Що таке контроль дебіторської заборгованості?

В умовах сучасних комерційних відносин між виробником і покупцем може виникнути ситуація, коли платіж за отримані товари або послуги надходить на рахунок компанії несвоєчасно. Затримка може бути викликана різними чинниками. Борги замовників, покупців можуть накопичуватися. Це веде до уповільнення оборотного циклу, неможливість підприємства фінансувати свою діяльність.

Щоб уникнути негативних наслідків, керівництво компанії зобов’язана проводити контроль дебіторської заборгованості. Це дозволяє своєчасно прийняти необхідні заходи по її зменшенню. Як відбувається цей процес, слід знати кожному фінансовому менеджеру.

Поняття дебіторської заборгованості

Контроль дебіторської та кредиторської заборгованості виконується будь-яким підприємством незалежно від сфери його діяльності. Це необхідно для забезпечення умов для нормального функціонування всіх складових елементів компанії.

Заборгованість дебіторів являє собою частину оборотного капіталу організації. Це кошти, які тимчасово відсутні на рахунку підприємства. Їх якийсь час використовують у своїй діяльності дебітори (боржники). Це майнові права компанії, які є одним з об’єктів громадян.

Найбільш типовим прикладом дебіторської заборгованості є борг контрагентів компанії, які не сплатили відразу ж після відвантаження товарів, виконання робіт або послуг обумовлену їх вартість. Рідше такі майнові права компанія отримує при недоговірні зобов’язання, наприклад, при нанесенні матеріального збитку фізичними або юридичними особами.

Необхідність контролю

При роботі з клієнтами питання контролю їх заборгованості з’явився природним шляхом. Він вимагає ретельного, уважного опрацювання. Облік і контроль дебіторської та кредиторської заборгованості відносяться до питань фінансової стабільності організації, її безпеки. Також подібна процедура впливає на отримання підприємством чистого прибутку, оборотність капіталу та рентабельність бізнесу. Тому нехтувати подібним аналізом не можна.

Контроль дебіторської заборгованості дозволяє керівництву компанії вчасно відреагувати на виниклі в цій сфері проблеми. Якщо контрагенти не розраховуються за своїми боргами вчасно, компанія не може вчасно закупити необхідні матеріали для виробництва, розрахуватися з власними боргами за надані їм послуги інших організацій.

Оборотний цикл у цьому випадку сповільнюється. Чистий прибуток компанії знижується. Всі показники фінансової стійкості та стабільності знижуються. В результаті організацію чекає крах. Щоб цього не допустити, аналітики і керівництво повинні здійснювати контроль дебіторської та кредиторської заборгованості.

Наслідки відсутності контролю

Аналіз і контроль дебіторської заборгованості повинен виконуватися на кожному підприємстві. Якщо керівництво не приділяє цьому питанню належної уваги, виникає ряд серйозних проблем.

Компанія втрачає кошти. Якщо покупець отримує відстрочку без вагомих на те підстав і перспектив повернення боргу, навіть у судовому порядку повернути свій борг не вийде. Це серйозний збиток для будь-якої організації.

Також знижуються показники фінансової стійкості. Компанія не зможе в підсумку розрахуватися за своїми податковими зобов’язаннями, заплатити зарплату персоналу і т. д. Знижуються показники ефективності використання ресурсів. Кошти, які значаться в обороті, насправді тимчасово не беруть участь у виробничій діяльності. Їх можна було б направити на розвиток підприємства, але в даний момент цей капітал відсутній.

При зростанні дебіторської заборгованості компанія поступово втрачає свою ділову репутацію і конкурентоспроможність продукції.

Цілі контролю

Облік і контроль дебіторської заборгованості переслідують певні цілі. Управління боргами контрагентів необхідно для обмеження їх кількості до прийнятного рівня. Також контроль дозволяє вибрати умови продажу, які гарантують своєчасне надходження оплати після реалізації товарів або послуг.

Аналіз дебіторської заборгованості дозволяє виробити певний підхід до кожного клієнта. Для однієї групи покупців потрібна система знижок, а для іншого, навпаки, надбавок.

Також контроль дозволяє швидше вимагати повернення боргу, зменшити бюджетну заборгованість. Менеджер при цьому зможе оцінити витрати, пов’язані з управлінням боргами, втраченими можливостями в результаті заморожування коштів в обороті.

Класифікація заборгованості

Бухгалтерський облік і контроль дебіторської заборгованості припускають поділ боргів на непрострочену і прострочену. До першої категорії відносяться зобов’язання покупців, термін погашення яких, зазначений у договорі, ще не настав. Також в цю групу потрапляють борги, термін існування яких не перевищує 1 місяця. Вони пов’язані з нормальним процесом проведення розрахунків (це вказується в угоді).

До простроченої заборгованості відноситься сума коштів, які покупець вже повинен був внести на рахунок продавця, але цього не сталося. В цьому випадку підприємство може подати в суд на свого контрагента.

Також існує таке поняття, як сумнівний борг. У постачальника товарів або послуг в цьому випадку немає впевненості, що покупець оплатить свою заборгованість. Однак не слід плутати сумнівні та безнадійні борги. Дебіторська заборгованість останнього типу може списуватися з балансу підприємства, так як строк позовної давності вже минув. Сумнівні борги обліковуються підприємством до тих пір, поки вони не стануть безнадійними.

