ЛНА – що це таке? Розшифровка
Створюємо правильно
Щоб ЛНА на підприємстві мали однакову форму, були структуровані та стандартизовані, вимоги до їх оформлення слід закріпити в інструкції, поширюється на відділ діловодства. До такої документації чітко фіксується, як саме можна створювати ЛНА. Перш ніж перераховувати всі ті вимоги, яким повинні відповідати приймаються ЛНА, слід прописати в інструкції всі використовувані терміни і дати їм розгорнуті визначення, щоб попередити різночитання в процесі роботи з урахуванням виданого документа. Орієнтуючись на визначення (формулювання варто звернутися до загальноприйнятої практиці федерального рівня), можна уникнути численних казусів.
Правильність робочого процесу щодо ЛНА необхідно встановити інструкціями з максимальною чіткістю. Слід прописати процедуру оформлення, чітко зазначити всі етапи узгодження проектів документа і терміни, в які він повинен бути прийнятий. Інструкція повинна містити вимоги до процедури ознайомлення персоналу з документом.
Настав час порадитися
Неможливо уявити собі роботу підприємства без регулярної організації нарад, засідань. Для правильного ведення такого заходу необхідно призначення особи, відповідальної за формулювання протоколу, який фіксує все, що відбувається під час спілкування колег. Протоколи бувають стислі, повні, але в будь-якій формі після затвердження вони стають ЛНА. При складанні короткої форми документації вказують завдання, які обговорювали, рішення, прийняті з озвучених питань. Другий варіант передбачає буквально дослівне фіксування всього сказаного.
Досить поширена практика – ведення повного протоколу при організації зовнішнього наради, участь в якому беруть не тільки працевлаштовані у фірмі особи, але і представники інших компаній, а також держорганів. А ось для внутрішніх, зазвичай, вистачає короткої форми. Найбільш сучасні, володіють хорошим технічним оснащенням фірми можуть дозволяти собі оформлення внутрішніх протоколів в електронному вигляді. А ось зовнішні все одно доведеться робити друкованими, якщо з компаніями, чиї представники були присутні на заході, не укладено спеціальної угоди, що регламентує можливість обміну документацією в електронному вигляді.
