Вкладиші в трудову книжку: правила оформлення

Про те, що таке вкладиші в трудову книжку, не всі знають. Правду сказати, далеко не кожній людині ці відомості. Але якщо хто-небудь зіткнеться з отриманням такого документа, то слід мати загальне уявлення про те, що це таке і для чого потрібно. Ймовірно, вкладиші в трудову книжку особисто ви отримаєте років через десять. Але і тоді їх актуальності не втратить сили. Звідки така впевненість? Давайте розбиратися.

Для чого потрібен вкладиш?

У трудовій книжці робляться спеціальні офіційні записи. Вони розкажуть фахівця про те, в яких організаціях власник трудився, тобто платив податки. Дані дуже важливі. Адже пенсійне зміст нараховується і виплачується, виходячи зі стажу людини. За великим рахунком має значення його участь у будівництві держави. Кожен громадянин, якщо його обов’язки не говорять іншого, країні віддає податки. А їх виплачує підприємство, де він працює. Але нині такі часи, що люди часто міняють роботу.

Підприємство збанкрутує, то інше місце запропонують, краще. І кадровик в кожній новій організації робить свої записи, що підтверджують прийом і звільнення. Тому місця в книжці не вистачає. Крім того, в ній є спеціальний розділ, де записуються відомості про нагороди. Деякі громадяни можуть їх отримати стільки, що місце теж кінчається. Щоб не заводити нового документа, придумали вкладиші в трудову книжку. Це спеціальний бланк, вид якого відповідає прототипу. Він є продовженням того розділу трудової книжки, де скінчилося місце. Там роблять відповідні записи.

Деякі особливості використання

Знаєте, з даним документом виникають усілякі непорозуміння в основному через незнання. Інший раз шахраї використовують його, щоб обдурити державу. Справа в тому, що кадровик повинен знати, як використовувати вкладиш до трудової книжки, як оформити. Зразок міститься в спеціалізованих внутрішніх документах. Не можна, наприклад, роздрукувати бланк з інтернету. Він не буде вважатися дійсним. Саму форму знайти дуже просто. Вона не секретна. Але вкласти її в трудову книжку і робити там записи суворо заборонено.

Вкладиші в трудову книжку – це особливий бланк встановленого зразка, захищений від підробки. Кожному присвоєно номер, який реєструється в журналі. Адміністрація підприємства зобов’язана створити умови для того, щоб будь-яка людина міг підтвердити факт вклеювання вкладиша. Тобто всі документи, пов’язані з веденням трудових книжок, згідно з номенклатурою справ зберігаються не менше сімдесяти п’яти років. Якщо підприємство ліквідується, папери надходять в архів. Працівник в будь-який момент повинен отримати всю інформацію про свій стаж. За це відповідає, або адміністрація підприємств, або державні органи. Справа непроста. Тому не можна просто так взяти і завести собі вкладиш до трудової книжки.

Як оформити? Зразок

Перейдемо до практики кадрового діловодства. Багато роботяги вважають, що в конторі тільки ледарі сидять. Цілий день в комп’ютер дивляться і нічого не роблять. Хибна думка. Людина, що займається кадровою роботою, несе величезну відповідальність. Від нього в прямому сенсі залежать долі людей. Що робити працівнику, якщо місця в трудовій книжці не залишилося? Повірте, нічого! За вас все зробить кадровик. Він стежить за документами, поки ви працюєте на підприємстві. Закінчилися сторінки, сам документ доповнить спеціальним бланком. Робиться це так. Бланки всі номерні. Кадровик в реєстраційному журналі робить запис про те, що працівнику Іванову В. П. видано вкладиш. Далі зазначаються його реквізити. Тобто вписується номер вкладиша до трудової книжки. З цього моменту документ стає персональним. Його неможливо передати іншій людині. У ньому продовжують писати те, що належить за законодавством. Запис про видачу бланка буде мати такий вигляд:

• № п. п 15.02.2016; Іванов Ігор Петрович; серія, номер бланка; посада; структурний підрозділ; реквізити наказу про прийом на роботу.

Чим відрізняються вкладиш і трудова книжка?

Зразок документа слід уважно вивчити. Насправді вкладиші мають ті ж графи, що і первинний документ. Це і зрозуміло. Адже вони, по суті, його продовження. У ньому містяться графи: порядковий номер, дата, запис, реквізити документа, на підставі якого вона зроблена. Заповнюються вкладиші точно так само, як і первинний документ. Відповідальність за нелегітимність записів та ж, що і при оформленні трудової книжки. Варто знати, що законодавством передбачено штрафи за помилки та шахрайство з цими документами. Виявити їх можуть спеціалізовані або правоохоронні органи. А у працівника з нелегітимним вкладишем виникне ціла купа проблем, коли він захоче оформити пенсію. Доведеться доводити, що дійсно працював на підприємстві і платив податки.

Правила оформлення

Щоб не отримати покарання, необхідно знати, що і як робити. Первинне заповнення вкладиша трудової книжки проводиться точно так само, як і нового документа. На бланку зазначаються персональні дані працівника, реквізити організації. Його вшивають в трудову книжку, на першій сторінці якої робиться відмітка. Необхідно поставити штамп «виданий вкладиш», нижче фіксується дата, коли це було зроблено, і реквізити. Вона повинна відповідати даним, занесеним в журнал реєстрації. У нас виходить подвійна трудова книжка. Зразок:

• Штамп «виданий вкладиш».
• 12.04.2016 р.
• Серія, №.

Рекомендації кадровику

Досвідчені співробітники радять уважно ставитися до заповнення особистих документів працівників. Спочатку необхідно заповнити вкладиш, строго у відповідності з особистою справою. В персональних даних не можна допускати описок. Тільки після цього робіть запис на титульному аркуші трудової книжки. Звірте кілька разів правильність написання серії та номера додатка. Потім працюйте з журналом реєстрації. Такий порядок обумовлений тим, що помилка у першому документі виправляється простіше, ніж в інших. Зіпсований вкладиш списується спеціальним актом. А якщо наплутали в дійсній трудовій книжці, то доведеться складати цілий ряд документів, які фіксують помилку. Тобто нову папір поміняєте, а вже використовується бланк довести до пуття буде складніше. Облік вкладиша до трудової книжки теж вимагає уважності. Від чіткості записів у журналі буде згодом залежати пенсія співробітників. Пам’ятайте, що у випадку серйозної помилки час роботи на підприємстві просто не включать у стаж. Людина постраждає. Може і до суду звернутись.

Як змінити дані?

На практиці доводиться стикатися з тим, що жінки виходять заміж. Вони при цьому, як правило, змінюють прізвище. Якщо до кадровику надійшов документ, що підтверджує це, то необхідно виправити дані трудової книжки і вкладиші. Робиться це так. Перекреслюється стара прізвище, однією чіткою лінією. Зверху вносяться нові дані. А на обкладинці (всередині) зазначаються реквізити наказу, на підставі якого внесено зміни, печатка підприємства та підпис відповідальної особи. Те ж саме роблять і з вкладишем. Потрібно закреслити чітко стару прізвище та внести нову. Інші дані змінюються в тому ж порядку. Зверніть увагу, що для цього необхідний відповідний наказ.

Висновок

Як і трудова книжка, вкладиш є важливим документом. До нього слід ставитися дбайливо і уважно. Не тільки кадровик, але й сам працівник повинен розуміти цінність документа, контролювати правильність його заповнення і використання.