Заповнення лікарняного листа: зразок. Правила заповнення лікарняного листа

У липні 2011 року в країні змінилася форма листків непрацездатності (лікарняних). Їх характерною особливістю зараз є досить великий обсяг закодованих відомостей. Далі розберемо детальніше правила заповнення лікарняного листа. Зразок бланка також буде представлений в статті.

Загальні відомості

Зразок заповнення лікарняного листа, представлений нижче, ілюструє новий спосіб оформлення документа. При його складанні необхідно застосовувати коди. Вони знаходяться на зворотному боці бланка. Слід сказати, що новий зразок заповнення лікарняного листа викликав перший час труднощі не тільки у медичних працівників. До прийнятого варіанту було досить складно звикнути і співробітникам відділів кадрів, і бухгалтерам.

Сьогодні обов’язковою умовою є заповнення лікарняного листа роботодавцем. Зразок містить спеціальні графи. В них інформацію повинен внести саме наймач. На перший погляд, дійсно, нові правила заповнення лікарняного листа роботодавцем здаються складними. Однак на практиці все набагато простіше. Тим не менш необхідно з усім увагу поставитися до цієї процедури, оскільки лікарняний лист виступає не тільки як виправдувального документа для працівників, які були відсутні на роботі. Він ще і є підставою для отримання грошової компенсації.

Старий і новий бланк: проблеми та рішення

Перш ніж детально розглянути приклад заповнення лікарняного листа, слід з’ясувати, з чим пов’язана необхідність введення нових бланків. На думку більшості експертів, заміна більш ніж обгрунтовано. В першу чергу треба сказати, що колишні бланки досить часто підробляли. Це, в свою чергу, означало, що державі наносився певний моральний збиток. Крім того, колишні бланки вже давно перестали відповідати сучасним вимогам. Мало того, що дані, які вносилися в документ, було недостатньо, бланки заповнювалися від руки, що істотно ускладнювало їх обробку співробітниками ФСС. Заповнення лікарняного листа здійснюється зараз набагато швидше і простіше.

На нових бланках передбачена більш серйозний захист від підробки. Документи тепер підлягають автоматичній обробці. Зчитування всіх відомостей здійснюється з використанням спеціальної техніки. Залишилися, звичайно, графи, в які дані вносяться від руки. Однак зараз це робити набагато зручніше, оскільки відомості вписуються в спеціальні клітини. Це далеко не всі нововведення, які передбачає новий зразок заповнення лікарняного листа. ФСС, лікарі, бухгалтери, розібравшись з прийнятим способом оформлення бланка, вже встигли відчути всі переваги такого оформлення. У лівому кутку (зверху) є бінарний код. У ньому міститься частина інформації. Серія і номер, які були на старих бланках, сьогодні замінює 12-значний штрих-код.

Перевірка відомостей, внесених медустановою

Заповнення лікарняного листа сьогодні здійснюється у відповідності з досить жорсткими вимогами. У зв’язку з цим, необхідно ще уважніше поставитися і до безпосередньо внесенню даних, та до перевірки граф, які складаються фахівцями лікувальних установ. При здачі лікарняного листа працівником, відповідальний працівник, який приймає його, повинен впевнитися у правильності оформлення бланка медиком.

Перші вимоги

На сьогоднішній день, на жаль, не всі до кінця розібралися з ними. Так, наприклад, раніше заповнення лікарняного листа могло здійснюватися з виправленнями. Сьогодні в нових бланках помарки та інші дефекти не допускаються. Якщо лікар припустився помилки при заповненні лікарняного листа, медзаклад має видати новий бланк пацієнтові. Якщо працівник принесе на підприємство документ з виправленнями, його повернуть. Щоб такої ситуації не сталося, слід безпосередньо у закладі перевірити відсутність помилок у бланку та при необхідності замінити його.

“Первинний” або “дублікат”

Заповнення лікарняного листа багато медики починають саме з цієї графи. Лікарю необхідно поставити галочку біля слова “первинний” або “дублікат”. У другому випадку це потрібно зробити, якщо лікарняний лист був з якоїсь причини втрачено. Якщо ж у бланку були виявлені помилки і його замінили, то доктор ставить галочку в графі “первинний”.

Назва організацій

Мова, зокрема, йде і про медустанові, і про підприємстві, куди потім буде здаватися документ співробітником. Правила заповнення лікарняного листа не передбачає використання в цих графах лапки, тире, точок, дужок, знака номера. Допускаються лише літерні і цифрові позначення. Правила заповнення лікарняного листа дозволяють використання скороченого, так і повного найменування організацій. Однак якщо довжини графи не вистачає навіть для скороченої назви, підприємству необхідно вибрати таку абревіатуру або слово (словосполучення), для якого місця буде достатньо. Це найменування можна використовувати виключно для лікарняних листків. Для цього видається відповідний наказ керівником підприємства. Про виборі додаткового офіційного найменування організація повинна повідомити співробітників ФСС. Разом з цим повинні бути попереджені і фахівці лікувальних закладів про те, як потрібно вписувати назву підприємства в бланк.

