ЛНА – що це таке? Розшифровка

В організації ЛНА – це набір обов’язкової документації, що регламентує внутрішній устрій підприємства. Абревіатура розшифровується наступним чином: локальний нормативний акт. Документація має силу виключно в межах компанії, її издавшей, поширюється тільки на працівників. У більшості ЛНА регламентовані особливості робочого процесу, порядок нарахування винагород, тарифи, хоча цим повний спектр різноманітності не вичерпаний.

Загальне уявлення

ЛНА компанії – це не самодурство або самовілля, а правова документація, що базується на чинному законодавстві і повністю йому підпорядкована. Всі положення, що включаються у такий набір документів, повинні відповідати вимогам кодексів, законодавчих актів різного рівня. Неприпустимі протиріччя Конституції і порушення прав, свобод людини. Компанія, яка допустила подібне при формулюванні власних ЛНА, при виявленні цього факту відповідає перед судовими інстанціями.

Розробка ЛНА передбачає участь юристів, фахівців з кадрового справі та інших професіоналів, керуючих підприємством в цілому та його відділами зокрема. Для фірми ЛНА стають місцевими законами, повністю подчиняющими собі поведінку людей на території підприємства. Документація розробляється відповідальними за це фахівцями підприємства і затверджується керівником компанії, після чого використовується для регулювання різних сфер діяльності. Саме через ЛНА визначається, як необхідно вести себе в тій чи іншій ситуації.

Все має бути правильно

Знаючи, що це таке ЛНА, слід розуміти, які при цьому є можливості, яка виникає відповідальність у різних осіб. наприклад, працівник, офіційно ознайомився з локальної документацією, але порушив декларовані нею норми поведінки, може притягуватися до відповідальності. Знаючи це, людина отримує стимул дотримуватися встановлені норми в межах робочого простору.

Одночасно з цим офіційне ознайомлення з ЛНА являє собою метод стимулювання персоналу. В документації прописується, в яких умовах хто з працівників може розраховувати на поблажки чи преференції. Чудово розуміючи свою вигоду, люди зацікавлені працювати ефективно, щоб отримати кращий результат.

З чим маємо справу?

Фахівці, особливо працівники, що забезпечують якісний документообіг, повинні особливо добре знати, що це таке – ЛНА. Далеко не всяка папір, що приймається всередині компанії, відноситься до такого класу документів. Сюди включають виключно правові, організаційні акти, затверджені у відповідному порядку. Зазвичай це – інструкції, положення. Нерідко роль ЛНА на підприємстві відіграють правила, регламенти.

Знаючи, що таке ЛНА, це розуміння можна застосовувати на практиці, оцінюючи загальний обсяг документів всередині компанії. При цьому варто пам’ятати про деякі характерні відмінності цієї групи документації від всієї іншої, присутньої в компанії. Найбільш інформативним джерелом інформації стає видане в 2007-му під номером 48 постанова пленуму ВАС. Саме тоді засідання було присвячено проблематиці визначення ЛНА.

А якщо детальніше?

Зрозуміти, що це таке – ЛНА, можна, якщо звернутися до згаданої постанови. У ньому найбільша увага приділена документації державного рівня, але є можливість проведення паралелей з діловодством конкретного юрособи. На підставі такого аналізу представляється коректним визначення найбільш характерних відмітних особливостей, що визначають ЛНА на фоні інших документів.

Одне з найважливіших умов – процедура створення папери. Необхідно дотримуватися офіційного порядку. Всередині документа повинні міститися нормативи, загальні правила, що регламентують діяльність окремих осіб або процесів, що відбуваються всередині фірми. Зазначений у ЛНА коло посад зобов’язаний дотримуватися положень цього документа. Одна з головних умов – можливість неодноразового застосування. Хороші зразки ЛНА – накази з основної діяльності.

Що буває?

Обов’язкові ЛНА – це накази, що регламентують діяльність компанії. Сюди відносяться різні розпорядчі офіційні папери, покликані організовувати взаємодію на робочому місці. Крім власне наказів можна видавати інструкції, публікувати правила і затверджувати робочі положення. Нерідко умов приналежності до ЛНА відповідають документи, оформлені в ході засідання, наради, а також записки, акти, домовленості, листування, що формуються в ході робочого процесу.

