Підзвітні особи. Порядок розрахунків та проведення

Терміни

Якщо підзвітні особи отримують гроші, то їм вказується, для яких цілей вони призначені і на який період. Протягом трьох днів після завершення цього терміну працівнику необхідно повернути залишок коштів. При цьому він звітує про те, куди вони були витрачені. Якщо строк розпорядження не вказаний, то він вважається рівним трьом дням з дати видачі грошей, а для відряджених співробітників – трьох днів з моменту повернення. Якщо поїздка була за кордон, то період збільшується до 10 днів.

Правила

У Порядку ведення операцій по касі передбачено вимога, яка полягає в тому, що поки існує заборгованість підзвітних осіб (не була надана інформація щодо раніше виданих коштів), нові аванси їм не видаються. Як правило, рекомендується затверджувати список таких працівників наказом керівника. В акті зазначаються, які суми і коли були видані, а також термін, який їм потрібно звітувати за них.

Обґрунтованість витрат

Гроші отримують ті співробітники, яким вони необхідні, і на такий період, який вважається розумним. У законодавстві не передбачається жодних обмежень щодо цих питань. Проте при видачі коштів керівнику слід керуватися здоровим глуздом і виробничою необхідністю. Наприклад, співробітнику можна видати 60 тис. руб. для придбання комп’ютерної техніки або поїздки у відрядження для укладення вигідної угоди. Але якщо така ж сума буде надана працівникові на придбання канцтоварів, то це може викликати підозри у контрольних органів. При проведенні перевірки, швидше за все, буде висунуто припущення, що підприємство видало працівнику позику таким способом. Відповідно, компанія буде визнана порушником податкового законодавства, оскільки знизить базу для ПДФО.