Документ – це… Види, класифікація, функції

У зв’язку з тим, що ми в повсякденному житті постійно стикаємося з документами на роботі і вдома, то подальша розмова ми хочемо присвятити саме їм. Давайте з’ясуємо, що таке документ і які їх види існують.

Що таке документ?

Документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, має реквізити, що дозволяють її ідентифікувати. Існують і інші визначення цього поняття. Так, можна сказати, що документ – це інформація, збережена фізичними особами і організаціями в якості підтвердження діяльності або зобов’язань.

Сутність документа

В основному, всі наявні визначення документа підкреслюють його інформаційний характер (сутність).

У Законі про «Інформації, інформаційних технологіях» говориться, що інформація – це надані відомості незалежно від форм і методів їх подачі. І значить, відобразивши в документі, ми можемо зберігати і передавати наявні відомості іншим особам, а також користуватися ними неодноразово.

Носій задокументованої інформації – це об’єкт, який використовується для її зберігання та закріплення в звукової, мовної і наочній формі.

Зі сказаного можна зробити висновок, що документ – це ще і неодмінний елемент внутрішньої роботи будь-якої організації, установи, фірми, який забезпечує взаємодію окремих підрозділів. Адже саме інформація є причиною прийняття всіх управлінських рішень, а також доказом їхнього виконання і матеріалом для подальшої діяльності.

В управлінській сфері документ – це предмет праці, так як будь-яке прийняте рішення записується у письмовій формі.

Зовнішні ознаки документів – це характерні риси, які відображають його розмір і форму, способи запису та елементи оформлення. Автором його може бути як фізична особа, так і юридична. Будь-який робочий документ при правильному оформленні має юридичну силу.