Інвойс – що це? Правила заповнення, приклади
Для всіх провідних трудову діяльність у сфері перевезень термін в заголовку знаком, хоч він у російській практиці і не дуже поширений. Більшість людей не в курсі, що це – інвойс. У статті ми розберемо детально це поняття, але і подивимося, як правильно заповнювати документ, яким він може бути.
Що це?
Інвойс – документ, характерний для міжнародної комерції. У ньому міститься перелік вихідної продукції, її кількість, вартість, формальні особливості виробів, умови для відправлення, дані про адресанте і адресата. Виписка рахунку (крім операцій з передоплатою) – символ того, що покупець зобов’язаний оплатити зазначений у ньому товар.
Комерційний invoice – основний документ, необхідний митними службами для перевірки міжнародних відправлень. Його наявність необхідна для всіх товарів (крім надісланих документів), що переміщуються через державні кордони.
Що стосується Росії, країн СНД, то тут відсутні аналоги подібної документації. Деколи на питання “Що це – інвойс?” відповідають, що це рахунок-фактура. Що невірно. Рахунок-фактура – документація для податкового контролю. В нашій реальності інвойс – це більше рахунок на оплату, який застосовується при міжнародних поставках.
Особливості документа
Що таке інвойс, рахунок-проформа? Підстава для перерахування оплати. Тому його виписують одночасно з відвантаженням продукції покупцеві. Всього ж існує дві форми документа:
- Проформа-інвойс. Для тих договорів, при яких покупець має перерахувати аванс продавцю. Ключова відмінність цієї форми – деякі дані в ній попередні.
- Власне комерційний інвойс. Містить фактичну точну інформацію, яка грунтується на відомостях про відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг.
Складати такий документ можна на будь-якій мові, однаково зрозумілою партнерам. Найчастіше це англійська.
Тонкощі заповнення
Продовжуємо розбирати, що таке інвойс, як виглядає документ. В собі він обов’язково повинен містити наступне:
- Найменування адресанта, його юридичну адресу.
- Візування (підпис) документа в міжнародній практиці необов’язково.
- Найменування продукції, її ціна і кількість береться з контракту.
- Рахунок-проформа може містити відомості про допустимі відхилення від контракту.
- Базові поставні умови беруться також угоди (контракту). Найчастіше їх визначає “Інкотермс” (Міжнародні правила тлумачення торгових понять).
- Загальна вартість найчастіше виражається в тій валюті, що вказана в контракті. В іншому випадку вказується за яким курсом (дата переказу) буде здійснюватися конвертація. Позначають валюту загальноросійським буквеним кодом класифікатора ОК 014-2000.
- Умови платежу у фактурі-інвойс – це банківські реквізити. Розрахунковий рахунок, адресу та назву банку, swift-код, кореспондентський рахунок, інші зокрема платежу.
Ми можемо побачити зразки інвойсу різних форматів. Найчастіше використовується корпоративний бланк відправника. При відсутності оного інформація друкується на звичайному аркуші паперу.
Інвойс: який порядок його заповнення?
Документ обов’язково повинен містити у собі такі дані:
- Дата відправки.
- Посилання на експортну документацію – замовлення номера, самого інвойсу.
- Повне ім’я і адреса адресанта.
- Повне ім’я та адреса адресата.
- У разі якщо адресант і імпортер – не одна особа, також вказується повне ім’я та адреса останнього.
- Держава-експортер.
- Країна-виробник товарів.
- Держава, де знаходиться пункт кінцевого призначення.
- Номери авіатранспортних накладних.
- Обов’язкове опис кожної позиції продукції.
- Віза відправника вантажів, дата заповнення.
- Вказівка міжнародних стандартизованих умов поставки.
Опис товарів в документі
Продовжуємо розповідати про заповнення інвойсу. Кожну позицію товару в ньому необхідно описати подібним рівнем:
- Найменування продукції.
- Основна сфера її використання.
- Серійний номер (якщо це можливо).
- Тарифний гармонізований номер (якщо є відомості про нього).
- Чисельність продукції.
- Матеріал, з якого вона виготовлена.
- Номера позиції, пункту (якщо відомі).
