Документ – це… Види, класифікація, функції

У зв’язку з тим, що ми в повсякденному житті постійно стикаємося з документами на роботі і вдома, то подальша розмова ми хочемо присвятити саме їм. Давайте з’ясуємо, що таке документ і які їх види існують.

Що таке документ?

Документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, має реквізити, що дозволяють її ідентифікувати. Існують і інші визначення цього поняття. Так, можна сказати, що документ – це інформація, збережена фізичними особами і організаціями в якості підтвердження діяльності або зобов’язань.

Сутність документа

В основному, всі наявні визначення документа підкреслюють його інформаційний характер (сутність).

У Законі про «Інформації, інформаційних технологіях» говориться, що інформація – це надані відомості незалежно від форм і методів їх подачі. І значить, відобразивши в документі, ми можемо зберігати і передавати наявні відомості іншим особам, а також користуватися ними неодноразово.

Носій задокументованої інформації – це об’єкт, який використовується для її зберігання та закріплення в звукової, мовної і наочній формі.

Зі сказаного можна зробити висновок, що документ – це ще і неодмінний елемент внутрішньої роботи будь-якої організації, установи, фірми, який забезпечує взаємодію окремих підрозділів. Адже саме інформація є причиною прийняття всіх управлінських рішень, а також доказом їхнього виконання і матеріалом для подальшої діяльності.

В управлінській сфері документ – це предмет праці, так як будь-яке прийняте рішення записується у письмовій формі.

Зовнішні ознаки документів – це характерні риси, які відображають його розмір і форму, способи запису та елементи оформлення. Автором його може бути як фізична особа, так і юридична. Будь-який робочий документ при правильному оформленні має юридичну силу.

Реквізити документів

Оформлення документів пов’язано з дотриманням усіх обов’язкових елементів, які називають реквізитами. До них можна віднести:

• назва;
• адресата;
• автора;
• дату;
• текст;
• підпис;
• резолюцію;
• затвердження та погодження.

Треба зазначити, що різні документи мають абсолютно різні реквізити. Їх кількість залежить від його цілей і призначення. Багато хто, наприклад, мають обмежену кількість реквізитів. До речі, якщо хоча б один з них вказаний невірно, то документ вважається недійсним.

Облік документів

Які документи потрібні в роботі? У сфері управління організацією використовують самі різні форми. Все залежить від того, куди і з якою метою потрібно подати документи.

Всі вони існують не самі по собі, а підлягають суворої систематизації. Іншими словами, будь-яке підприємство веде облік документації. Це необхідно, насамперед, для того, щоб будь-які відомості завжди можна було з легкістю і в потрібний момент відшукати.

Особисті офіційні документи

Документи мають свою класифікацію за різними підставами. Так, за походженням вони бувають особисті та офіційні.

• Особисті створюються поза робочою сфери. Це може бути листування, щоденник, нотатки.
• А ось офіційні – це документи організації, оформлені певним чином і у встановленій формі.

Але і в групі офіційних документів виділяють особисті, наприклад: паспорт, диплом, атестат, вид на проживання, трудова книжка.

Зрозуміло, що в діловодстві беруть участь в основному офіційні папери, велика частина з яких – це управлінські документи. З їх допомогою реалізуються функції управління організацією: планування, фінансування, контроль, постачання та облік.

Класифікація за способом документування

За способом документування інформація може носити різний характер:

• письмовий;
• текстовий;
• рукописний;
• машинописний;
• електронний;
• образотворчий.

Це може бути відео-, аудіо-, фотодокумент, а також бєлової і чорнової. Як бачите, тут їх величезна різноманітність.

Які документи потрібні в управлінському обліку? Абсолютно всі. Багато з них присутні в будь-якій організації. Неможливо обійтися використанням тільки одного виду. Всі вони потрібні в залежності від ситуації.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи

Вхідні, вихідні та внутрішні документи – про такий класифікації всі ми чули. Так от, сукупність таких паперів і утворює документообіг організації. Вхідні та вихідні папери підлягають суворому обліку. Вони реєструються в відповідних журналах вхідної та вихідної кореспонденції.

За кількістю ж порушених питань документи поділяються на прості і складні. У перших зачіпається тільки одне питання, а в інших – кілька.

Види з обмеження доступу до паперів

По доступності папери визначаються як секретні, неважливі і для загального службового використання. Секретні позначають спеціальним грифом. Для їх використання вимагається спеціальний дозвіл. А для роботи з іншими документами не потрібно ніяких допусків. Вони призначені для працівників організації.

Спосіб викладу тексту документа

За способом викладу документи поділяють так:

• типові;
• трафаретні;
• індивідуальні.

В індивідуальних паперах виклад іде у своєму власному стилі, як би від себе. Оформлення документів трафаретного типу відбувається за певною схемою з використанням набору стандартних фраз. Найбільш поширеним видом таких паперів є анкета або довідка. Як правило, вони надруковані на готових бланках, які потім вписують деякі дані.

Які документи потрібні в щоденній роботі? Звичайно ж типові. Вони оформляються на основі певного зразка, використовуються в однотипних ситуаціях. Створюються шаблони, які при необхідності беруть за основу, вставляючи лише додаткову інформацію. Дуже часто доводиться оформляти одні документи для отримання інших, наприклад, у податковій службі чи в інших інстанціях.

Види документів за автентичності

Щодо достовірності документи ділять на оригінали, копії та дублікати. Зрозуміло, що оригінал – це перший єдиний примірник. Він завіряється мокрою печаткою та підписом.

Дублікат не є повторним примірником оригіналу, найчастіше оформляється при втраті оригінального документа і теж має юридичну силу. А ось що стосується копій, то вони хоч і повністю збігаються з оригіналом, однак не мають ніякої юридичної сили.

Розподіл документів за термінами зберігання та способом передачі

За термінами зберігання документи поділяються на папери постійного, тимчасового (термін зберігання до десяти років) та довгострокового зберігання (понад десять років).

А за способом передачі, на телеграми, листи, факси і повідомлення (електронні).

Що не кажи, а документи щільно увійшли в наше життя. Щодня ми маємо справу з різного роду паперами. І в яку б сферу ми не працювали, завжди використовуємо документи для отримання і передачі тієї чи іншої інформації.