Як оформити продовження повноважень директора?

Віктор Кузьмін

1 minute

Багато бізнесменів упускають з виду, що директор підприємства – виборна посада, і рано чи пізно повноваження закінчуються. Тому необхідно або припинити трудові відносини з людиною або продовжити повноваження.

Правовий статус директора

Термін повноважень визначається статутними документами, як правило, він не перевищує 5 років. Поки діють повноваження, директор може здійснювати загальне керівництво, здійснювати всі дії щодо реалізації господарської діяльності. На керівника розповсюджуються не лише норми трудового законодавства, але і корпоративного права. Одночасно така особа є звичайним співробітником, що перебувають у трудових відносинах з підприємством, а з іншого боку він має повноваження, які дають йому право на управління ТОВ. Крім норм права, діяльність керівника регламентується локальними документами:

посадовий інструкцією;
статутом;
положення про керівника ТОВ;
трудовим договором.

Які договори можуть укладатися з керівником

З директором підприємства може полягати дві категорії трудових договорів:

терміновий;
без визначення дати припинення трудових відносин.

Якщо мова йде про терміновий контракт, то дія документа в даному випадку не може перевищувати 5 річного терміну, що закріплено в трудовому законодавстві країни.

Загальні правила продовження повноважень

Природно, якщо мова йде мова про терміновому трудовому контракті, то доведеться пройти процедуру продовження повноважень директора, у разі, якщо після закінчення 5 років підприємство не побажає припинити відносини з керівником.

Найголовніше, про що не слід забувати, – подбає про легітимність керівника необхідно до моменту, поки не закінчиться трудовий договір. В іншому випадку можуть виникнути проблеми, контролюючі органи та банки можуть пред’явити юридичні претензії до ТОВ, а контрагенти дійти до суду і оскаржити укладену угоду.

Крім цього, якщо термін продовження повноважень директора пропустити, то вже доведеться діяти за іншою схемою, спочатку звільняти керівника, а потім знову його приймати на роботу. А це все час і непотрібна паперова тяганина.

Не можна продовжувати повноваження в період відсутності керівника на робочому місці, наприклад, якщо він перебував у відрядженні або хворів.

Етапи продовження легітимності керівника

Дотримання всіх етапів продовження повноважень дозволить максимально швидко пройти процедуру і позбавити підприємство від непотрібних претензій з боку третіх осіб.

Проведення зборів акціонерів

Для продовження повноважень директора доведеться скликати акціонерів, можливо, статутними документами передбачена процедура призначення і зняття, продовження легітимності наглядовою або іншим уповноваженим органом. Простіше кажучи, необхідно перед скликанням зборів переглянути умови статуту.

Якщо в складі ТОВ кілька учасників, то результати досягнутих домовленостей фіксуються в протоколі. Такий документ може засвідчувати у нотаріуса, якщо така процедура передбачена правовстановлюючими документами підприємства.

Загальні вимоги до протоколу:

вказується дата і місце складання;
список присутніх учасників із зазначенням їх часток;
процентне співвідношення голосів і є кворум;
№ документа;
порядок денний (до речі, не рекомендується писати пункт “Різне”, питання, які не зазначені в порядку денному не можуть розглядатися на зборах);
виклад суті збору зборів;
підведення підсумків голосування;
прийняте рішення;
підпис та ПІБ з розшифровкою секретаря і голови зборів.

Протокол продовження повноважень директора, зразок

Протокол № ….

зборів власників ТОВ… назва….

Дата складання, місце

Присутні

ПІБ, володіє … % від СФ, еквівалент в рублях ….

Організаційно-правова форма, найменування, ОКПО, що володіє …% від СФ, еквівалент в рублях …

На зборах були присутні всі учасники ТОВ…

Кворум … %

Інформація про те, визнаються збори правомочними

Підписанти протоколу, ПІБ

Порядок денний:

Про продовження повноважень … посаду … ООО … назва ….

Слухали … ПІБ …

Проголосували:

……

Постановили

Продовжити повноваження … посаду … ПІБ… строком на … років.

