Види документів та їх класифікація

У різних сферах діяльності громадян і юросіб використовуються ті чи інші види документів. Складання, зберігання, обіг та використання паперів є предметом вивчення такої дисципліни, як діловодство. Розглянемо, які існують види документів.

Діловодство: загальні відомості

Документаційне забезпечення являє собою особливий напрямок діяльності, що складається в оформленні, складанні, зберіганні та обробці документів. Від того, як виглядає папір та інформація в ній, як здійснюється організація роботи з нею, багато в чому буде залежати правильність і своєчасність прийняття важливого управлінського рішення. Документація відображає і враховує діяльність компаній, підприємств, фірм. У зв’язку з цим діловодство передбачено законодавством. При проведенні перевірок ревізії перш за все піддаються ті папери, в яких зафіксована діяльність підприємства.

Основні напрямки діловодства

На сучасному етапі в дану діяльність входять:

• Забезпечення правильного і своєчасного створення необхідних паперів.
• Організація роботи з актами (передача, отримання, облік, оброблення, зберігання, контроль, систематизація, реєстрація, знищення, підготовка до здачі в архів).

Регламентація технології діловодства здійснюється в декількох напрямках:

• Стандартизація.
• Законодавче регулювання.
• Розробка нормативно-методичних та правових актів загальнодержавного дії.

Для організації та ведення діловодства необхідні професійні знання та спеціальні навички. У цьому зв’язку для здійснення цієї роботи в установах і на підприємствах формуються відповідні підрозділи (відділи, служби). В невеликих компаніях діловодством займаються секретарі, уповноважені керівником працівники несуть відповідальність за стан паперів підприємства. Для кожної групи документів повинно бути передбачено певне місце. Як правило, вони зберігаються у вогнетривких шафах. За неналежне ведення документації до посадових осіб можуть бути застосовані дисциплінарні стягнення.