Списання безнадійної дебіторської заборгованості – проводки. Документи для списання безнадійної дебіторської заборгованості

Списання безнадійної дебіторської заборгованості – невід’ємна частина роботи підприємства. Погано те, що не завжди такі борги визнають безнадійними, після чого з’являється можливість їх списання. Щоб зрозуміти, про що йдеться спочатку роз’яснимо, що таке дебіторська заборгованість.

Визначення

Дебіторська заборгованість — сума боргу, яка належить компанії, підприємству або фірмі від інших компаній, підприємств, фірм або громадян, які є боржниками і це відповідає російським і міжнародним стандартам з бухгалтерського обліку.

Дебіторська заборгованість буває прострочена і нормальна. Прострочена, в свою чергу, ділиться на безнадійну і сумнівну. За законом сумнівний борг — борг перед організацією, який виник під час виконання зобов’язань за договором, не сплачений у строк, прописаний в договорі і не має забезпечення.

Безнадійний борг — це борг, у якого минув строк позовної давності, а також заборгованості, не підлягають стягненню. Борг визнається безнадійним тільки на підставі акта спеціального органу або після ліквідації дебітора.

Коли виникає заборгованість?

Підставами для виникнення такої заборгованості є:

Банкрутство або ліквідацію боржника.

Строк позовної давності закінчився, сума не узгоджена з дебітором.

Порядок дій для списання заборгованості

Після того як борг був виявлений, необхідно задуматися про списання безнадійної дебіторської заборгованості. Спочатку проблему намагаються вирішити за допомогою претензій, якщо це не допомогло, то в хід йдуть судові позови.

Коли після того, як закінчився строк позовної давності, борги не закриті або боржник ліквідував своє підприємство, з положення можна вийти тільки з допомогою списання безнадійної дебіторської заборгованості.

Згідно з Цивільним кодексом (стаття 196), щоб можна було списати заборгованість повинна пройти позовна давність у три роки.

Списання безнадійної дебіторської заборгованості у бухгалтерів відбувається за допомогою списування за підсумком інвентаризації боргів, наказу керівництва або письмових заяв.

Інвентаризація боргів проводиться за Методичними вказівками для інвентаризації зобов’язань та майна. За результатами заходу складають інвентаризаційний акт формою ИВН-17. Крім того, необхідно скласти зведену довідку, в якій записують:

• реквізити та назва боржника;
• дату виникнення боргу та його суму;
• інформацію з первинних документів, які підтверджують борг;
• документи, які містять інформацію про те, що були спроби повернути борг.

До всього іншого, в акті повинні бути відображені суми боргу, неузгоджені і погоджені з контрагентами. Тільки спираючись на дану довідку, керівник підприємства може підписати наказ про списання боргу.

Підстави для списання

Щоб списати як безнадійний борг, так і будь-який інший необхідно мати підстави. Вони повинні бути підкріплені необхідними документами.

Згідно з Податковим кодексом до таких підстав відносяться:

• ліквідація боржника;
• кінець строку позовної давності;
• неможливість стягнення.

Щоб розлучитися з боргом компанія повинна оформити документи для списання безнадійної дебіторської заборгованості.

Це такі документи:

Акт інвентаризації взаємних розрахунків з боржниками за формою ІНВ-17.

Якщо борг неможливо стягнути, то необхідно надати постанову судового пристава про те, що виробництво припинено.

Виписка з державного реєстру юридичних осіб, в якій є запис про те, що процедура ліквідації підприємства завершена. Це у разі якщо контрагент ліквідовано.

Наказ керівництва про те, що потрібно списати заборгованість. Документ заснований на інших наданих паперах.

Важливо пам’ятати, що неможливо списати безнадійну до стягнення дебіторську заборгованість, якщо у боржника відсутнє майно. Такий борг протягом 5 років утримують із-за можливої зміни фінансового стану боржника.

Позовна давність

Перше, що визначається перед проведенням списання заборгованості — позовна давність, точніше, її строк. Початком цього строку вважається момент, коли фірма або компанія встановила той факт, що її права були порушені. Прекрасно підійде той день, з якого пішло тимчасове порушення виплат грошей за послуги або товари, надані згідно з договором. Але правову давність можна перервати. Підставами для цього будуть:

• звернення до суду з позовом на боржника;
• дебітор діє так, що борг автоматично визнається.

Прикладом останнього підстави може служити погашення частини боргу, підписання акта згортки, прохання про відстрочку виплат.

Як списати заборгованість в бухгалтерському обліку?

Після інвентаризації оформлюються її результати, і виявляється сумнівна та безнадійна дебіторська заборгованість, у якій термін давності минув.

Документи, які можуть підтвердити наявність боргу і термін давності, що минув:

Документи і договір про оплату до нього.

Папери, які підтверджують надані послуги або поставку (накладні, акти).

Якщо на руках є акт звірки, то його теж необхідно надати.