ОГРН і адреса поліклініки (лікарні)

Цим графам необхідно приділити особливу увагу. За даним у графі ОГРН медзаклад ідентифікується в існуючій загальній базі даних. Тут не повинно бути абсолютно ніяких різночитань. Зчитування цих даних здійснюється автоматично. До співробітника, який здійснює заповнення лікарняного листа, необхідно донести точну інформацію для внесення до графи “ОГРН” і “Найменування”. Адреса медустанови вноситься в певній послідовності. Так, порядок заповнення лікарняного листа передбачає спочатку написання міста, потім – вулиці, далі – номер будинку. Не пишуться такі слова, як “вулиця”, “проспект”, “бульвар” і так далі. У будівлі може бути складний номер. Приміром, поліклініка може перебувати в додатковому корпусі або будову. У цьому випадку номер пишеться через дріб. Пробіл ставити не потрібно.

Первинні дані про пацієнта

Дата народження, а також Ф. В. О. хворого вносяться в документ у відповідності з його посвідченням особи. Для внесення цієї інформації до бланку передбачено 28 осередків. У випадку, якщо у пацієнта подвійна або дуже довга прізвище, то вписуються перші 28 букв від неї. Ініціали при цьому не зазначаються. Не допускається вихід за передбачені поля.

Коди

Вони необхідні для зазначення причини непрацездатності пацієнта. У бланку передбачено три поля. У них вписуються:

• Код. У цій графі лікар вказує причину первісного звернення співробітника.
• Додатковий код. В це поле вноситься причина додаткової непрацездатності.
• Код зміни. Ця графа заповнюється при необхідності. Наприклад, можуть відбутися зміни причини непрацездатності.

Місце трудової діяльності

Внесення інформації про те, чи є підприємство, де працює пацієнт, його основним місцем або додатковим, здійснюється виключно з його слів. Для цього немає необхідності надавати будь-які довідки та інші документи. Якщо людина працює на декількох підприємствах, то йому видаються листи у всі місця вимоги. У тому бланку, який буде надаватися працівником на підприємство, де він працює за сумісництвом, потрібно вписати і номер документа, який видається для основного місця професійної діяльності.

“Особливі” графи

Вони заповнюються не у всіх випадках. Зокрема, це відноситься до графи “Дата 1”. Вона заповнюється в разі зміни причини непрацездатності. Так, при складанні документа на підставі вагітності, в графу вписується імовірна дата пологів. Пацієнт після лікування також може бути спрямований для відновлення сил в санаторій. В цьому випадку в “особливих” графах вказується його номер путівки, дати початку реабілітації, ОГРН профілакторію.

Догляд за пацієнтом

Якщо лист видається за причини не особистої непрацездатності, а в зв’язку з хворобою дитини або іншої близької людини, то в спеціальних графах вказується в обов’язковому порядку ступінь споріднення. Дана інформація також вписується в закодованому вигляді (коди знаходяться на зворотній стороні бланка). Крім цього, вказується вік людини, за яким буде здійснюватись догляд. Вік дітей, яким немає року, вписується в місяцях. Якщо догляд здійснюється за кількома членами сім’ї, оформлюється кілька лікарняних листів відповідно з кількістю. Всі бланки оформляються однаково, крім даних родичів.

Перебування в стаціонарі

Ця інформація також вказується на бланку. Для цього існує спеціальна графа. В ній проставляється також дата прибуття та виписки. Якщо після цього чоловік був направлений на амбулаторне лікування, то час перебування в стаціонарі і звільнення від роботи будуть різні.

Тривалість непрацездатності

Як правило, вона не перевищує десяти днів. Якщо ж з’явилася необхідність, лікар може продовжити цей термін. Інформація про це вноситься в графу “Звільнення від роботи”. У зв’язку з тим, що в ній передбачено всього 9 осередків, допускаються скорочення. Наприклад, замість “лікар” можна написати “варт. лікар”. Якщо тривалість непрацездатності перевищує 30 днів, то рішення про подальше продовження цього періоду приймає спеціальна комісія. Голова її зазначається у бланку як “голова ВК”. На його розсуд ініціали та прізвище можуть вноситися скорочено або повністю. Внизу вказується число, в яке людина вийде на роботу. Якщо ж пацієнт продовжує лікування, то відомості вносяться в графу “Інше”. В неї вноситься номер наступного лікарняного листа і відповідний код.

