Підзвітні особи. Порядок розрахунків та проведення

На багатьох підприємствах працюють підзвітні особи. Ця категорія працівників має ряд зобов’язань перед компанією. Зокрема, їм необхідно звітувати за грошові кошти, які вони отримують на адміністративні, господарські та інші витрати. Розглянемо далі, як ведуться бухгалтерський облік, розрахунки з підзвітними особами.

Загальні відомості

Коли працівникам видаються гроші на придбання канцтоварів, працівники направляються у відрядження або їм доручено оплатити послуги сторонньої фірми готівкою, службовці виступають як підзвітні особи. Підзвітні суми мають цільове призначення. Для документального оформлення операцій використовуються такі форми, як Т-9, Т-10а і Т-10, а також ф. АТ-1. Відображає інформацію про кошти, які використовують підзвітні особи, рахунок 71 в кореспонденції з іншими статтями.

Нюанси

Хто може на гроші підприємства здійснювати витрати? Підзвітними особами є виключно працівники підприємства. Сторонні громадяни не можуть виступати в цій якості. По суті, підзвітним може бути будь-який працівник компанії. Однак, як правило, коло таких службовців обмежений. Насправді, у підприємства немає необхідності кожному співробітнику виділяти кошти.

Терміни

Якщо підзвітні особи отримують гроші, то їм вказується, для яких цілей вони призначені і на який період. Протягом трьох днів після завершення цього терміну працівнику необхідно повернути залишок коштів. При цьому він звітує про те, куди вони були витрачені. Якщо строк розпорядження не вказаний, то він вважається рівним трьом дням з дати видачі грошей, а для відряджених співробітників – трьох днів з моменту повернення. Якщо поїздка була за кордон, то період збільшується до 10 днів.

Правила

У Порядку ведення операцій по касі передбачено вимога, яка полягає в тому, що поки існує заборгованість підзвітних осіб (не була надана інформація щодо раніше виданих коштів), нові аванси їм не видаються. Як правило, рекомендується затверджувати список таких працівників наказом керівника. В акті зазначаються, які суми і коли були видані, а також термін, який їм потрібно звітувати за них.

Обґрунтованість витрат

Гроші отримують ті співробітники, яким вони необхідні, і на такий період, який вважається розумним. У законодавстві не передбачається жодних обмежень щодо цих питань. Проте при видачі коштів керівнику слід керуватися здоровим глуздом і виробничою необхідністю. Наприклад, співробітнику можна видати 60 тис. руб. для придбання комп’ютерної техніки або поїздки у відрядження для укладення вигідної угоди. Але якщо така ж сума буде надана працівникові на придбання канцтоварів, то це може викликати підозри у контрольних органів. При проведенні перевірки, швидше за все, буде висунуто припущення, що підприємство видало працівнику позику таким способом. Відповідно, компанія буде визнана порушником податкового законодавства, оскільки знизить базу для ПДФО.

Послідовність оформлення

Відображаючи розрахунки з підзвітними співробітниками в якості першої операції повинна виступати видача коштів, а другий – звіт. Найчастіше на підприємствах допускається досить серйозна помилка. Спочатку працівник що-небудь набуває, потім звітує по покупкам, і йому відшкодовуються витрати. Ці суми, як і сам співробітник, не є підзвітними. По суті, в такій ситуації підприємство нічого не доручала працівникові, відповідно, грошей йому не видавала. Співробітник витрачає свої кошти, що купує на них, а потім компанія викуповує матеріальні цінності у нього. В даному випадку ні про який підзвітності говорити не можна. Відбувається угода – підприємство купує у свого працівника майно, яке йому належить.

Підстава

Гроші підзвітні особи отримують зазвичай з каси. Для цього необхідно мати підстави. В якості одного з них може виступати, наприклад, розпорядження керівника. В акті вказується необхідність видавати кошти певному працівнику регулярно або одноразово. Також керівник може проставити вказівку “оплатити” або “видати” на якому-небудь документі. Наприклад, це може бути службова записка. Така резолюція проставляється керівником або його заступником, директором філії або головним інженером і так далі. Інші співробітники можуть дати розпорядження про видачу коштів, тільки якщо мають відповідні повноваження.

Документи

У графіку документообігу в обліковій політиці необхідно встановити перелік паперів, відповідно з якими бухгалтерія буде оформляти ордера на видачу коштів. В якості основного документа виступає авансовий звіт (ф. АТ-1). Також використовується довіреність. Вона є документом, що надає пред’явнику право виконувати дії, зазначені в ньому, від імені суб’єкта, який його видав. Якщо довіреність виписана на працівника, то він буде виконувати операції від імені компанії. Відповідно, всі документи, які їм будуть отримані, оформляються на ім’я фірми. Йому буде видана рахунок-фактура, накладна, інші папери, що дозволяють пред’явити до заліку ПДВ. При відсутності довіреності працівник сприймається іншими компаніями як приватна особа. В цьому випадку він отримає товарний і касовий чеки. Тим не менш досконалі витрати можуть бути прийняті підприємством.

Специфіка довіреності

Документ оформляється в одному примірнику. Довіреність необхідно зареєструвати у відповідному журналі і видати працівникові на руки. Бухгалтер залишає у себе корінець документа, на якому зазначаються реквізити. У зв’язку з тим, що працівник діє від імені підприємства в іншій компанії, то довіреність там і залишиться. Після повернення працівника, бухгалтер зробить відмітку в корінці про виконання доручення. У документі вказується строк дії та дата видачі. Якщо період не визначено, то вона буде мати силу протягом року.

У разі відсутності дати видачі довіреність вважається недійсною. Для оформлення одержання матеріальних цінностей застосовується ф. М-2.

Підзвітні особи: проводки

Розглянемо деякі записи, які робить бухгалтер:

• Дб рах. 71 Кд рах. 50 – видача коштів з каси на господарські витрати або відрядження.
• Дб рах. 60 Кд рах. 71 – погашення заборгованості працівника перед підприємством за дорученням наймача.
• Дб рах. 10 Кд рах. 71 – придбання матеріально-виробничих запасів.
• Дб рах. 20 (26, 44) Кд рах. 71 – списання витрат, вироблених працівником за дорученням/відрядних витрат.
• Дб рах. 50 Кд рах. 71 – повернення залишку коштів.

Звіт

Він заповнюється самим співробітником, а не працівником бухгалтерії. Часто саме з цієї причини на багатьох підприємствах коло працівників, яким даються доручення, пов’язані з оплатою готівкою, досить обмежений. Далеко не кожен працівник зможе відразу без помилок оформити акт. Тут варто сказати, що багато підзвітні особи здійснюють заповнення бланка за допомогою програми 1С. Після цього документ роздруковується та підписується. Звіт здається в бухгалтерію разом з усіма паперами, що підтверджують витрати. Фахівець приймає їх і відриває від бланка розписку по лінії відрізу. Бухгалтер повинен заповнити та передати підзвітному працівникові. Дана розписка виступає як підтвердження того, що працівник здав всі необхідні документи. З цього моменту відповідальність за них перекладається на бухгалтера.

Висновок

Авансовий звіт необхідно подати керівнику на підпис. Без неї бухгалтер не має права приймати документ. Після підписання акта працівник буде вважатися відзвітували перед компанією за видану суму. Якщо виявиться, що залишилися неповернені кошти, співробітник передає їх в касу. В деяких випадках він може перерахувати заборгованість на р/с.