Як випливає з розшифровки, ЛНА призначені для нормалізації робочого процесу. Отже, всі документи такого типу повинні оформлятися в єдиній формі. Така прописується при затвердженні на підприємстві інструкції з діловодства. Не менш важливо задекларувати порядок присвоєння реквізитів, що дозволяє орієнтуватися у всіх ЛНА в межах фірми.

Упорядкованість в усьому

Щоб усі обов’язкові ЛНА на підприємстві були не просто оформлені в одному стилі, але ще й зрозумілі всьому персоналу, при їх формуванні слід використовувати спеціальні правила форматування. Такі рекомендовано в межах кожної конкретної організації погоджувати індивідуально, стверджувати, оцінивши думку всіх зацікавлених осіб. Найбільш вагомим вважається думка відділу, відповідального за формування єдиного корпоративного стилю. Часто вже на етапі прийняття перших документів в компанії видають папір, регламентує, які кольори, шрифти та інші особливості необхідно застосовувати, оформляючи текст.

Подібні дрібниці іншим можуть здатися не надто важливими, адже суть розшифровки ЛНА – нормативні акти, тобто покликані регулювати поведінку персоналу. І все ж не варто недооцінювати єдність стилістичного оформлення. Це створює сприятливе враження, дає зрозуміти, наскільки компанія серйозно ставиться до робочого процесу і вимоглива до дрібниць. Все це дозволяє налаштувати персонал (без винятків) на робочий лад, підняти колективне почуття відповідальності.

На прикладах

Аналізуючи обов’язкові ЛНА в організації, в першу чергу потрібно відзначити наказ по о/д (основної діяльності). Це документ, що встановлює основні директиви руководительствующего складу. Щороку перший приймається на новий календарний рік документ – це наказ по о/д, пронумерований першим і датований першим робочим днем нового року. Якщо персонал компанії нехтує виконанням вимог, прописаних в такому акті, в роботодавця з’являються можливості притягнення його до відповідальності.

Переважно ЛНА, обов’язкові для роботодавця, видаються офіційно в паперовій формі. Це характерно і для сучасних підприємств, провідних документообіг в електронному форматі. Обумовлено це діючими вимогами до ознайомлення. Персонал зобов’язаний дотримуватися ЛНА лише у випадку, якщо їм був наданий примірник для уважного прочитання, за підсумками чого відповідальний працівник збирає підписи із зазначенням посади, розшифровки, а також дати ознайомлення. Лише після оформлення такого переліку за участю всіх працевлаштованих на підприємстві можна вимагати від персоналу виконання встановлених правил.

Деякі особливості

Один з варіантів ознайомлення персоналу з ЛНА – це забезпечення всім і кожному електронного цифрового підпису. Процедура досить дорога, але в ряді випадків вона дійсно виправдовує себе. Компанії, які організували такого роду робочий процес, можуть не турбуватися щодо організації діловодства в роздрукованому вигляді. А от всім іншим доводиться вести спеціальний журнал ознайомлення з ЛНА. Це – документ встановленої форми, що фіксує, хто з працівників в який день був ознайомлений з яким саме локальним актом.

Організовуючи діловодство на великому підприємстві, розумно в якості базового журналу вибрати стандартний документ, видаваний на федеральному рівні. Такі бланки зараз є у вільному продажу в багатьох магазинах, як книжкових, канцелярських, так і спеціалізованих, які працюють з підприємствами і допомагають організувати документообіг. Для маленької фірми така трата грошей виглядає досить невиправданою, тому можна самостійно оформити журнал навіть з простої зошити. Втім, тут слід у першу чергу прислухатися до думки керівного складу. Поки одні прагнуть до максимально розумному витрачанню коштів, інші зацікавлені вкладати чималі суми в оформлення робочого процесу відповідно до статусу успішної фірми.

Відповідальність і зобов’язання

У нормі накази з основної діяльності, ЛНА, різні нормативні документи, прийняті для конкретної ситуації, ряд документації – сфера відповідальності відділу діловодства. А от кадрові накази і ведення особистих справ, іншого роду паперові та електронні документи, пов’язані з працевлаштуванням, повинні вестися бухгалтерією підприємства. В невеликих фірмах відповідальність за обидва напрямки діяльності може покладатися на один і той же персонал, що доведеться чітко вказати в посадових обов’язках, так як в загальному випадку бухгалтери не повинні вести про/д, а діловоди – кадрові документи.