- Тип упаковки.
- Вага товару.
- Площа, об’єм займаного місця.
- Одиниці вимірювання.
- Ціна за одиницю.
- Загальна вартість поставки.
У переліку вище – мінімум інформації про товар, що може бути зазначена.
Вимоги до опису продукції
Що це – інвойс? Завжди повний опис вихідної продукції. Воно повинно відповідати на чотири основних питання:
- Що це?
- З чого воно зроблено?
- Яке число?
- Як буде використовуватися?
Обов’язкова також наступна розбиття:
- Найменування товару.
- Ціна за одиницю.
- Загальна вартість.
- Номінальна ціна.
- Країна-виробник.
Особливі вимоги до опису товарів
Для деяких відправляються найменувань вимагається певного виду опис.
Текстиль:
- Процентний склад матеріалу (100 % льон, 50 % поліестер/50 % бавовна та ін.)
- Спосіб виробництва матеріалу – тканий, плетений.
- Для кого призначений виріб – чоловіки, жінки, діти.
- На зразках ставлять мітку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
Подарунки:
- В описі – формулювання Unsolicited gift.
- Повна характеристика та вартість входять в презент виробів.
Годинник (настільні і настінні) – вартість окремо гальванічного елемента, корпусу, рухомих складових, натуральних каменів (якщо є).
Хімічні речовини:
- Назва, опис (необхідно для класифікації речовини).
- Обов’язкова відмітка наступного змісту: “Всі хімічні речовини в даному вантажі не відповідають постановам за TSCA, прийнятим загальносвітових норм. Немає компонентів, які б порушували приписи TSCA або окремі його акти”.
- Можна обмежитися і короткої міткою: “Все хім. речовини відправлення не підлягають контролю за TSCA”.
Різноманітні біологічні зразки:
- Походження тканини – людське, тварина, тощо.
- Причина відправлення – тестування, експеримент.
- Спосіб транспортування зразка.
- Термін зберігання.
- Копія дозволу на вивезення/ввезення або його номер.
Пакування інвойсу
До відправлення зазвичай додається один визированный оригінал документа з п’ятьма копіями. Зазначимо, що хоча б одна копія завжди повинна супроводжувати вантаж!
Місце для зберігання комерційних інвойсів – клейкий кишеня на упаковках для міжнародних відправлень. Туди ж зазвичай укладається і авіатранспортна накладна.
Не зайвим буде поставити ще одну копію інвойсу всередину упаковки.
Перевірка
Перед відправленням вантажу з комерційним інвойсом необхідно перевірити наступне:
- Наявність як одного оригіналу, так і 5 копій документа.
- В інвойсі обов’язково має бути повний опис всього вмісту вантажу. Якщо у вас є сумніви, що воно недостатньо всеосяжне, то все ж треба не полінуватися доповнити характеристику більш конкретними даними.
- У комерційному інвойсі обов’язково повинна бути прописана оголошена цінність всього вмісту вантажу. Зверніть увагу і на те, що для митних служб найкраще її вказувати у валюті держави вашого адресата.
- У разі, коли ви відправляєте два і більше товарів, не зайвим буде перевірити розбивку вартості по кожній з різновидів продукції. При цьому загальна оголошена цінність для всього відправлення також повинна бути вказана. Якщо її немає, то попросіть відповідальна особа розрахувати цю величину і вписати його в документ.
- Хоч не для всіх відправлень є обов’язковим даний факт, ми радимо перевірити комерційний інвойс на маєток підпису відправника. Цей той випадок, коли краще перестрахуватися. Якщо вона не знадобиться, то документ не буде вважатися зіпсованим. А якщо віза потрібна, але вчасно не проставлено, то з поставкою вже виникнуть серйозні проблеми.
Комерційний інвойс – міжнародний документ, який складається для різного роду відправлень. У Росії як аналогів його самого, так і проформи поки немає. Невірно вважати рівнозначною інвойсом папером вітчизняний рахунок-фактуру. При заповненні цього документа важливо бути уважним. Зокрема, перевіряти докладний опис усіх поміщених в посилку, контейнер вантажів, їх оголошену вартість, додаткові відомості щодо особливої продукції.