Офіційна переписка двох сторін, яка підтверджує факт того, що претензії щодо повернення грошей були. Копії листів потрібно підкріпити за допомогою документа, який вказує на те, що боржник одержував листи. Таким документом може бути повідомлення про вручення.

Необхідно пам’ятати, що якщо є акт звірки на конкретну дату, то термін обчислюється заново.

Для того щоб була можливість списати дебіторську заборгованість потрібно володіти доказами того, що борг списати немає можливості. Для цього оформляється судовий позов до контрагента, до якого прикладають акт про нереальність стягнення та постанову. У свою чергу, в цьому акті сказано, що виробництво справи завершено.

Для підтвердження розміру заборгованості необхідно пред’явити всі договори з боржником, а також акти передачі та прийому товару і накладні. Крім того, повинні бути надані інші документи, які підтверджують те, що борг в дійсності є і його суму. До речі, термін зберігання паперів, які підтверджують те, що списання заборгованості відбулося обґрунтовано — 5 років для бухобліку і 4 роки для податкового обліку. Цей термін відраховують після того, як весь борг був списаний. Для того щоб згодом не було плутанини в документах, такі папери треба зберігати в окремому місці до закінчення їх терміну.

Такий вид заборгованості можна врахувати на рахунках 73, 60, 76, 62 разом з ПДВ. Коли він списується на інші витрати ПДВ, нарахований на товари і послуги, теж враховується.

Списання безнадійної дебіторської заборгованості при УСН проводять в бухгалтерському обліку таким чином:

Дебет рахунку 63 кредит рахунків 60, 70, 62, 71, 76, 73. Списується тільки та заборгованість, яка з простроченим терміном давності. Цей же принцип працює і для списання боргу, який немає можливості стягнути.

Дебет рахунку 007. Тут відображається та заборгованість, яку немає можливості стягнути, тому її списують.

На рахунку 007 потрібно вести відособлений облік на кожного боржника, який не виконав своїх зобов’язань. Ще окремо обліковують кожну заборгованість, яку списують в збиток. Коли на одного боржника доводиться і кредиторська і дебіторська заборгованість, спочатку проводять взаємний розрахунок.

І тільки коли з обліку безнадійна дебіторська заборгованість ніяк не може бути перекрита кредиторською, її відносять до збитків. Це потрібно для того, щоб уникнути зайвих податкових ризиків. У разі якщо у фірмі відсутня фінансовий резерв на сумнівні борги, то обов’язок перекладається на рахунок “Інші витрати”.

Як списати заборгованість у податковому обліку?

Відповідно до статті 226 Податкового кодексу Російської Федерації якщо є резерв для сумнівних боргів у фірмі, то саме з нього списують борги, які не можна стягнути. Однак у випадку недостатнього розміру резерву залишився борг включають у позареалізаційні витрати.

Коли в фірмі відсутній резерв для закриття боргів, всі збитки включають у позареалізаційні витрати. Як би те ні було, але під сума списання боргу разом з ПДВ зменшує прибуток, який підлягає оподаткуванню. Якщо вироблено правильне списання безнадійної дебіторської заборгованості у податковому обліку, то фірма може зробити менше податкове навантаження в певний період.

Такі витрати треба визнати і відобразити у звітах, коли строк давності позовної заяви закінчився або припинили виконавче провадження та заборгованість визнали нереальною до стягнення. У разі ліквідації борги боржника визнаються безнадійними в той час, коли боржника офіційно виключили з Єдиного реєстру.

Врахування ПДВ для списання заборгованості

У податковій звітності порядок списання безнадійної дебіторської заборгованості необхідно доповнити наступною інформацією: відстрочені розрахунки з ПДВ — поточні розрахунки за ПДВ.

Коли в фірмі є резерв сумнівних платежів, всі борги, які в цей резерв входять мають класифікацію як позареалізаційні витрати. З цих видатків немає нарахування ПДВ до кінця кварталу. У квартальному кінці зіставляють суму (за актом інвентаризації) безнадійного боргу і резервну суму. Якщо остання покриває заборгованості, то це говорить про те, що не всі борги у підприємства не підлягають поверненню, а значить, за них треба платити ПДВ. Коли загальна сума боргів перевищила резерв, віднімається сума переплати з оподатковуваної бази. Відрахування спирається на дані акта звірки.

На підприємствах, де резерви відсутні, бухгалтерія зобов’язана проводити процедуру щомісяця. Якщо вже чесно, то списання і визнання безнадійності дебіторської заборгованості необов’язково повинно відбуватися до кінця дії строку давності. Просто під час підходу до закінчення строків доведеться в терміновому порядку протягом місяця виводити збитки та списувати їх.

Для чого взагалі списувати заборгованість?

Справа в тому, що поточна дебіторська заборгованість враховується в загальному рахунку компанії. Це випливає в великі податки. Міфічні гроші не дають правильно оформляти звіти з фінансів, так щоб залишатися в балансі.

