Види документів та їх класифікація

Віктор Кузьмін
1 minute

У різних сферах діяльності громадян і юросіб використовуються ті чи інші види документів. Складання, зберігання, обіг та використання паперів є предметом вивчення такої дисципліни, як діловодство. Розглянемо, які існують види документів.

Діловодство: загальні відомості

Документаційне забезпечення являє собою особливий напрямок діяльності, що складається в оформленні, складанні, зберіганні та обробці документів. Від того, як виглядає папір та інформація в ній, як здійснюється організація роботи з нею, багато в чому буде залежати правильність і своєчасність прийняття важливого управлінського рішення. Документація відображає і враховує діяльність компаній, підприємств, фірм. У зв’язку з цим діловодство передбачено законодавством. При проведенні перевірок ревізії перш за все піддаються ті папери, в яких зафіксована діяльність підприємства.

Основні напрямки діловодства

На сучасному етапі в дану діяльність входять:

  • Забезпечення правильного і своєчасного створення необхідних паперів.
  • Організація роботи з актами (передача, отримання, облік, оброблення, зберігання, контроль, систематизація, реєстрація, знищення, підготовка до здачі в архів).

Регламентація технології діловодства здійснюється в декількох напрямках:

  • Стандартизація.
  • Законодавче регулювання.
  • Розробка нормативно-методичних та правових актів загальнодержавного дії.

Для організації та ведення діловодства необхідні професійні знання та спеціальні навички. У цьому зв’язку для здійснення цієї роботи в установах і на підприємствах формуються відповідні підрозділи (відділи, служби). В невеликих компаніях діловодством займаються секретарі, уповноважені керівником працівники несуть відповідальність за стан паперів підприємства. Для кожної групи документів повинно бути передбачено певне місце. Як правило, вони зберігаються у вогнетривких шафах. За неналежне ведення документації до посадових осіб можуть бути застосовані дисциплінарні стягнення.

Законодавча база

ФЗ, що регламентує інформацію та її захист, закріплено обов’язковість документувати дані та встановлено ряд базових визначень. Даний нормативний акт також врегулював відносини, які виникають при створенні та подальшому застосуванні інформаційних технологій. Обов’язковість документування наказується та іншими законами. Зокрема, ЦК визначає правові основи діяльності юридичних осіб та порядок діловодства для них. В ПК встановлено типові податкові документи. З їх допомогою ведеться облік комерційної діяльності компаній та фізичних осіб, своєчасності відрахування зборів в бюджет. У законі також встановлено зразки документів. Так, у ЦК передбачені вимоги до складу установчих договорів, статутів, доручень і так далі. В нормативних актах встановлюються форми документів, які пересилаються різними способами (поштою, факсом, через Інтернет).

Документи Росії

Адміністративна система діловодства включає в себе багаторівневу класифікацію. Виділяють такі основні види документів:

  • Організаційно-розпорядчі. У цю категорію відносять протоколи, рішення, статути, накази, інструкції, положення.
  • Довідково-інформаційні. У цю групу включені акти, довідки, телеграми, доповідні записки, листи і так далі.
  • По особовому складу. В цій категорії знаходяться трудові книжки, заяви, договори, характеристики, накази та інше.

    • Також виділяють такі форми документів, як:

    • Трафаретні.
    • Індивідуальні.
    • Типові (зразки документів).

    Інша класифікація

    Залежно від змісту папери можуть бути простими або складними. У відповідності з походженням виділяють особисті та офіційні, за місцем прийняття – зовнішні і внутрішні. Розрізняються види документів за термінами зберігання: постійно, більше і менше десяти років. Залежно від гласності, папери можуть бути неважливі і секретні (сов. таємні, конфіденційні). Виділяють види документів за методом фіксації: звукові, графічні, машино – і рукописні, фотокиноматериалы.

    Папери також можуть бути строковими або нетерміновими. У відповідності зі стадіями виділяють виписки, нотатки, оригінали (оригінали), копії. В окрему категорію виділяють державні документи. За чинним законодавством уповноважені органи видають інструкції, вказівки, накази, постанови, розпорядження, рішення, укази.

    Первинні документи

    До них відносять папери, в яких містяться вихідні відомості, отримані в ході розробок, дослідження, спостереження та іншої діяльності людини. Первинні документи до бухгалтерії складаються при здійсненні господарських операцій. Вони виступають в якості свідоцтв про сталися факти. До вихідних документів відносять, наприклад, акти, довідки, ордери, накладні і так далі. Для більшості з них затверджені уніфіковані бланки. Наприклад, встановлено особливі форми паперів обліку основних засобів, торгових операцій, праці, грошових розрахунків. У тому випадку, якщо уніфікована форма для якого-небудь документа відсутня, на підприємстві розробляється свій бланк. Однак у будь-якому випадку в ньому повинні бути такі реквізити:

  • Найменування.
  • Дата складання.
  • Назва організації.
  • Суть госп. операції.
  • Вимірники.
  • Список відповідальних працівників.
  • Особисті підписи уповноважених осіб.

    • Діловодство підприємства

    За вказівкою керівників компанії та ініціативи начальників підрозділів розробляються різні положення. Дана група документів включає в себе індивідуальні та типові акти. Зміст перших стосується управлінських підрозділів, цехів, відділів, включених в організаційну структуру підприємства. Типові документи стосуються цехів основного виробництва. Проект положення складається виконавцем, погоджується з юридичним відділом організації. У разі виникнення зауважень або заперечень їх викладають окремим документом або на другому екземплярі. Основним розпорядчим актом на підприємстві виступає наказ керівника. За допомогою цього документа може бути оформлено порядок діяльності організації, доручення і рішення, різного роду заходи, результати ревізій, підсумки роботи і так далі.

    Доповідна записка представляє собою папір, в якій викладається якої-небудь питання або факт, пропозиція або висновок. Вона може направлятися керівнику підприємства або вищестоящої організації. Службова записка – це різновид листа, одна з форм внутрішнього листування на підприємстві. Її направляють із структурних підрозділів будь-якому адресату організації, за винятком прямого керівництва. Службова записка може бути спрямована і конкретно яким-або посадовою особою підприємства. Ці документи мають звітним, ініціативним або інформаційним характером. Пояснювальна записка – папір, що пояснює зміст конкретних положень основного акта (звіту, програми, плану) або пояснює причини порушення дисципліни або невиконання доручення.

    Інструкції

    Ці документи поділяються на дві групи. Вхідні в першу категорію регламентують порядок виконання певного процесу, в якому беруть участь підрозділи, посадові особи і так далі. Посадові інструкції визначають обов’язки, права, функції і відповідальність конкретних працівників. Ці документи можуть роз’яснювати порядок, згідно з яким необхідно виконувати приписи законів і розпоряджень (наказів, постанов і так далі). Посадові інструкції можуть бути постійного або певного терміну дії. Безстрокові документи, тим не менш, підлягають перегляду та перевірки раз у 3-5 років.