Як написати пояснювальну записку? Зразок написання пояснювальної записки
Якщо вам коли-небудь знадобиться писати пояснювальну записку, а як показує практика, бувають такі випадки досить часто, то робіть це грамотно і правильно. Не варто недооцінювати цей документ. Серйозний підхід допоможе уникнути подальших непорозумінь та заходів дисциплінарного характеру. У цьому вам допоможе дана стаття. Дізнаємося про те, як написати пояснювальну записку, які бувають види та вимоги, що пред’являються до неї. Крім того, дана інформація буде корисна керівникам та особам, в чию компетенцію входить це питання.
Що таке пояснювальна записка?
В загальному значенні слова під пояснювальною запискою слід розуміти особливу ділову папір, яка складається для дачі пояснень по окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або дає коментар про причини якого-небудь факту, події чи вчинку.
Велика кількість варіацій і різновидів цього документа умовно можна розділити на дві групи.
Види пояснювальних записок
Оформлення пояснювальної записки
Для першого виду документації оформлення в друкованому вигляді є обов’язковою вимогою, для другого припустимо рукописний текст на стандартному аркуші паперу формату А4. Про те, як написати пояснювальну записку і що в ній вказати, повинен знати кожен, тому що на практиці це зустрічається дуже часто. Яким би зразковим співробітником ви не були, ситуації бувають різні, і від них ніхто не застрахований. В структуру пояснювальної записки включає наступні обов’язкові для вказівки елементи:
- реквізити адресата;
- найменування документа, зазначення виду;
- заголовок тексту (починається з прийменника «Про…»);
- основний текст;
- дата написання документа;
- особистий підпис.
Пояснювальна записка (зразок наведено нижче) у змістовній частині повинна відображати об’єктивні дані про події та конкретних фактах, давати чіткі пояснення. Основний текст відображає особисту позицію співробітника в ситуації, його ставлення до вчиненого проступку і наслідків. Якщо працівник визнає свою провину у вчиненні проступку, то він може це відобразити в змістовній частині, вказавши на своє каяття у скоєному, і дати обіцянку більше не повторювати цього в майбутньому. Якщо ж він вважає себе невинним, тобто можливість висловити свою точку зору і надати свої доводи і докази.
Підводячи підсумок, можна сказати, що пояснювальна записка – приклад того, як може себе убезпечити співробітник при наявності спірної ситуації. Його пояснення по суті сприяють об’єктивному оцінюванню роботодавцем певного факту і дозволяють виявити всі обставини зробленого проступку, а у разі необхідності вибрати справедливу міру дисциплінарного стягнення.
Повідомлення працівника про надання пояснення
Як вже було згадано, роботодавець зобов’язаний запитати у свого працівника письмове пояснення до застосування дисциплінарного стягнення (ст. 193 ТК РФ). Крім того, встановлено строки, в які має бути дано пояснення – два робочих дні. Ґрунтуючись на тому, що законодавцем відводиться певний час, роботодавець повинен зафіксувати документально дату, коли він попросив свого співробітника надати записку. Обов’язкової вимоги про це немає, однак з практичної точки зору такий документ буде незайвим. По-перше, це відправна дата, а по-друге, документальне підтвердження того, що права працівника не були порушені. Нижче наводимо приклад, щоб було зрозуміло, що повинно бути в ньому зазначено і як написати. Пояснювальну записку запрошують на бланку листа з підписом представника роботодавця, в компетенції якого виносити дисциплінарні стягнення. Як правило, це керівник або особа, якій делеговані ці повноваження.
Приклад повідомлення
Заступник головного лікаря
Кукушкину Р. Р.
Про надання письмового пояснення
У зв’язку з неналежним виконанням Вами трудових обов’язків, які виразилися у відсутності на робочому місці в період з 21.12.14 за 23.12.14, прошу Вас надати письмове пояснення за даним фактом у відділ кадрів до 18:00 годин 26.01.2014.
Головний лікар (підпис) Сорокін П. П.
Повідомлення отримав 24.01.2014
Заступник головного лікаря (підпис) Кукушкін Р. Р.
Цілком може виникнути ситуація, коли працівник відмовляється отримувати і підписувати такий документ, а пояснювальна записка на роботу при цьому пишеться з запізненням, коли вже неможливо застосувати міру дисциплінарного стягнення і вийшли всі терміни. В цьому випадку може бути наступний вихід – вручати повідомлення комісією, тобто в присутності безпосереднього керівника, представника профспілки, юрисконсульта організації та інших зацікавлених осіб. Якщо пішов відмову, то варто скласти акт за підписами всіх, хто був присутній. Таким способом ви підтвердите дотримання положень ст. 193 ТК РФ.
Пояснювальна записка (зразок) на роботу: приклад № 1
Найбільш часто зустрічаються ситуації пов’язані з прогулами або запізненнями на роботу.
Командиру військової частини 65487
Полковнику Сидорову С. С.
Від службовця МО РФ, діловода
Волкова Н. Л.
