Рахунок 71 в бухгалтерському обліку: характеристика, проводки
Рахунок 71 в бухгалтерському обліку використовується для наочного відображення грошових коштів, виданих з каси в підзвіт працівникам підприємства. Гроші виділяються на витрати в зв’язку з відрядженням або для задоволення загальногосподарських потреб організації.
Призначення рахунку
Рахунок 71 призначено для обліку видачі і повернення непотраченних підзвітних сум. Гроші з каси видаються з оформленням видаткового касового ордера і лише за умови, що працівником здана авансова звітність про витрачених підзвітних коштів, отриманих раніше.
Для отримання коштів співробітник пише заяву, яка має бути завірено керівником компанії. Після закінчення строку, на який було надано кошти, працівник повинен протягом 3 днів надати звітність про призначення і кількості витрачених грошей. Невитрачені кошти повертаються в касу підприємства.
Характеристика рахунка 71
71 рахунок влаштований як активний рахунок, але сальдо на кінець місяця може утворитися як кредитове, так і дебетове. Залишок по кредиту буде означати боргове зобов’язання організації перед працівником: виданої у підзвіт суми не вистачило на підтверджені господарські витрати. Кінцевий залишок по дебету говорить про дебіторської заборгованості працівника перед підприємством.
Сумнівів у тому, який він 71 рахунок: активний чи пасивний, бути не повинно. Рахунок активно-пасивний по структурі ближче до активного. Збільшення суми виданих коштів буде відображатися в дебеті, а зменшення дебіторської заборгованості – на кредиті.
Рахунки аналітичного обліку відкривають за кожною виданою в підзвіт сумою. Контроль над процесами видачі та використанням коштів цільового призначення дозволяє знизити неефективні витрати підприємства.
Відображення в бухгалтерському балансі
В кінці звітного періоду бухгалтер підраховує залишки на синтетичних рахунках обліку. Дані мають бути відображені в бухгалтерському балансі. Кінцеве дебетове сальдо записується у II розділ балансу “Оборотні активи” (“Дебіторська заборгованість”).
Залишок за кредитом на кінець періоду переноситься в розділ V балансу “Короткострокові зобов’язання” (“Кредиторська заборгованість”). Значення використовуються як початкові залишки по рахунку 71 до початку наступного періоду.
Кореспонденція з іншими рахунками
Рахунок 71 дебетується при видачі працівникові грошей під звіт. Для цього в основному використовують рахунок 50, якщо гроші були видані з каси, і рахунок 51, якщо перерахували кошти з розрахункового рахунку.
Кредитується бухгалтерський рахунок 71 із наступними рахунками обліку:
- позаоборотних активів;
- запасів процесу виробництва;
- витрат на процес виробництва;
- товарів і продукції;
- коштів у грошовому еквіваленті;
- розрахунків з працівниками за іншими операціями;
- фінансового результату.
Рахунки I–IV розділів типового плану рахунків використовують в кореспонденції з кредитом рахунка 71 у разі видачі підзвітних сум для придбання матеріалів, запасів та інших матеріальних цінностей, що мають відношення до позаоборотних активів організації або виробничо-реализационному процесу.
Підзвітні суми, не сплачені в строк, списують фінансовий результат підприємства (“Нестачі і втрати”). В подальшому бухгалтер може відобразити суму боргу працівника перед організацією в рахунку 70 і списати її з заробітної плати.
Підзвітні кошти на відрядження
Працівник, вирушаючи у службове відрядження, має право на відшкодування суми відрядних витрат, здійснених з метою:
- оплати за проїзд до пункту призначення;
- оплати оренди житла;
- оплати добових витрат;
- оплати інших обумовлених з роботодавцем витрат.
Необхідно також враховувати, що працівник може претендувати на відрядні виплати тільки в тому випадку, якщо є штатним співробітником. Розмір грошей, що видаються під звіт, регулюється колективними трудовими договорами або статутом підприємства. Грошові кошти, видані у валюті іноземних держав, необхідно обліковувати на окремих субрахунках.
Проводки з виплати відрядних коштів
Видача працівникові коштів на відрядження супроводжується записами у бухгалтерському обліку та оформленням відповідних документів. Виплативши з каси грошові кошти в підзвіт, здійснюється проводка: Дт рахунок 71 Кт рахунок 50. Якщо гроші були перераховані на корпоративну платіжну картку, операція оформляється записами: Дт 55 Кт 51, Дт 71 Кт 55.
Подальший порядок обліку залежить від того, з якою метою працівник був відправлений у відрядження. Якщо здійснюються виробничі потреби, дебетуються рахунки 20, 23, 29 з рахунком 71. Поїздка адміністративно-управлінського характеру списується на рахунок 26, з продажу товарів – на рахунок 44.
Відрядження, пов’язана з придбанням майна для підприємства, входить у вартість придбаного засобу і відображається на відповідному рахунку обліку виробничих запасів, необоротних активів, товарів.
Сума ПДВ по відрядних виплат виробничого характеру враховується проводками:
Слід пам’ятати, що податковий відрахування ПДВ на видатки, які не належать до виробництва, не проводиться. Складається проводка Дт “Інші витрати” Кт “ПДВ”, що означає списання ПДВ.
Підтверджений витрата коштів на відрядження на велику суму, що підлягає відшкодуванню підприємством на користь працівника, проводка – Дт рахунок 71 Кт рахунок 50. Якщо працівник повертає невитрачені суми, операція має протилежний вигляд: Дт “Каса” Кт “Розрахунки з підзвітними сумами”.
Підзвітні суми за іншими операціями
Крім відрядних витрат, підприємство може видати працівнику грошові кошти в підзвіт з метою оплати:
- господарсько-операційних витрат;
- покупки дрібнооптових товарів;
- представницьких витрат.
Господарсько-операційні витрати передбачають купівлю товарів, оплату ПММ і послуг. Представницькі витрати відносяться до статті загальногосподарських витрат і включають в себе витрати на прийом іноземних представників, буфетне обслуговування, послуги перекладача та ін. До них не належать витрати на розважальні заходи та відпочинок в профілакторіях.
Відображення представницьких витрат в обліку
Для обліку виданих підзвітних сум з метою оплати представницьких заходів складаються проводки по рахунку 71:
Сума представницьких витрат не повинна перевищувати 4% від витрат за оплату праці в звітному періоді.
Облік господарсько-операційних підзвітних сум
Товари, придбані на видані під звіт грошові кошти, обліковують на рахунках необоротних активів, виробничих запасів та товарів.
Розглянемо приклад: з каси на купівлю матеріалів видано 3000 р., з них фактично витрачено 2500 р. Бухгалтер здійснює проводки:
Якщо залишкові підзвітні суми, не повернуті працівником у встановлений строк, або не був наданий авансовий звіт про витрачені кошти, здійснюється проводка: Дт 94 Кт 71. В залежності від способу утримання суми можуть бути складені проводки:
- Дт “Розрахунки за заробітною платою” Кт “Нестачі і втрати” – вирахування підзвітної суми із заробітної плати працівника;
- Дт “Розрахунки з працівниками за іншими операціями” Кт “Нестачі і втрати” – виставлена дебіторська заборгованість працівника з неповерненої підзвітною сумою.
Перш ніж використовувати рахунок 71 в бухгалтерському обліку для складання кореспонденції за операціями відображення і стягнення з працівника підзвітних сум, необхідно ознайомитися з обліковою політикою підприємства. В окремих випадках з рахунком 71 можуть використовуватися ще й рахунки 91, 99.
