Накладна – це що таке? Визначення, види, особливості і зразки

Діяльність державних і комерційних організацій оформляється у відповідності з чинним законодавством. У масі офісного документообігу нас сьогодні цікавлять документи суворої звітності, а саме накладні. Це важливі папери, які містять повну вичерпну інформацію про вантаж, відправника та одержувача. Накладні бувають різні, і всі мають особливості складання. Про них і поговоримо.

Для чого потрібні накладні?

Наявність накладної є обов’язковою умовою транспортування вантажів, незалежно від того, яким видом транспорту ми користуємося. Документ призначений для відображення в ньому інформації про відправника та одержувача, а також для спрощення розв’язання різних спірних питань.

Різновиди накладних

Накладна – це документ, формат якого встановлений законодавством і зміні не підлягає. Однак існує кілька видів накладних для різних видів вантажу і різного транспорту. Сам документ має різні нюанси складання і включає в себе кілька розділів. Найбільш інформативним є таблиця, що містить інформацію про товар.

Товарна накладна

Для здійснення операцій з видачі та приймання товарно-матеріальних цінностей використовується товарна накладна, в якій відображені такі позиції: назва організації, що видала документ, номер, дата, прізвища та посади співробітників, отпускавших і брали товар, їх підписи, найменування товару, ціна одиниці товару та загальна сума, сорт, кількість та інші характеристики. При складанні фінансової звітності всі накладні обліковуються і обов’язково знаходять відображення в документах. Коли ще потрібно відстеження накладних?

Хто відстежує?

Товарна накладна являє також інтерес для перевіряючих органів, наприклад, для податкової служби, яка здійснює обов’язкову перевірку. У цьому випадку неправильно оформлена накладна може мати далекосяжні, але сумні наслідки. Також наявність накладної можуть перевірити і в процесі перевезення вантажу, наприклад інспектори ДІБДР обов’язково будуть здійснювати перевірку фур по шляху прямування, а відповідно, їм потрібно показувати і накладну на товар, що перевозиться. Природно, що інформація, відображена в документі, повинна відповідати тому, що знаходиться у вантажівці. Приблизно так само йдуть справи і з перевезеннями на інших видах транспорту. Без накладною товар просто не буде завантажений в транспорт. Різновидів таких документів існує досить велика кількість. Кожен вид товарної накладної має свої особливості при складанні, радимо заздалегідь ознайомитися з ними. Наприклад, існують спеціальні види накладних, які використовуються при транспортуванні продуктів тваринництва.

Інші види накладних

Як ми з’ясували, накладна – це обов’язковий документ при перевезеннях. Крім товарних, застосовуються і інші різновиди цього документа. При продажах використовується накладна, коли товар реалізується без транспортування або доставки. Наступний вид – документ, який оформлює підприємство по приході різного майна на баланс.

Особливим типом є поворотна накладна. Її оформляють у ситуації, коли вантаж був пошкоджений і має нетоварний вигляд після прибуття. Поворотна накладна складається майже так само, як і товарна, з одним винятком. Всі нюанси варто продумати заздалегідь, не допускаючи помилок при складанні. У разі проведення інвентаризації оформляють накладну по переобліку. Вона включає в себе інформацію про всі дії, вчинені в процесі переобліку. Далі існує такий вид документа, як накладна по списанню шлюб, яка складається при отриманні бракованого товару, в тому випадку якщо використання його неможливо. Номер накладної – дуже важливий відмітний ознака.

Накладна по шлюбу засвідчує факт псування, дозволяє уникнути спірних моментів з постачальниками. До того ж вона є підставою для списання активів. Основним документом, який регулює взаємовідносини при перевезенні вантажів між усіма зацікавленими сторонами (відправник, одержувач, перевізник), є транспортна накладна. Слід зазначити, що цей документ використовується тільки у разі перевезення сухопутним або річковим транспортом. При морських перевезеннях оформляється коносамент. Вантаж за номером накладної легко відстежити.

