Якщо вона буде відсутня, то це може стати підставою для виникнення проблем з працівниками ДАІ або співробітниками податкової інспекції. Всі послуги, що передбачають перевезення вантажів, є транспортно-експедиторськими. Для їх надання потрібно між клієнтом, поданими одержувачем або відправником вантажу, і експедитором укласти договір експедиції, для чого враховуються вимоги ст. 801 ЦК. До нього обов’язково прикладається експедиторська розписка, що містить відомості про перевозяться товари. Кожен учасник такої угоди повинен розбиратися, для чого потрібна експедиторська розписка, як вона складається, ким підписується, а також які відомості містить.

Поняття документа

Експедиторська представлена розписка документацією, формованої при передачі вантажу клієнтом експедитору. Часто задаються громадяни питанням, чи потрібна експедиторська розписка. Вона є обов’язковою для оформлення, так як виступає неодмінною частиною договору перевезення вантажу.

Заповнюється документація безпосереднім експедитором, але при цьому на ній має бути підпис відправника. Для чого потрібна експедиторська розписка? Вона виступає доказом того, що експедитор дійсно прийняв вантаж, тому зобов’язаний тільки перевезти його в призначене місце у встановлений термін.

Додатково цей документ служить в якості доказу того, що експедитор на певний період часу виступає власником транспортованого вантажу. Саме він має дбати про те, щоб ніякі обставини не могли негативно позначитися на цілісності предметів, що перевозяться. Експедитор несе відповідальність за вантаж, тому якщо він буде пошкоджений, то фахівцеві доведеться покривати збитки, завдані замовнику.

Види експедиторських документів

У п. 5 Правил експедиторської діяльності, які були затверджені ПП № 554, перераховуються всі документи, які повинні бути у експедитора. До них відноситься:

• безпосередня експедиторська розписка;
• доручення, призначене для експедитора і складене відправником вантажу;
• складська розписка.

Для чого потрібна експедиторська розписка? Саме за рахунок неї перевізник вантажу може підтвердити, що він отримав конкретні товари від клієнта. Після транспортування предметів він перестає відповідати за них.

Чи обов’язково її складати?

При формуванні договору транспортної експедиції в обов’язковому порядку необхідно прикладати до нього додаткову документацію. Часто в учасників правочину виникає питання, чи потрібна експедиторська розписка. Вона є обов’язковим документом, який складається в письмовому вигляді і підписуються обома сторонами процесу.

Якщо буде відсутній даний документ, то виникнуть складності з урахуванням витрат на транспортування. Це призведе до неможливості правильного розрахунку податку на прибуток.

В п. 6 Правил зазначається, що замість експедиторської розписки можуть застосовуватись інші документи, які підтверджують прийняття та перевезення конкретного вантажу. Дані папери обов’язково складаються у письмовому вигляді і включають список всіх товарів, які перевозяться експедитором. В договорі, укладеному між двома сторонами угоди, повинно зазначатися, які додаткові документи додаються до угоди.

Хто оформляє?

Заповнення експедиторської розписки вважається нескладним процесом, причому займатися ним повинен сам експедитор. Фахівець може звертатися до клієнта за отриманням додаткових відомостей про вантажі, що перевозяться.

Видається вона клієнту після того, як буде прийнятий весь вантаж. Саме на підставі цього документа у експедитора виникає право володіння вантажем до закінчення його транспортування. Тому транспортна накладна та експедиторська розписка – це найважливіші документи для будь-якого перевізника. На підставі цієї документації забезпечується правильне ведення бухгалтерського обліку в будь-якій компанії.

Може розписка застосовуватися замість накладної?

Нерідко у громадян виникає питання про необхідність накладної при наявності розписки. До особливостей складання різних документів належить:

• якщо учасником договору виступає експедитором, то його транспортні витрати підтверджуються відповідними експедиторськими документами;
• експедитору не вимагається оформлення транспортної накладної, але вона є обов’язковим документом для перевізника, який часто залучається для безпосередньої транспортування вантажу;
• ці документи є абсолютно різними і не можуть замінювати один одного.

Якщо експедитор самостійно займається перевезенням, тому не залучається ним сторонній перевізник, то йому не потрібно накладна, тому достатньо лише розписки. Відстежити вантаж по експедиторської розписці замовник може таким же чином, як і по іншим транспортним документам.

Як правильно оформляється?

Важливо не тільки розібратися в тому, для чого потрібна експедиторська розписка, але і як правильно його скласти, щоб вона дійсно застосовувалася в якості офіційної документації. При формуванні даного документа враховуються правила:

• обов’язково фіксується дата, коли складається розписка;
• прописується номерний знак документа;
• зазначаються відомості про відправника вантажу і про одержувача;
• перераховуються інші особи, які беруть участь у процесі транспортування вантажу;
• вписуються відомості про безпосереднього експедитора, який відповідальний за вантаж у процесі перевезення.

Всі учасники процесу можуть бути як фізичними особами, так і різними компаніями. Якщо учасником виступає організація, то фіксується в розписці її найменування, а також контактні дані. Якщо стороною угоди виступає фізична особа, то потрібно прописати Ф. В. О. громадянина, його телефон та паспортні дані.

Вигляд і зміст документа

Відсутня будь-яка сувора форма експедиторської розписки, тому документація може складатися на стандартному аркуші А4 або на фірмовому бланку транспортної організації. Для цього може використовуватися друкований чи рукописний варіант.

Зразок заповнення експедиторської розписки розташовується нижче.