Деякі накази, пов’язані з роботою з особовим складом, все ж належать до галузі ведення діловодів. Це стосується документації, формованої у вільній формі.

Розпоряджаємося фірмою

У число ЛНА входять розпорядження. У багатьох компаніях саме документи такої форми – найбільш часто зустрічаються, численні, що регламентують роботу фірми. У той же час ранг розпорядження нижче, ніж наказ, виданий основним керуючим особою – генеральним директором або іншим людиною, яка обіймає найвищу посаду. Наказ – документ, який регламентує роботу підприємства в цілому, підпорядковує собі весь персонал компанії, винятків бути просто не може. А от розпорядження видається начальником відділу, поширюється лише на тих осіб, хто у нього в підпорядкуванні у відповідності з ієрархією посад.

Розпорядження (у більшості випадків) являє собою документ, що розписує ті установки, які раніше були отримані від осіб більш високого посадового рівня. Зазвичай вони приймаються, щоб зафіксувати всі оперативні завдання, рішення яких позначено як першочергове.

Створюємо правильно

Щоб ЛНА на підприємстві мали однакову форму, були структуровані та стандартизовані, вимоги до їх оформлення слід закріпити в інструкції, поширюється на відділ діловодства. До такої документації чітко фіксується, як саме можна створювати ЛНА. Перш ніж перераховувати всі ті вимоги, яким повинні відповідати приймаються ЛНА, слід прописати в інструкції всі використовувані терміни і дати їм розгорнуті визначення, щоб попередити різночитання в процесі роботи з урахуванням виданого документа. Орієнтуючись на визначення (формулювання варто звернутися до загальноприйнятої практиці федерального рівня), можна уникнути численних казусів.

Правильність робочого процесу щодо ЛНА необхідно встановити інструкціями з максимальною чіткістю. Слід прописати процедуру оформлення, чітко зазначити всі етапи узгодження проектів документа і терміни, в які він повинен бути прийнятий. Інструкція повинна містити вимоги до процедури ознайомлення персоналу з документом.

Настав час порадитися

Неможливо уявити собі роботу підприємства без регулярної організації нарад, засідань. Для правильного ведення такого заходу необхідно призначення особи, відповідальної за формулювання протоколу, який фіксує все, що відбувається під час спілкування колег. Протоколи бувають стислі, повні, але в будь-якій формі після затвердження вони стають ЛНА. При складанні короткої форми документації вказують завдання, які обговорювали, рішення, прийняті з озвучених питань. Другий варіант передбачає буквально дослівне фіксування всього сказаного.

Досить поширена практика – ведення повного протоколу при організації зовнішнього наради, участь в якому беруть не тільки працевлаштовані у фірмі особи, але і представники інших компаній, а також держорганів. А ось для внутрішніх, зазвичай, вистачає короткої форми. Найбільш сучасні, володіють хорошим технічним оснащенням фірми можуть дозволяти собі оформлення внутрішніх протоколів в електронному вигляді. А ось зовнішні все одно доведеться робити друкованими, якщо з компаніями, чиї представники були присутні на заході, не укладено спеціальної угоди, що регламентує можливість обміну документацією в електронному вигляді.

Важливо знати

Якщо компанія зовсім невелика, така рідко володіє потужною технікою, не має можливості забезпечення всього персоналу електронними підписами. У цій ситуації будь-які протоколи розумно оформляти в паперовій формі, своєчасно збираючи підписи у всього персоналу, щоб підтвердити ознайомлення працівників з документом. А ось при наявності ЕЦП у працевлаштованих осіб, чиє ознайомлення необхідно підтвердити в конкретному випадку, достатньо оформити документацію та надіслати її електронною поштою, після чого направити підготовлений і завірений документ в СЕД, тобто систематизоване сховище документації.

Багато сучасні компанії активно розвивають електронний документообіг, і серед інших моментів необхідно відзначити і електронне оформлення, ведення протоколів, ознайомлення персоналу з цими документами. Дослідження, не раз проводяться на цю тему, наочно показують: тим вище ефективність роботи підприємства і менше ймовірність помилок, чим ефективніше налагоджене діловодство в електронному форматі, в той час як обсяг паперових документів скорочується.