Журнал реєстрації трудових договорів: зразок заповнення

Паперова версія

Незважаючи на те, що сьогодні процвітає ера комп’ютерних технологій, практично всі компанії ведуть саме паперовий варіант журналу реєстрації.

По-перше, цей документ повинен бути прошитий, пронумерований та засвідчений керівником організації. По-друге, співробітники відділу кадрів запевняють, що зберігати такий журнал набагато зручніше. І по-третє, в журналі повинні стояти підписи співробітників, говорять про їх згоду із зазначеною інформацією.

Електронна версія

Електронна форма реєстрації трудових договорів має як плюси, так і мінуси. Безсумнівно, електронні документи дуже зручні у використанні. Стоси папок, паперів не захаращують стіл і стелажі, тому що все зберігається на комп’ютері. Але в електронній версії можна отримати підпис співробітника в документі і досить часто трапляється, що комп’ютери ламаються і вся інформація може просто зникнути.

Тому багато кадровики, якщо й ведуть електронний журнал, то лише як запасний варіант паперового носія.

Заводять електронну версію зазвичай у форматі Excel. Ця таблиця має безліч функцій і зручна в заповненні. Електронний формат журналу – це:

• контроль за зберіганням інформації;
• засекреченість інформації;
• миттєве формування копій наказів та довідок;
• миттєвий пошук потрібних документів.

Крім цього, можна окремо вести журнал реєстрації доп. угод до трудовим договорами. Але іноді це буває незручно шукати в різних документах інформацію з якого-небудь співробітника. Краще, якщо ця інформація буде виділена як окрема графа в загальному документі.