Записка-розрахунок при звільненні. Основні правила оформлення документа

Одним з обов’язкових умов правильного оформлення процесу звільнення є отримання працівником остаточного розрахунку. Це зазначено в статті 84.1 ТК РФ. Щоб згодом не виникало непорозумінь щодо нарахованої суми, попередньо повинна бути складена записка-розрахунок при звільненні. Про самому документі і правила його складання необхідно поговорити більш детально.

Послідовні кроки

Припинення трудових відносин лише на перший погляд здається справою швидким і нескладним. Насправді ця процедура являє собою певний порядок дій, вироблених поетапно і взаємозалежних один з одним. Кожен крок у цьому ланцюжку повинен бути зроблений правильно і вчасно. У випадку зі звільненням з власної ініціативи все починається з заяви працівника. Якщо ж рішення приймає роботодавець, то повинні бути складені відповідні папери. Після цього видається наказ, на підставі якого складається записка-розрахунок при звільненні.

В її оформленні беруть участь працівники двох служб: відділу кадрів і бухгалтерії. Кожен з них по черзі вносить в неї інформацію, яка стосується виконуваних ним обов’язків. Тільки після цього записка-розрахунок при звільненні стає повноцінним документом і набуває законної сили. Вона включає в себе все, що необхідно для проведення остаточного розрахунку з працівником.

Важливі подробиці

Деколи записка-розрахунок при звільненні складається в електронному вигляді. Це дуже зручно і дає можливість в будь-який момент мати під рукою потрібну інформацію. Але виникає питання: чи потрібно друкувати цей документ чи можна залишити його у вихідному вигляді? Закон в цьому випадку не передбачає ніяких конкретних вказівок. Тож рішення треба приймати, виходячи з логіки міркувань з урахуванням усіх наявних аргументів. Звичайно, ніхто не може заборонити фахівцям самостійно вибирати спосіб зберігання документів. Але в даному випадку необхідно врахувати, що на такому бланку з обох сторін мають бути два підписи (кадровика та бухгалтера), які підтверджують, що в ньому написане. Тому звичайний файл з непідтвердженою інформацією не може вважатися дійсним і мати законну силу. Відповідно, краще перенести його на паперовий носій і здати в архів разом з іншими документами, що стосуються оплати праці.

Зміст документа

Як же складається записка-розрахунок при звільненні? Зразок заповнення можна знайти в інструкції, яка зазвичай додається до такого бланку. В принципі, тут немає нічого складного.

Фахівцям залишається тільки заповнити потрібні графи. Першим за справу береться кадровик. Він вказує реквізити працівника, а також табельний номер, посада і структурний підрозділ. Далі необхідно позначити дату, причину та підстави звільнення. Після цього йому залишиться тільки порахувати, скільки днів трудового відпустки та за який період працівник не встиг використати. Потім настає черга бухгалтера. Він виписує всі виплати, що належать за розрахунковий період. Після цього він робить розрахунок середнього заробітку (за день або годину), а потім окремо вираховує грошову суму, належну за невикористану відпустку з урахуванням взятого раніше авансу. Кінцевий результат зводиться в таблицю, а підсумкова сума дублюється прописом. Тут же вказується номер видаткового ордера або платіжної відомості, за якою звільнений працівник повинен буде отримати свої гроші.

Затверджена форма документа

Всі документи, які використовуються для оформлення процедури звільнення працівників, затверджені Держкомстатом Росії в окремій постанові №1 від 5.01.2004 року. Сюди ж відноситься і записка-розрахунок при звільненні. Бланк має певну форму № Т-61, яку потрібно строго дотримуватися. Не обов’язково замовляти стандартну форму в друкарні або іншої організації. В принципі, такий папір можна скласти довільним чином. Головне, щоб вся необхідна інформація була викладена в ній у повному обсязі і певній послідовності. Якщо з лицьовою стороною питань, як правило, не виникає, то оборотна частина бланка іноді викликає труднощі.

Необхідно пам’ятати, що в якості виплат за розрахунковий період необхідно брати ті суми, які зазвичай використовуються при обчисленні середнього заробітку. Кількість календарних днів береться, виходячи із середньомісячної величини. Крім того, необхідно відняти величину належних податків і раніше отриманих авансів. В іншому заповнення бланка не становить особливої праці.

Послідовні дії

Для будь-якого підприємства питання припинення трудових відносин – не рідкість. Люди шукають іншу роботу або роблять необдумані вчинки, порушуючи закон. Ці дії, як правило, призводять до звільнення. У цій ситуації вже не важливо, що стало причиною. У будь-якому випадку для такого працівника повинна бути складена записка-розрахунок при звільненні. Приклад заповнення цього документа, в принципі, можна і не розглядати. Адже в кожному окремо взятому випадку будуть свої особливі обставини.

Головне, треба пам’ятати, що в цьому бланку немає зайвих або непотрібних граф. У кожну з них повинна бути внесена своя інформація, а у разі її відсутності можна поставити прочерк. Наприклад, якщо працівник не має заборгованості перед підприємством або не брав раніше частково трудовий відпустку, то про це обов’язково потрібно зробити позначку. Треба також стежити за дотриманням строків. Дата звільнення повинна відповідати наказу та резолюції на заяві. Цим же числом повинен бути затверджений розрахунок.