Як написати пояснювальну записку? Зразок написання пояснювальної записки

Оформлення пояснювальної записки

Для першого виду документації оформлення в друкованому вигляді є обов’язковою вимогою, для другого припустимо рукописний текст на стандартному аркуші паперу формату А4. Про те, як написати пояснювальну записку і що в ній вказати, повинен знати кожен, тому що на практиці це зустрічається дуже часто. Яким би зразковим співробітником ви не були, ситуації бувають різні, і від них ніхто не застрахований. В структуру пояснювальної записки включає наступні обов’язкові для вказівки елементи:

• реквізити адресата;
• найменування документа, зазначення виду;
• заголовок тексту (починається з прийменника «Про…»);
• основний текст;
• дата написання документа;
• особистий підпис.

Пояснювальна записка (зразок наведено нижче) у змістовній частині повинна відображати об’єктивні дані про події та конкретних фактах, давати чіткі пояснення. Основний текст відображає особисту позицію співробітника в ситуації, його ставлення до вчиненого проступку і наслідків. Якщо працівник визнає свою провину у вчиненні проступку, то він може це відобразити в змістовній частині, вказавши на своє каяття у скоєному, і дати обіцянку більше не повторювати цього в майбутньому. Якщо ж він вважає себе невинним, тобто можливість висловити свою точку зору і надати свої доводи і докази.

Підводячи підсумок, можна сказати, що пояснювальна записка – приклад того, як може себе убезпечити співробітник при наявності спірної ситуації. Його пояснення по суті сприяють об’єктивному оцінюванню роботодавцем певного факту і дозволяють виявити всі обставини зробленого проступку, а у разі необхідності вибрати справедливу міру дисциплінарного стягнення.