Транспортний документ складається відправником вантажу із зазначенням імені конкретного одержувача при використанні будь-якого виду транспорту для оформлення і посвідчення договору перевезення товару. За достовірність і правильність відомостей, зазначених у накладній, відповідальність несе вантажовідправник, перевізник, у свою чергу, має право перевіряти ці відомості. Протягом усього шляху слідування вантажу його супроводжує транспортна накладна, і вона видається одержувачу в місці призначення разом з товаром.

У ній зазначені всі важливі дані, що стосуються вантажу, товару (маса, назву, час прийому для транспортування та час прибуття в місце призначення і ін), необхідні для формування доказової бази, у випадку якщо потрібно засвідчити укладення договору перевезення і його фактичне виконання. У разі виникнення претензій (недостача, псування, пошкодження, прострочення, затримки та ін), транспортна накладна пред’являється в установленому порядку. Правове регламентування при використанні залізничного транспорту сформовано на підставі законодавчих норм про залізницях. Здійснення міжнародних залізничних перевезень здійснюється на підставі договорів про міжнародному вантажному повідомленні, Конвенції про міжнародні залізничні перевезення (КОТІФ) у редакції 1980 р. та інших документів.

Залізничні перевезення

З того моменту, коли станцією прийнятий вантаж для відправлення, договір перевезення вважають укладеним. Оригінал накладної відправник вилучається і надсилається разом з вантажем на шляху прямування. У відправника залишається дублікат, за яким він отримує вантаж у місці призначення. Якщо втрачений дублікат накладної, вантаж видається в місці призначення тільки після закінчення нормативного строку та публікації в засобах масової інформації про те, що документ загублено. Всю вищевикладену інформацію містять наступні офіційні документи: загальний статут російських залізниць, торговий статут і статуту торгового судочинства. Накладна на товар є також і розрахунковим документом, оскільки у відповідній графі документа міститься інформація про виплачені провізних платежів. Відстеження вантажу за накладною – процес досить простий.

Для чого потрібна накладна?

Накладна складається у відповідності з чинним законодавством і дозволяє вирішувати відразу кілька завдань. В першу чергу вона документально відображає інформацію з відпуску товару зі складу. За допомогою накладної спрощується ведення фінансової звітності. Важливо також те, що це документ суворої звітності, з допомогою якого можна перевірити достовірність відомостей, що надаються в податкову. Ну і останнім пунктом в цьому списку (за порядком, але не за значущістю) є можливість використання в суді.

Вирішення спірних питань

Останній момент для організацій може мати першорядне значення. Наявність такого документу дозволяє вирішити більшість спірних питань, не доводячи справу до суду. Наприклад, відстеження вантажу за номером накладної може знадобитися, якщо вантаж втрачено.

Якщо ж судовий розгляд все ж має місце бути, то накладна дозволяє довести правоту і обґрунтувати претензії. Незважаючи на рясне кількість інформації і безсумнівну важливість транспортної накладної, її заповнення не вимагає спеціалізованих знань, і саме це пояснює повсюдне поширення цього документа.

Зазвичай в кожній організації є шаблонні документи товарних і інших накладних, які містять незмінну інформацію, наприклад реквізити. Якщо у компанії є клієнти, робота з якими здійснюється на постійній основі, то спеціально для кожного з них розробляється свій шаблон. У цьому випадку виписка відповідних документів ще більше спрощується.

Помилки в накладній

Проте із-за банальної необачність чи простий поспіху в такому простому процесі досить часто трапляються помилки. Це неприпустимо, у накладній помилок бути не повинно, навіть незначних. Це документ суворої звітності. Якщо ж помилку виявили після того, як товар відправили покупцеві, формується новий документ і потім підписується. Такі суворі вимоги забезпечують захист від шахрайських операцій.

Що це – накладна? Ми відповіли на це питання.