Протокол загальних зборів (зразок). Як складається протокол загальних зборів?

Віктор Кузьмін

1 minute

Під час здійснення своєї діяльності юридичні особи часто приймають рішення з питань, выносимым на загальні збори, у якому можуть брати участь засновники, акціонери, керівники підрозділів, а також представники сторін, які є діловими партнерами. У подібній ситуації завдання, які вирішуються на зборах оформляються за допомогою такої форми, як протокол загальних зборів. Це досить специфічний документ, який в стислій формі відображає хід всього заходу, а також може містити короткий зміст викладеної інформації.

Питання, що вирішуються на підставі протоколу загальних зборів

Протокол загальних зборів необхідний для вирішення різноманітних завдань, які є невід’ємною частиною діяльності організації чи підприємства. За допомогою цього документа можуть оформлятися зміни в складі засновників чи акціонерів, емісія акцій, реорганізація або ліквідація підприємства.

У питаннях, для яких необхідно прийняття колективного рішення, обов’язково використовується протокол загальних зборів. Зразок складання є єдиним для всіх подібних заходів в межах однієї організації. Таким чином, будучи відображенням господарської діяльності підприємства, цей документ має важливе юридичне значення.

Протокол загальних зборів, зразок його складання і норми, застосовувані до його змісту, встановлені різними законодавчими актами РФ. Тому необхідно суворо дотримуватися встановлених вимог до його оформлення, так як контролюючі органи під час перевірок мають право визнати недійсними рішення юридичної особи на підставі наявних порушень та невиконання основних вимог до протоколу.

Законодавчі вимоги до оформлення

Протокол загальних зборів членів, які беруть участь у господарській діяльності організації, повинен бути оформлений не пізніше 15 днів з дати його проведення. Документ складається в двох примірниках і повинен містити певний набір даних:

Дата і місце проведення зборів.
Кількість голосів, якими володіють учасники.
Загальна кількість голосів з урахуванням відсутніх учасників.
Прізвище та ім’я голови зборів.
Склад президії.
Порядок денний.

Як правило, у протоколі вказуються у вигляді тез основні питання, винесені на обговорення і голосування, і результати, які були затверджені.

Мета складання протоколу

Протокол загальних зборів – це документ, викладає хід винесення будь-яких рішень, які визначають напрямок діяльності юридичної особи, колегіально. Всі форми і види протоколів спрямовані на документування прийнятих рішень колегіальних органів. Також протокол складається при проведенні ділових зустрічей, засідань комісій, ведення переговорів, дорадчих зборів. Мета протоколу – це документальне оформлення колегіальних рішень і досягнутих домовленостей.

Будь-яке підприємство чи організація повинні використовувати способи колегіального прийняття рішень і вміти грамотно складати протоколи своїх зібрань. Важливість протоколювання колегіально прийнятих рішень є хорошою підмогою правильного ведення своєї діяльності юридичною особою.

Якщо ж у компанії засновник або директор приймає одноосібне рішення з приводу ведення господарської діяльності, обов’язково групується дорадче зібрання для винесення важливих рішень щодо діяльності компанії. Таким чином, розгляд таких рішень і питань, що виникли заноситься до протоколу загальних зборів.

Важлива процедура

Процес складання протоколу полягає у кількох етапах:

Визначення та підготовка порядку денного.
Складання та підготовка необхідної документації.
Оповіщення всіх учасників про місце проходження загальних зборів.
Розсилка необхідних інформаційних даних для учасників щодо підготовки до порядку зборів, що висвітлюють окремі питання.

Перед початком проведення переговорних процесів необхідно занести в протокол реєстраційні дані учасників зборів. З цією метою складається список учасників, кількість яких має відповідати кількості необхідних голосів для прийняття юридично законного рішення.

Для подальшого документування інформації про ухвалені рішення та хід загальних зборів застосовуються сучасні технічні засоби звуко – або відеозапису, які використовуються для стенографування та обробки всіх виступів і прийнятих рішень. Також одночасно з записом необхідно складати чорнові начерки протоколу в письмовому вигляді протягом всього зібрання. Обов’язково вказується список документів, які брали участь при винесенні питань на голосування або обговорення. Це доповіді, проекти, довідки, що використовувалися в загальному засіданні.

Правила оформлення

Протокол загальних зборів власників або учасників повинен грамотно складатися і повністю відповідати нормативним вимогам законодавства РФ.

За своїм змістом документ може бути як повний, так і коротким викладом проведеного зборів. У повній формі відображаються всі виступи, які мали місце на загальних зборах дорадчого органу. У короткій формі містяться лише дані про виступали, тема промови. Коротку форму називають протоколом-схемою. Форма складання протоколу визначається головою зборів або в ході винесення колегіального рішення. Зразок протоколу загальних зборів учасників представлений нижче.