Додаткова інформація

В лікарняному листку передбачена графа “Порушення режиму”. Вона заповнюється, відповідно, якщо дане обставина мала місце. У новому бланку ця інформація також кодується. В обов’язковому порядку ці відомості повинні завірятися підписом доктора. Необхідно також вказати дату порушення. На заповненому бланку повинні бути присутніми печатки та штампи. Внизу лікарняного листа лікар ставить свій підпис. На документі повинен бути чіткий відбиток печатки, на якій зазначено назву медустанови. Він може бути круглим, трикутним або спеціальним для даного документа.

Заповнення лікарняного листа роботодавцем

Після проведення перевірки бланк надходить до бухгалтера і співробітникові відділу кадрів на обробку. Вони продовжують його заповнення. У відповідності з вимогами до бланку вноситься необхідна інформація (приклад заповнення лікарняного листа роботодавцем представлений у статті). Зокрема, вказується найменування організації та її ідентифікаційний номер. При цьому назва вписується саме те, яке прийняте у відповідності з наказом. В ідеалі ті дані, які вписує лікар, заповнюючи графу про підприємстві працівника, та інформація, яка вноситься бухгалтером або співробітником відділу кадрів, повинні бути ідентичні. Проте допускаються певні невідповідності. В даному випадку найголовнішим вважається правильне зазначення ідентифікаційного номера.

Інформація про непрацездатному співробітника

Для належної його ідентифікації в обов’язковому порядку заповнюються графи, в яких зазначається його ІПН та СНІЛС. Якщо документ видається внаслідок професійного захворювання або його непрацездатність настала внаслідок виробничої травми, складається Акт за формою Н-1. Графа “Умовні нарахування” обов’язкове для заповнення у разі, якщо мова йде про працівників за строковим договором, пільговиків, інвалідів та тих осіб, хто був відсутній на підприємстві більше 30 днів. Інформація вноситься відповідно кодуванні, наведеною на зворотному боці бланка. Вона, в свою чергу, буде впливати на розмір компенсації по непрацездатності.

Початок діяльності

У графі “Початок роботи” записується дата, з якої згідно з угодою працівник почав працювати на підприємстві. Працівник має право розраховувати на компенсацію навіть у тому випадку, якщо договір був укладений, однак він ще не встиг приступити до виконання своїх обов’язків. У разі надання листка непрацездатності він отримує допомогу, а в графі “Початок роботи” та вказується дата, з якої йому слід приступити до діяльності (у разі анулювання контракту).

Розрахунок компенсації

З особливою увагою слід здійснювати заповнення лікарняного листа з МРОТ. Воно виконується практично також, як і в загальних випадках. Розрахунковий бланк, згідно з яким формуються виплати, необхідно докласти до документа про непрацездатність. Форма складання цього бланка вільна. При розрахунку за МРОТ необхідно врахувати кількість днів у місяці, в якому службовець пішов на лікарняний. “Мінімалка” при цьому поділяється на кількість робочих днів місяця і множиться на тривалість відсутності співробітника. Якщо тривалість непрацездатності від двох і більше місяців, то для кожного з них розмір допомоги встановлюється окремо.

Страхові та нестрахові періоди

У графі “страховий стаж” необхідно точно вказати число місяців і років. Це важливо для подальшого розрахунку компенсації. До нестраховим періодів відносять службу в армії, тимчасове безробіття, період перебування на обліку в центрі зайнятості, навчання. Вони не можуть бути враховані при розрахунку компенсації по непрацездатності. У рядку “належить на період” вказується та ж інформація, що і в графі “звільнення від роботи”, яка заповнюється лікарем.

Виплата

Вона здійснюється за рахунок ФСС і роботодавця. Наймач оплачує лише перші три дні. Весь інший період, в тому числі, протезування, доліковування, карантин і так далі, компенсується фондом ФСС. У бланку розмір допомоги повинен бути вказаний у двох частинах. Перша – та, що оплачує наймач, друга – ФСС. Обидві суми мають бути зазначені з урахуванням ПДФО. У рядку “разом нараховано” проставляється величина за вирахуванням його.

Важливі моменти

Крім того, що всі відомості у бланку листка непрацездатності повинні читатися і достовірні, є ще кілька важливих нюансів, про які слід пам’ятати при заповненні лікарняного листа. Зокрема, не допускається м’яти і складати документ. При внесенні відомостей, записи не повинні виходити за межі полів, відведених для них. Це стосується також і підписів і печаток. Однак якщо такі недоліки присутні, листок непрацездатності не можна визнати недійсним. Компенсаційна виплата в цьому випадку повинна бути зроблена. Печатка (штамп) медичного закладу може вийти за межі відведеного їй поля. Однак при цьому вона не повинна перекривати інші інформаційні графи і відомості до них.