Журнал реєстрації трудових договорів: зразок заповнення

У будь-якій організації кожен документ повинен бути зареєстрований і внесений в спеціальний журнал. Це стосується і трудових угод. Журнал реєстрації трудових договорів, зразок якого буде розібраний далі, необхідний в кожній компанії, яка веде облік документів і даних своїх працівників.

Потрібен журнал

Керівники організацій повинні розуміти, що журнал реєстрації трудових договорів та додаткових угод – це не марна трата часу, а можливість себе підстрахувати. По-перше, це дуже зручно. Вся інформація про документи міститься в одному місці, замість того, щоб зберігати на своєму столі стос договорів всіх співробітників. По-друге, журнал може виявитися необхідний, якщо з’являються конфліктні ситуації між працівником і роботодавцем. По-третє, завдяки журналу співробітник відділу кадрів може видати працівникові в короткі терміни будь-яку довідку.

У деяких організаціях прийнято вести по кілька таких журналів: для безстрокових договорів і для термінових.

Слово закону

До речі, у законодавстві ніде не зазначено, що журнал реєстрації трудових договорів обов’язковий до використання. Але так уже повелося, що це даність діловодства та його загальних правил. Згідно з нормами, кожен документ обов’язково потрібно зафіксувати. Крім цього, даний журнал вказаний в переліку управлінських документів. Так і його відсутність в організації може викликати проблеми з перевіряючими органами.

Бувалі співробітники відділу кадрів стверджують, що наявність журналу реєстрації трудових договорів, зразок якого буде представлений далі, істотно полегшує трудові будні і дозволяє систематизувати дані про працівників і вести їх облік.

Заповнення

Законодавчо не регламентується, як саме має виглядати журнал обліку. У більшості випадків, форма журналу реєстрації трудових договорів – це звичайна зошит. Головне – щоб обкладинка була щільною для більшої експлуатації.

На титульному аркуші журналу необхідно вказати назву організації, найменування журналу, початок його ведення. Далі на першому аркуші зазначаються відповідальні за ведення книги особи. Якщо передбачається, що уповноважені особи можуть змінюватися, то інформацію про них краще вносити впорядковано:

Номер по порядку.

Реквізити співробітника.

Назва посади.

Причини, за якими дана особа може вносити зміни в журнал.

Підпис співробітника.

Заповнення журналу реєстрації трудових договорів можна назвати стандартним. Вся інформація вноситься в таблицю, кількість стовпців якої варіюється в залежності від побажань самої організації. У середньому, стовпців може бути до десяти. Заповнюється таблиця наступним чином:

Порядковий номер реєстрації документа.

Дата укладення договору.

Номер договору.

Реквізити працівника.

Назва посади чи спеціальності.

Назва відділу або підрозділу.

Період дії договору.

Характер трудової діяльності.

Наявність додаткову угоду.

Особливі примітки.

За бажанням можна внести ще графу, де співробітник буде розписуватися поруч з представленою інформацією. До того ж, підпис буде говорити про те, що примірник договору отриманий працівником.

Ті, хто не знає, як виглядає журнал реєстрації трудових договорів із зразком документа можуть ознайомитися на фото нижче.

Паперова версія

Незважаючи на те, що сьогодні процвітає ера комп’ютерних технологій, практично всі компанії ведуть саме паперовий варіант журналу реєстрації.

По-перше, цей документ повинен бути прошитий, пронумерований та засвідчений керівником організації. По-друге, співробітники відділу кадрів запевняють, що зберігати такий журнал набагато зручніше. І по-третє, в журналі повинні стояти підписи співробітників, говорять про їх згоду із зазначеною інформацією.

Електронна версія

Електронна форма реєстрації трудових договорів має як плюси, так і мінуси. Безсумнівно, електронні документи дуже зручні у використанні. Стоси папок, паперів не захаращують стіл і стелажі, тому що все зберігається на комп’ютері. Але в електронній версії можна отримати підпис співробітника в документі і досить часто трапляється, що комп’ютери ламаються і вся інформація може просто зникнути.

Тому багато кадровики, якщо й ведуть електронний журнал, то лише як запасний варіант паперового носія.

Заводять електронну версію зазвичай у форматі Excel. Ця таблиця має безліч функцій і зручна в заповненні. Електронний формат журналу – це:

• контроль за зберіганням інформації;
• засекреченість інформації;
• миттєве формування копій наказів та довідок;
• миттєвий пошук потрібних документів.

Крім цього, можна окремо вести журнал реєстрації доп. угод до трудовим договорами. Але іноді це буває незручно шукати в різних документах інформацію з якого-небудь співробітника. Краще, якщо ця інформація буде виділена як окрема графа в загальному документі.

Особливості

Є деякі особливості, яких краще дотримуватися при веденні журналу реєстрації. Сюди можна віднести:

Журнал реєстрації угод до трудових договорів і самих договорів кожен рік можна починати заново. Особливо це стосується великих підприємств, де дуже багато документів.

Якщо уповноважена особа вчинила помилку при внесенні інформації, ніяких штрафів за це не годиться.

Зберігатися подібний документ повинен не менше 75 років.

Після того, як журнал реєстрації закінчився, його потрібно прошити та пронумерувати. Далі поставити пломбу і здати в архів документів, де він власне і зберігається.

Якщо строковий договір переходить в розряд безстрокових, цей факт необхідно зафіксувати. Далі договір перереєстровують або роблять відповідну відмітку в журналі.

Керівник повинен запевнити журнал реєстрації, поставивши свій підпис на задній обкладинці зошита.

Хто веде журнал

Як ми вже з’ясували, журнал обліку договорів – документ, який підтверджує наявність в організації важливих документів.

Згідно з правилами, подібного роду документи заповнюються і ведуться уповноваженими на це особами. В основі своїй це кадрові працівники, менеджери по персоналу. На них лежить відповідальність і при різних перевірках, тобто повне надання інформації про співробітників.

На цих же співробітників лежить відповідальність і за оригінали всіх договорів та додаткову угоду до них. Заводять дані документи згідно з наказом роботодавця.

Наказ при цьому визначає:

• вид ведення журналу (паперовий чи електронний);
• співробітника, відповідального за ведення журналу;
• форму журналу реєстрації.

Раніше був представлений журнал реєстрації трудових договорів (зразок документа). Тепер можна подивитися на фото нижче, як виглядає журнал реєстрації додаткову угоду до договорів.

Зміни

Раніше було сказано, що при маленької помилки співробітник не несе особливої відповідальності або штрафних санкцій. Але все ж заповнювати журнал треба уважно.

Вносити які-небудь зміни суворо забороняється, незалежно від виду документа. Якщо уповноважений працівник зробив серйозну помилку, журнал слід закрити. Це означає, що на останній сторінці книги вказується причина закриття. Далі про проблему слід доповісти керівнику компанії. Для того щоб почати новий журнал обліку, потрібно видати наказ.

Що ж стосується додаткових змін, які стосуються конкретного працівника, то до них відносять:

• звільнення від займаної посади;
• зміна умов трудової діяльності;
• переведення працівника в інший відділ, підрозділ або зміна посади співробітника.

Для подібних відомостей заводиться або окрема книга для додаткову угоду, або окрема графа в журналі реєстрацій договорів.

Важливо пам’ятати, що такий журнал в першу чергу важливий для співробітника, що займається веденням інформації про співробітників.

Завдяки цьому документу можна легко знаходити інформацію в тих журналах, які були давно передані в архів. А також журнал вважається юридичним підтвердженням наявності всіх тих трудових договорів, які укладені з працівниками, що здійснюють свою діяльність на підприємстві.