Даний документ оформляється з дотриманням всіх норм і вимог діловодства до внесення реквізитів у відповідності з ГОСТом.

Зміст протоколу. Дані організації

Протокол загальних зборів, зразок якого знаходиться в розробці, повинен обов’язково містити дані про повне найменування організації, а також прийняті абревіатури, що стосуються організаційно-правової форми (ТОВ, АТ тощо). При цьому найменування повинно відповідати тому, яке зазначено в статуті підприємства і внесено в Єдиний державний реєстр, а також мати повну розшифровку без використання абревіатур.

Якщо це протокол загальних зборів ТОВ, зразок складається по тим же правилам і нормам, що і для організацій, які мають іншу організаційно-правову форму власності. Він фіксує місцезнаходження юридичної особи, відбите у вигляді запису юридичної адреси організації, і повинен відповідати внесеного в установчі документи, а також реєстрації в Єдиному держреєстрі.

Дані про зборах

У наступному розділі після вказівки юридичних даних, що відображають фактичне найменування місця розташування підприємства, необхідно зазначити відомості, що відносяться до часу і формою проведення зборів. В першу чергу вказується вид загальних зборів, який може бути річними, позачергових, плановим і т. д. Протокол загальних зборів учасників ТОВ за чинним законодавством визначається з періодичністю не рідше ніж один раз на рік.

Форми зібрань

Форма проведення зборів може визначатися як:

Особиста присутність уповноважених представників чи учасників-акціонерів.
Заочна форма шляхом збору документації, відправленої раніше для з’ясування думок з питань голосування.

Також зазначаються дата і місце зборів дорадчої колегії, вказується фактична адреса, за якою збиралися учасники.

Основна частина протоколу

Вказуються тема, питання, з яких проводилася нарада. У разі річних зборів законодавство визначає ряд питань, обов’язкових до розгляду. В решті частини зборів учасники вільні у виборі необхідних для вирішення тем.

Обов’язково вказується час початку та завершення реєстрації осіб, що володіють правом на присутність та участь у обговоренні. У цьому випадку організатор або секретар проводить процедуру реєстрації всіх прибулих шляхом встановлення особи присутніх і занесення цих даних в розділ протоколу “були Присутні”. Обов’язково вказується Ф. В. О. учасника, а також займана посада та кількість належних йому голосів. У випадку з акціонерними товариствами також можуть заноситися дані про посвідчення особи або виданих дорученнях.

Також у цій частині вказується на час відкриття та закриття колегіального зборів підсумки голосування, які фіксуються за час підрахунку голосів.

При розгляді кожного питання порядку денного зазначаються:

Кількість голосів, які мають право на участь у зборах.
Кількість голосів виборців, які взяли участь.
Кількість голосів, відданих за різні варіанти голосування.
Формулювання прийнятих рішень.

Далі йде розділ, де фіксуються всі основні положення прослуханих виступів, а також імена осіб, виступаючих з кожного питання. Інформація викладається у вигляді тез, що складають короткий зміст виступів.

Заключна частина

Після складання протокол загальних зборів засновників, акціонерів або інших учасників скріплюється підписами голови та секретаря зборів. Також ставиться дата його складання, яка може не збігатися з датою проведення зборів.

Особливі протоколи і зборів

Ще одним цікавим екземпляром подібної документації є протокол загальних зборів власників будинку або садівничого товариства. Такі зібрання та їх протоколювання відрізняються тим, що учасники мають рівні права, і в разі неявки великої кількості осіб все одно рішення можуть прийматися на основі врахування думки тих, хто прибув і брав участь у вирішенні винесених на обговорення питань. На підставі такого протоколу інші члени житлового фонду або садівничого товариства зобов’язані підкорятися ухваленим рішенням незалежно від того, чи брали вони участь у цьому зібранні чи ні.

При складанні такого документа у ньому зазвичай вказується склад комісії щодо перерахунку голосів. В якості голови та секретаря зборів можуть виступати як уповноважені особи, так і обрані шляхом голосування присутніх учасників. Спосіб управління багатоквартирними будинками або садівничим товариством обирається загальними зборами власників житлових приміщень або земельних ділянок. Винесені рішення з означених питань є обов’язковими для всіх власників.

Оформлення протоколу загальних зборів вимагає до себе особливої уваги і наявності певних навичок документальної роботи. Нехтування правилами, встановленими для оформлення цього документа, не можна допускати, так як він є єдиним документальним відображенням правомірності винесених рішень колегіального зборів, які мають важливе призначення, а також володіє великою юридичною силою та надається під час аудиторських перевірок контролюючим органам.