Підписанти … ПІБ … підписи …

Протокол наглядової ради

Продовження повноважень генерального директора, зразок засідання наглядової ради:

Протокол № ….

Засідання наглядової ради ТОВ… назва….

Дата, місто складання

Присутні

Голова …. ПІБ…

Члени …. ПІБ ….

ПІБ

Порядок денний:

Про продовження повноважень … посаду … ООО … назва ….

По 1 питанню виступив …. ПІБ …, повідомивши, що … … закінчуються повноваження генерального директора …. ООО … ПІБ…, запропонував продовжити повноваження.

Результати голосування:

…..

Постановили

Продовжити повноваження директора …. ПІБ … строком на … років.

Підписання додаткової угоди з керівником … ООО … доручити члену наглядової ради … ПІБ …

Голова наглядової ради … ПІБ … підпис

Єдиний власник ТОВ

У випадках, коли суспільство має лише одного акціонера, то протокол не складається, а учасник ТОВ виносить рішення.

Загальні вимоги до складання:

як правило, складається такий документ на фірмовому бланку підприємства;
якщо у суспільства власник – юридична особа, то необхідно вказати все ідентифікуючі дані підприємства;
якщо рішення приймається фізичною особою, то його паспортні дані;
рішення не підлягає обов’язковому посвідченню у нотаріуса, але в ідеалі, краще сходити до юриста, щоб надалі у контролюючих органів не виникало питань до складання документа.

Рішення про продовження повноважень директора, зразок:

Рішення № ….

Єдиного учасника ТОВ… назва….

Дата і місце складання

Я, ПІБ…, паспортні дані…, будучи громадянином …., паспортні дані…, місце реєстрації …., код підрозділу…., будучи єдиним учасником ТОВ… назва…

ВИРІШИВ:

Продовжити повноваження … посаду … ООО … назва … на строк … вказується період або прописується «..відповідно до строків, визначених Статутом…»

Єдиний учасник ТОВ … назва …

ПІБ підпис……

печатка підприємства

Наказ по підприємству

Тепер в «гру» вступає відділ персоналу. Необхідно створити спільний наказ по підприємству про продовження повноважень директора. Не обов’язково, щоб цей документ складався фахівцями відділу кадрів, такий він складається працівником, відповідальним за ведення адміністративної документації. Вимоги до наказу загальні, що не мають ніяких особливостей у порівнянні з іншими документами розпорядчого призначення. Складаються на папері формату А4, не на бланку підприємства. Наказ повинен містити такі обов’язкові реквізити:

найменування ТОВ;
дату і місце складання;
порядковий номер;
короткий зміст;
у текстовій частині визначається чітка дата, до якої продовжено повноваження керівника;
посада та ПІБ підписанта документа.

Продовження повноважень директора ТОВ, зразок наказу:

Організаційно-правова форма підприємства …. назву…

Наказ №___

Дата і місце складання

Короткий опис

На підставі протоколу загальних зборів власників, приступаю до посадових обов’язків з … …

Підстави: Рішення або протокол зборів власників ТОВ… назва… №…. Дата.

Посада підписувача

Директор ТОВ…. назву… підпис та ПІБ

Дії відділу персоналів

Якщо з керівником укладено строковий трудовий контракт, то, природно, його слід продовжити на підставі рішення власника юридичної особи. Вся процедура повинна бути проведена до моменту, як закінчиться дія трудового договору. Текст доповнення буде містити інформацію про пролонгацію контракту, а не про продовження повноважень.

Продовження повноважень директора ТОВ, зразок додаткової угоди до трудовим контрактом:

Додаткова угода

до …. договором … контрактом …. назву…

№ дата … …

місце складання дата

ООО … назва…, в особі голови наглядової ради ПІБ…, діючий на підставі рішення наглядової ради ТОВ … назва… №… дата…, з одного боку,

Громадянин … ПІБ… дані посвідчення особи…, з іншого боку,

склали дану додаткову угоду про наступне.

