Для чого потрібна опис документів?

Робота будь-якої організації, як правило, пов’язана з великою кількістю документів. Це вхідна кореспонденція і відправлені на неї відповіді, різні накази і заяви працівників, технічні інструкції і бухгалтерські звіти. Всі вони вимагають своєчасного обліку та оптимізації. Одним з варіантів вирішення цього питання служить опис документів.

У відповідності з законом

Фахівець, який на підприємстві займається діловодством, найкраще знає, що таке опис документів. За рік через нього проходить величезна кількість паперів. Всі вони важливі, а кожна окремо відіграє особливу роль у вирішенні того чи іншого питання. Просто викинути такий багаж не можна, так як кожна з цих паперів має певний термін зберігання, протягом якого вона має силу і цілком може ще стати в нагоді. Такі документи зазвичай здаються в архів, де і знаходяться всі належний час.

У будь-який момент їх можна звідти взяти і використовувати за призначенням. У Федеральному законі «Про архівну справу» від жовтня 2004 року складено перелік усіх можливих видів документів, і на кожен з них встановлено конкретний строк, протягом якого вони повинні знаходитися у власника. Але як врахувати величезну кількість паперів, що надходять на зберігання? Для цього існує опис документів. Вона складається працівником, відповідальним за архівацію, і є обов’язковим доповненням кожної папки або справи, що надходить на тривале зберігання.

Відправка важливих паперів

Секретар на підприємстві теж часто складає опис документів. Тут не мається на увазі реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції. Для цього у кожного секретаря є спеціальний журнал. Там фіксується відповідним чином момент отримання або надсилання листа із зазначенням дати, адресата і відповідального виконавця. Опис в деяких випадках може знаходитися всередині такої кореспонденції.

Наприклад, організація надсилає за адресою пакет документів. Їх не можна просто вкласти у конверт і кинути в ящик, приклеївши марку. Де гарантія того, що папери дійдуть в повному обсязі? Звичайно, якщо це рекламні буклети або прості інформаційні листки, то турбуватися не варто. У будь-який момент їх можна буде надіслати повторно. Але іноді доводиться відправляти серйозні документи за офіційним запитом. У цьому випадку, крім основних паперів, пакет необхідно вкласти супровідний лист та опис, що буде являти собою перелік документації, спрямованої за даною адресою.

Передача документів

Працівники, які займаються укладанням договорів, дуже добре знають, що таке опис документів. Зразок її легко можна скласти самому.

Головне, щоб в цій папері містилася вся необхідна інформація:

• У лівому верхньому кутку пишеться назва відправника, або ставиться штамп підприємства.
• Праворуч зазначаються дані адресата (найменування компанії і Ф. В. О. керівника).
• Нижче по центру пишеться назва. Наприклад, це буде «Опис переданих документів до договору», номер і дату якого теж треба обов’язково вказувати.
• Далі довільним чином складається таблиця, в якій повинно бути не менш 4 стовпців (номер по порядку; найменування документа, його номер і дата, кількість примірників, кількість аркушів).
• Після цього робиться підсумковий запис про те, скільки документів передано по даній опису. Необхідно також підрахувати загальну кількість аркушів вкладення.
• В самому низу сторінки робиться відмітка про те, хто передав і прийняв ці папери із зазначенням дати, прізвища та посади.

Це звичайнісінька опис документів, зразок якої добре знайомий будь-якому діловоду як поштова форма номер 107. Готові бланки можна заздалегідь взяти в будь-якому відділенні зв’язку, щоб не поспішаючи заповнити та перевірити їх на робочому місці.

Тонкощі архівації

Кожному працівнику архіву знайома опис документів справи. Її складають при передачі паперів на зберігання. Цей документ є не просто змістом конкретної папки. Він дає можливість в будь-який час знайти серед величезної кількості паперів потрібну інформацію.

Накази, звіти та інші вкладення систематизуються і зводяться в таблицю, яка повинна містити шість обов’язкових стовпців:

• Порядковий номер.
• Індекс документа згідно з номенклатурою.
• Його дата (та, яка вказана при реєстрації).
• Заголовок (наказ, лист, договір).
• Номери аркушів.
• Примітка.

Таблиця може вийти досить великий. Але в будь-якому випадку в самому кінці повинна бути зроблена підсумкова запис про те, скільки документів у ній перераховано, а також підраховано загальну кількість сторінок. Тепер, заглядаючи в таку папку, можна без праці по шуканим параметрами знайти потрібний папір, не докладаючи до цього особливих зусиль.

Особливості складання опису

Внутрішня опис документів вимагає від її упорядника спеціальних знань і особливої уваги. Іноді помилки оформлення закінчуються тим, що папір попросту губиться у величезному потоці інформації. Перебуваючи не на своєму місці, вона вилітає з поля зору.

Наприклад, для планової перевірки податкової інспекції знадобився звіт минулорічної давності, а він по недбалості був підшитий разом з іншими документами. Склалася ситуація, у якій працівник підприємства не може підтвердити ту чи іншу інформацію, надану раніше. Таке непорозуміння може закінчитися штрафом для даної організації і покаранням для співробітників, відповідальних за надання інформації та зберігання документів. Величина збитку залежить від важливості шуканих даних. Щоб такого не відбувалося, облік документів повинен вестися відповідним чином. Процес цей, звичайно, дуже складний і трудомісткий. Крім того, потрібно врахувати багатоетапність і послідовність проведеної процедури.

Особисті справи співробітників

Кадрова служба будь-якого підприємства або організації теж є ділянкою, через який проходить багато різних документів. Більшість з них акумулюються в особисті справи співробітників.

Вони зберігаються на місці аж до звільнення і тільки після цього здаються в архів. При цьому кадровик повинен скласти опис документів особової справи. Варто зауважити, що в законодавстві Росії немає якихось певних норм щодо її складання. Всі правила взяті ще з радянських часів. Згідно з ними подібна опис повинна являти собою типову таблицю з семи стовпців:

• Номер по порядку.
• Індекс конкретного документа.
• Дата.
• Заголовок та короткий зміст документа.
• Номери аркушів.
• Дата, коли документ був включений в особову справу.
• Примітка для особливих приміток.

Наприкінці підраховується загальна кількість внесених до списку документів. Все це робиться за підписом кадровика із зазначенням дати передачі справи.