Пояснювальна записка
Про запізнення на роботу 16 травня 2014 року
Я, Волков Роман Львович, 16 травня 2014 року запізнився на роботу на 4 години. По суті ситуації можу пояснити наступне. Сьогодні вранці, під час мого прямування на роботу на власному автомобілі, я став свідком ДТП. У зв’язку з цим був змушений давати свідчення співробітникам ГИБДД. Це зайняло досить багато часу. Додаю копію протоколу в якості доказу і підтверджує записку інспектора ДІБДР Орлова П. П.
16 травня 2014 року (підпис) Волков Р. Л.
Приклад № 2
Директору магазину «Парус»
Малініної М. М.
Від завідуючого складом
Смородинцевой С. С.
Пояснювальна записка
Про запізнення на роботу 30 грудня 2014 року
Я, Смородинцева Софія Семенівна, 30 грудня 2014 року запізнилася на роботу на 2 години. Справа в тому, що напередодні я купила нові годинник з будильником. Не до кінця розібравшись з механізмом, що я неправильно встановила таймер і проспала на одну годину. Усвідомлюю свою помилку. Обіцяю, що надалі такого більше не повториться.
30 грудня 2014 року (підпис) Смородинцева С. С.
Пояснювальна записка про помилку: приклад
Даний вид документа теж зустрічається досить часто. Помилки можуть бути різного роду, що стосуються практичної діяльності, оформлення документації і т. д. В даному випадку розглянута ситуація з невиконанням плану роботи.
Директору ТОВ «Багато грошей»
Монеткиной Л. Д.
Від головного спеціаліста Бумажкиной Р. М.
Пояснювальна записка
Про невиконання плану за вересень 2014 року
Я, Монеткина Людмила Денисівна, проаналізувавши ситуацію, пов’язану з невиконанням плану по укладенню кредитних договорів, пояснюю наступне. Проблема пов’язана з нестачею працівників, так як за місяць були звільнені два фахівця, на заміну їм нікого не взяли. Двоє працівників з обсягом роботи не справляються, хоча і працюють понад норму.
15 жовтня 2014 року (підпис) Монеткина Л. Д.
Складання акта про неподання співробітником пояснювальної записки
Якщо після закінчення встановленого строку пояснювальна записка (приклад вище) не була надана співробітником, то відповідно до зазначеної статтею ТК РФ роботодавець повинен скласти спеціальний акт. Правда, законодавець не вказує, хто конкретно з працівників повинен це зробити, в які строки потрібно ознайомити з ним працівника. Це визначається на рівні організації з урахуванням правил діловодства. Акт складається при участі групи осіб і підтверджує встановлені ними події чи факти. Тому складати його необхідно колегіально, доцільно залучити тих співробітників, що були присутні при вручення працівникові повідомлення про вимогу надати пояснювальну записку. Пишеться він на загальному бланку і може мати вигляд, представлений нижче.
Зразок акта
АКТ
10.07.2014
Про ненадання працівником письмового пояснення у зв’язку з вчиненням дисциплінарного проступку
Мною, начальником відділу кадрів Королевою Е. Е., в присутності головного бухгалтера Іванової Н.Н. і економіста Пєвцова Р. В. складено цей акт про нижченаведене:
06.07.2014 бухгалтера Петрової В. І. було запропоновано у відповідності зі ст. 193 ТК РФ надати 09.07.2014 письмове пояснення з приводу вчиненого нею дисциплінарного проступку, що проявлялося у відсутності на робочому місці протягом 6 годин поспіль. Петрова В. І. у встановлений строк цього не зробила, сказавши, що вже давала усне пояснення і більше писати нічого не збирається.
Цей акт складено у двох примірниках.
/підпис/ Королева Е. Е.
/підпис/ Іванова Н.Н.
/підпис/ Співаків Р. В.
Примірник акта отримав:
/підпис/ Петрова В. І.
Не варто розцінювати відмову від написання пояснювальної записки в якості нового дисциплінарного проступку, адже це виключне право працівника, а не обов’язок. І цим актом роботодавець лише підтверджує те, що всі норми закону були дотримані.
Відмінність пояснювальної записки від доповідної та службової
Не варто плутати ці три поняття. З першим ми вже розібралися. Знаючи про те, як написати пояснювальну записку, ви легко зможете впоратися з рештою. Скажемо про них коротко. Доповідна записка носить зворотний характер. Мета її написання – це поставити до відома керівництво про обстановці, що склалася, ситуації, факти, що мали місце бути, тобто мотивувати до якихось дій.
Службова записка передбачає передачу певної інформації щодо горизонтальної гілки управління, тобто від одного керівника до іншого, співробітника одного відділу до працівнику іншого і т. д. Як правило, вони стосуються матеріально-технічних, організаційних, господарських та інших питань. По суті, це ділове листування.
Те, як писати пояснювальну записку (зразок або приклад), легко можна знайти в мережі. Не існує єдиного бланка, однак є певні вимоги, на які ми вказали. Ви можете без труднощів використовувати і переробляти наведені приклади «під себе».