На підставі протоколу про продовження повноважень директора № дата…

1. Продовжити дію цього договору на строк до … років, до … …

або

Пункт …. угоди … … № … викласти в такій редакції:

«Пункт… Дія угоди продовжити до ….».

2. Інші умови вищезазначеного контракту… договору… не порушені цими угодами, залишаються незмінними.

Реквізити сторін

У разі внесення в трудову книжку, про те, що строковий контракт, то в цей же документ доведеться внести зміни про продовження повноважень генерального директора.

У теж час, існує і інша думка, а саме – строковий трудовий контракт не можна продовжити. Суди, які прийняли таку точку зору, дотримуються думки, що слід припинити договір з директором і укласти новий. У такому разі, крім видання наказів про звільнення та прийняття посадової особи, доведеться вносити відповідні записи в трудову книжку.

Однозначно, договір, укладений на безстроковій основі, не вимагає ніяких змін.

Водночас існує й третя думка. Можна підготуватися заздалегідь, і «перетворити» строковий договір безстроковий. А точніше, не попереджати директора про майбутнє звільнення, в обумовлені законодавством та договором терміни. Якщо цього не зробити і не звільнити посадова особа, то договір переходить у категорію безстрокового. Хоча таку схему рекомендують використовувати тільки в крайніх випадках, тобто коли контракт укладено менш, ніж на 5 років.

Повідомлення податкових органів

Щодо повідомлення податкових органів один момент – якщо у виписці з ЕГРЮЛ немає жодних часових обмежень щодо строку повноважень керівника, то ніякі зміни не потрібно вносити. Якщо ж з якихось причин при реєстрації підприємства або внесення змін в реєстраційні дані додали обмеження по терміну дії керівництва, то доведеться повідомити податковий орган про продовження повноважень директора ТОВ. При цьому подати дані в реєстраційний орган необхідно протягом 3 днів з моменту прийняття відповідного рішення.

Повідомлення кредитно-фінансової установи

На практиці, банки досить ретельно стежать за всіма змінами в правовстановлюючих документах всіх клієнтів: як фізичних осіб, так і підприємств. Навіть якщо рішення про продовження повноважень директора не тягне за собою внесення змін у реєстраційні документи, то банк краще повідомити. Такий лист не вимагає дотримання певної форми, але докласти копії підтверджуючих документів необхідно, а саме:

копію протоколу або рішення;
якщо продовження повноважень спричинило за собою внесення змін в ЕГРЮЛ, то прикладається нова виписка;
копія наказу підприємства.

Продовження повноважень директора, зразок складання повідомлення в банк:

Бланк підприємства, з короткими даними

Вихідний №… дата…

Керівнику регіонального відділення

Кредитно-фінансової установи … назва…

Короткий зміст, наприклад:

За договором на банківське обслуговування

№ дата … …

Повідомляємо Вам, що на підставі рішення єдиного учасника ТОВ … назва… №… дата…, повноваження директора … ПІБ… подовжено на строк … дата….

Додатки:

1) Копія рішення від … … №…

Повідомлення контрагентів

При продовженні повноважень керівника зобов’язань повідомляти всіх партнерів і внутрішніх «рухах» не потрібно. Але, якщо є контрагенти, які запитують завжди статутні документи, і прописали обов’язок сторін повідомляти про будь-які зміни в реквізитах і функція керівника в письмовому порядку, то краще написати лист, з додатком копії наказу та/або протоколу рішення, щоб уникнути можливих спірних ситуацій.

Наслідки для ТОВ, якщо не продовжено повноваження

Ні в одному законодавчому акті немає відповідальності за те, що директор здійснював свої функції з управління юридичною особою без продовження своїх повноважень. Тому, де-факто така людина може продовжувати підписувати договори, здійснювати операції з нерухомістю, підписувати платіжні документи. Суди в таких ситуаціях дотримуються точки зору, що поки не буде обраний новий керівник або не продовжено повноваження існуючого, то обмежень для здійснення управління у директора немає.