Обов’язково включається в документ підпис експедитора, що підтверджує, що всі внесені в документ відомості є достовірними, а також фахівець дійсно прийняв на зберігання вантаж. Формується розписка виключно в двох примірниках, оскільки один залишається у клієнта організації, а інший передається безпосередньо експедитору.

При необхідності можуть робитися додаткові копії, які при цьому обов’язково підписуються експедитором. Без його підпису вони вважаються недійсними. Як тільки вантаж буде доставлено за адресою призначення, розписка від клієнта не повертається експедитору, а залишається у відправника. Документ є необоротними.

Порядок заповнення документації

Оформлення експедиторської розписки вважається простим процесом. Для цього достатньо тільки вписати послідовно певні відомості. Тому рекомендується користуватися наступним алгоритмом:

• спочатку прописується дата, коли формується розписка, причому вона повинна відповідати даті, коли експедитор приймає від клієнта вантаж;
• присвоюється документації певний номер, для чого враховуються особливості внутрішнього документообігу конкретної транспортної організації;
• в бланк вписуються дані про клієнта, представлені його Ф. І. О. та паспортними даними, а якщо він є компанією, то зазначається її назва, реквізити, юридична адреса та контактні відомості;
• наводяться дані про безпосередній грузоперевозчике, причому якщо він є приватною особою, то обов’язково повинні включатися його паспортні дані;
• вказується країна походження вантажу;
• наводиться розпізнавальний номер або товарний код вантажу, щоб пред’являти дану інформацію перевіряючим при зупинці транспорту;
• прописуються відомості про маркування, яка дозволяє встановити, при таких умовах повинен перевозитися товар, які повинні дотримуватися умови, причому зазвичай маркування представлена різними голографічними знаками, символами чи іншими позначеннями;
• зазначається вид упаковки, так як вона може бути представлена пластиковим контейнером, коробкою з картону, мішком або іншими елементами;
• прописується, скільки місця в транспорті займає вантаж;
• зазначається вага вантажу, причому як нетто, так і брутто;
• вносяться дані про обсяг і габаритах предметів, що перевозяться;
• наводиться повна вартість вантажу на підставі наявних платіжних документів, отриманих від клієнта;
• особливо багато уваги приділяється умовам перевезення, де зазначаються зобов’язання експедитора забезпечити збереження вантажу протягом його транспортування;
• створюється рядок, призначена для особливих умов, куди можуть вноситися різні відомості, якщо на їх наявність згодні обидві сторони;
• в кінці ставиться підпис на розписці експедитора з розшифровкою.

Не потрібно завіряти документ печаткою організації. Приклад експедиторської розписки розташовується нижче.

Інші нюанси

Розписка не представлена оборотним документом, тому клієнт компанії не повинен повертати її експедитору після того, як він виконає свої зобов’язання по наявній угоді.

Не допускається наявність помилок у документі, а також не дозволяються виправлення. Якщо під час складання документації експедитор здійснює помилку, то йому потрібно просто заново почати складати розписку. Більшість полів у цьому документі призначаються безпосередньо для опису вантажу, що дозволяє легко ідентифікувати. Це необхідно не тільки для самого експедитора, але і для автоінспекторів, які можуть зупинити вантажний автомобіль для перевірки. Вони зазвичай вивчають інформацію, яку містять накладні та експедиторська розписка. В цих документах дані повинні бути ідентичними.

До інших експедиторським документів відноситься складська розписка доручення, сформований безпосередньо для експедитора. На підставі цих паперів експедитор бере на себе обов’язок не тільки за транспортування вантажу, але і по його захисту, щоб він під час перевезення залишався в цілісності. Саме за ці послуги призначається гонорар фахівця.

При необхідності виконавець може залучати для виконання завдання сторонні організації. Найбільш часто для цього використовуються послуги перевізника.

Можна відстежити вантаж?

Ще одним унікальним призначенням розписки виступає можливість для замовника відстежувати, де саме знаходиться його вантаж. Для цього можна користуватися різними сервісами, розміщеними в інтернеті.

Відстеження вантажу по експедиторської розписці вважається простим процесом, так як досить в обраному сервісі ввести номер документа і вантажу, а також номер заявки. На підставі введеної інформації клієнт зможе зрозуміти, де саме знаходиться його вантаж, а також як швидко будуть виконані експедитором умови договору.

Поради юристів

Експедиторська розписка вважається важливим документом не тільки для самого замовника, але і для безпосереднього експедитора. Це обумовлено тим, що документ застосовується в податковому обліку для розрахунку витрат, понесених фахівцем під час перевезення вантажу. Тож складати його потрібно акуратно, з урахуванням численних вимог і без помилок. Якщо будуть виявлені різні помилки чи неточності, то це може стати підставою для того, щоб працівники ФНС відмовилися застосовувати її для зменшення податкової бази.

Розписка містить дані про сторони угоди і вантаж. В ній відсутня інформація про період транспортування вантажу. Тому додатково треба виставляти окремо і оплачувати рахунок на оплату. Експедитор повинен подбати і про формування транспортної накладної.

Весь пакет документів потрібно не тільки безпосередньому виконавцю, але і замовнику. Це дозволить без труднощів займатися розрахунками податків та веденням бухгалтерського обліку.

Висновок

Експедиторська розписка вважається важливим документом для всіх організацій і приватних осіб, які спеціалізуються на перевезенні вантажів. Саме на підставі неї передається відповідальність за конкретні товари експедитору.

До заповнення та оформлення такої розписки потрібно підходити відповідально. У ній повинні міститися виключно достовірні і точні дані. Це дозволить в майбутньому при виникненні будь-яких непередбачених випадків підтвердити, що вантаж був прийнятий і доставлений конкретної транспортною компанією до місця призначення.