Методи контролю

Контроль дебіторської заборгованості на підприємстві проводиться на основі інвентаризації розрахунків з покупцями і замовниками. Цю роботу в обов’язковому порядку проводять аналітики перед складанням річного звіту.

Однак проводити інвентаризацію боргів раз в рік недостатньо. Проблеми можуть виникнути і накопичитися протягом декількох місяців. Тому заходи по здійсненню контролю повинні проводитися регулярно. Найкраще приділяти увагу цьому питанню раз в місяць. Для деяких підприємств рекомендується інвентаризувати борги контрагентів два рази в місяць, що пов’язано з людським фактором.

Менеджери з продажу повинні бути мотивовані за принципом збирання грошових коштів з покупців. Також необхідний фінансовий контроль дебіторської заборгованості. Це дозволяє повернути в обіг значну кількість коштів.

Заходи

Система контролю дебіторської заборгованості базується на певних заходах. Їх умовно ділять на дві групи. До першої категорії відносяться організаційні заходи, а до другої – оцінка різних показників заборгованості дебіторів.

Щоб провести організаційні заходи, призначається працівник, на якого покладається відповідальність за проведення контролю. Найчастіше це може бути внутрішній аудитор або ревізор.

Після цього менеджер встановлює контрольні дати, в які буде проведена оцінка відповідних показників. Розробляються умови надання відстрочки, а також її документальне оформлення. Регламент контролюється відповідальним за виконання перевірки особою.

Величина дебіторської заборгованості повинна враховуватися в мотивації менеджерів з продажу. Для всіх контрагентів встановлюються кредитні ліміти. За стан дебіторської заборгованості повинен відповідати комерційний директор.

Технічне забезпечення

Щоб виконувати внутрішній контроль дебіторської заборгованості, багато підприємств використовують спеціальні комп’ютерні програми. Вони значно полегшують процес обробки даних. Найбільш популярною на підприємствах нашої країни є програма «1С». З її допомогою можна скласти реєстр дебіторів, а також вести контроль старіння їх боргових зобов’язань.

Якщо менеджери будуть вести облік заборгованості в подібній програмі, вони зможуть відстежити, у яких покупців борги накопичилися відносно недавно, а в яких вони вже значно застаріли.

У програмі для цього необхідно сформувати відповідний звіт. У ньому дебіторська заборгованість буде відсортована за датою її виникнення. В звіті можуть з’явитися контрагенти, борг яких утворився тиждень, два тижні, місяць і рік тому. Враховуючи тип діяльності підприємства, отримані дані відносять до старих або свіжим боргами.

Оцінка показників

Контроль дебіторської заборгованості проводиться на основі визначених показників. В ході його проведення необхідно підготувати бюджет заборгованості по кожному контрагенту (за допомогою програми). В кінці кожного місяця розраховується коефіцієнт інкасації. Це дозволить оцінити частку сплаченого товару в загальному обсязі відвантаженої продукції.

На основі умов договорів з контрагентами складається план погашення заборгованості дебіторів. Відслідковується динаміка коефіцієнта оборотності боргів контрагентів.

На основі отриманих даних розраховується тривалість обороту заборгованості дебіторів. Такий аналіз дозволяє оцінити ефективність кредитного контролю, визначити ступінь надійність контрагентів.

Проблеми внутрішнього характеру

Контроль дебіторської заборгованості повинен вестися досвідченим аналітиком. При цьому вдається знайти і внутрішні проблеми, через які могли виникнути борги. Можливо, співробітники, відповідальні за продажі, не дотримуються встановлених норм надання відстрочки по платежах. Також трапляються факти явної махінації співробітників компанії.

Так, наприклад, для одержання премії в кінці місяця співробітник, відповідальний за продажі, прагне включити в звіт більше засобів реалізації. Тому він може попросити клієнта купити товар фіктивно. Тобто, кошти замовник не перераховує, але ніби йому відвантажили партію товару. Ці кошти надходять на баланс покупця. Менеджер отримує свою премію, а клієнт – можливість залучити в оборот додаткові кошти. При цьому замовник може за це також заплатити менеджеру з продажу певну премію. Компанія в цьому випадку залишається в програші.

Кредитний ліміт

Контроль дебіторської заборгованості може повернути в обіг значну суму коштів. Щоб попередити можливу шкоду для діяльності підприємства використовується підхід, який передбачає встановлювати кредитний ліміт. Це рівень дебіторської заборгованості, яка буде безпечною для компанії.

Причому кредитний ліміт встановлюється як для організації в цілому, так і для кожного контрагента окремо. Також може встановлюватися подібний межа для кожного комерційного відділу. Їх виділяють за галузевим принципом. Кредитний ліміт встановлюється у відповідності з кількістю виручки за минулий місяць, який приносить підрозділ. Цей показник стверджує генеральний директор організації.

Контроль дебіторської заборгованості необхідний кожному підприємству. Це дозволяє підвищити показники рентабельності і фінансової стійкості організації.