Підзвітні особи. Порядок розрахунків та проведення

Послідовність оформлення

Відображаючи розрахунки з підзвітними співробітниками в якості першої операції повинна виступати видача коштів, а другий – звіт. Найчастіше на підприємствах допускається досить серйозна помилка. Спочатку працівник що-небудь набуває, потім звітує по покупкам, і йому відшкодовуються витрати. Ці суми, як і сам співробітник, не є підзвітними. По суті, в такій ситуації підприємство нічого не доручала працівникові, відповідно, грошей йому не видавала. Співробітник витрачає свої кошти, що купує на них, а потім компанія викуповує матеріальні цінності у нього. В даному випадку ні про який підзвітності говорити не можна. Відбувається угода – підприємство купує у свого працівника майно, яке йому належить.

Підстава

Гроші підзвітні особи отримують зазвичай з каси. Для цього необхідно мати підстави. В якості одного з них може виступати, наприклад, розпорядження керівника. В акті вказується необхідність видавати кошти певному працівнику регулярно або одноразово. Також керівник може проставити вказівку “оплатити” або “видати” на якому-небудь документі. Наприклад, це може бути службова записка. Така резолюція проставляється керівником або його заступником, директором філії або головним інженером і так далі. Інші співробітники можуть дати розпорядження про видачу коштів, тільки якщо мають відповідні повноваження.