Саме тому і списують заборгованості, адже іншого способу позбавитися від непомірних податків немає. Але знову ж списати заборгованість можна в разі визнання її безнадійною. Для цього треба правильно оформити всі списання.

Спочатку уточнимо те, що не завжди вдається списати всі борги фірми. Для списування підійдуть ті, які повністю відповідають поняттю боргу, неможливого до стягнення. Нагадаємо, що це ті борги, які нереально стягнути з дебітора, це ще й ті заборгованості, у яких закінчився строк давності або борг фірми, ліквідованої і тепер не існує.

Тільки пристав може прийняти рішення про те, що борг неможливо стягнути.

Нюанси

Їх не так багато, але вони є.

Коли боржник є індивідуальним підприємцем, неможливо списати його борг тільки на підставі того, що виключили з ЕГРІП. За законом індивідуальний підприємець під час оформлення всіх паперів підтверджує, що якщо він збанкрутує, то буде відповідати перед кредиторами особистим майном. Це означає, що закриття індивідуальним підприємцем фірми не звільняє його від сплати боргу. Необхідно відшкодовувати заборгованість, навіть якщо доведеться продавати власне майно і речі.

У разі, коли дві офіційні компанії мають борги один перед одним, спочатку проводиться перерахунок боргів. Після такого перерахунку, як правило, залишається боржником тільки та фірма, що має більшу суму.

Дебіторська заборгованість приватного особи може бути списана лише після процедури банкрутства та закінчення перевірки. Ще у двох випадках заборгованість можна списати з дебітора — це смерть власника фірми або відсутність можливості встановлення місця, де боржник знаходиться.

Хто повинен займатися списанням?

Ми знаємо, що інвентаризація та облік проходять за наказом керівництва фірми або в ті терміни, які визначені законом. В обов’язковому порядку ці заходи проходять перед підготовкою річного звіту.

Клієнт, не повернув борг, повинен проходити за реєстром сумнівних платежів. Крім таких реєстрів, боржника потрібно внести в списки людей, які затримали оплату на 90 днів і більше. Якщо всього цього не зробити, то такі проводки не прийме податкова.

Тільки акт інвентаризації, а також документи, які підтверджують безнадійність стягнення боргу, дають право на списання коштів з рахунку фірми. А так як усіма процедурами, які пов’язані з грошима, розпоряджається бухгалтерія, то і списання безнадійної дебіторської заборгованості здійснюється теж бухгалтерами. Але робити це вони мають право лише після офіційного наказу, що надійшло від керівництва фірми. Потрібно пам’ятати, що документи, які стосуються списання, зберігають протягом 5 років, не слід змішувати їх з іншими паперами.

Після того, як термін позовної давності призупинили, відлік йде заново. І час, яке було до переривання не включено в новий термін.

Неможливість виконання зобов’язання

Трапляється так, що немає можливості виконати зобов’язання. У таких ситуаціях жодна сторона не є винною. Адже причини того завжди залежать від людей. Наприклад, природний катаклізм, виникла пожежа. Смерть боржника теж можна віднести до цієї групи, але тільки у випадку, коли боргове зобов’язання пов’язано безпосередньо з особистістю загиблого.

Зобов’язання можуть завершитися і в разі наявності на руках акта державного органу. Сюди ж можна віднести виконавчий документ, який видав судовий пристав. Буває таке, що податкова служба не приймає це за підставу для списання боргу, але в цьому випадку можна звернутися в Міністерство фінансів або Вищий арбітражний суд. Як правило, вони приймають сторону платників податкових. Для підтвердження надсилається лист від Міністерства фінансів за номером -03-03-05.230 від 2010 року. У листі міститься посилання на вашу визначення і там же вказується, що з певного моменту борг необхідно вважати безнадійним.

Наказ про списання заборгованості

Зразок наказу про списання безнадійної дебіторської заборгованості, як правило, зберігається у фірмі. У ньому, крім загальної інформації, повинні бути такі відомості:

• Найменування компанії-боржника.
• Сума боргу, яка підлягає списанню.
• Підстави для списання безнадійного боргу.
• Зазначений порядок списання боргу (витрати і рахунок створеного резерву).

Якщо наказ заповнений правильно, то в подальшому не повинно виникнути проблем з оформленням документів.

Як би не хотілося керівнику компанії розібратися у всіх тонкощах оподаткування і бухгалтерського обліку робити цього не варто. Хоча б, тому що професійний бухгалтер впорається з таким завданням набагато краще. А це означає, що буде заощаджуватися час, залишаться цілими нерви і будуть правильно оформлені папери. А керівнику можна порадити наступне — краще буде перед тим, як укладати з ким-то договір дати собі працю і скласти думку про людину, а то й прислухатися до внутрішнього голосу або бухгалтеру. І тоді подібних ситуацій, пов’язаних з вибиванням боргів, буде набагато менше і, відповідно, роботи теж. Адже не дарма є мудрий вислів про те, що ніколи не можна сваритися зі своїм бухгалтером. Воно багато раз підтверджувало свою правдивість.