Документ – це… Види, класифікація, функції

Реквізити документів

Оформлення документів пов’язано з дотриманням усіх обов’язкових елементів, які називають реквізитами. До них можна віднести:

• назва;
• адресата;
• автора;
• дату;
• текст;
• підпис;
• резолюцію;
• затвердження та погодження.

Треба зазначити, що різні документи мають абсолютно різні реквізити. Їх кількість залежить від його цілей і призначення. Багато хто, наприклад, мають обмежену кількість реквізитів. До речі, якщо хоча б один з них вказаний невірно, то документ вважається недійсним.

Облік документів

Які документи потрібні в роботі? У сфері управління організацією використовують самі різні форми. Все залежить від того, куди і з якою метою потрібно подати документи.

Всі вони існують не самі по собі, а підлягають суворої систематизації. Іншими словами, будь-яке підприємство веде облік документації. Це необхідно, насамперед, для того, щоб будь-які відомості завжди можна було з легкістю і в потрібний момент відшукати.

Особисті офіційні документи

Документи мають свою класифікацію за різними підставами. Так, за походженням вони бувають особисті та офіційні.

• Особисті створюються поза робочою сфери. Це може бути листування, щоденник, нотатки.
• А ось офіційні – це документи організації, оформлені певним чином і у встановленій формі.

Але і в групі офіційних документів виділяють особисті, наприклад: паспорт, диплом, атестат, вид на проживання, трудова книжка.

Зрозуміло, що в діловодстві беруть участь в основному офіційні папери, велика частина з яких – це управлінські документи. З їх допомогою реалізуються функції управління організацією: планування, фінансування, контроль, постачання та облік.