Для чого потрібна опис документів?

Відправка важливих паперів

Секретар на підприємстві теж часто складає опис документів. Тут не мається на увазі реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції. Для цього у кожного секретаря є спеціальний журнал. Там фіксується відповідним чином момент отримання або надсилання листа із зазначенням дати, адресата і відповідального виконавця. Опис в деяких випадках може знаходитися всередині такої кореспонденції.

Наприклад, організація надсилає за адресою пакет документів. Їх не можна просто вкласти у конверт і кинути в ящик, приклеївши марку. Де гарантія того, що папери дійдуть в повному обсязі? Звичайно, якщо це рекламні буклети або прості інформаційні листки, то турбуватися не варто. У будь-який момент їх можна буде надіслати повторно. Але іноді доводиться відправляти серйозні документи за офіційним запитом. У цьому випадку, крім основних паперів, пакет необхідно вкласти супровідний лист та опис, що буде являти собою перелік документації, спрямованої за даною адресою.

Передача документів

Працівники, які займаються укладанням договорів, дуже добре знають, що таке опис документів. Зразок її легко можна скласти самому.

Головне, щоб в цій папері містилася вся необхідна інформація:

• У лівому верхньому кутку пишеться назва відправника, або ставиться штамп підприємства.
• Праворуч зазначаються дані адресата (найменування компанії і Ф. В. О. керівника).
• Нижче по центру пишеться назва. Наприклад, це буде «Опис переданих документів до договору», номер і дату якого теж треба обов’язково вказувати.
• Далі довільним чином складається таблиця, в якій повинно бути не менш 4 стовпців (номер по порядку; найменування документа, його номер і дата, кількість примірників, кількість аркушів).
• Після цього робиться підсумковий запис про те, скільки документів передано по даній опису. Необхідно також підрахувати загальну кількість аркушів вкладення.
• В самому низу сторінки робиться відмітка про те, хто передав і прийняв ці папери із зазначенням дати, прізвища та посади.

Це звичайнісінька опис документів, зразок якої добре знайомий будь-якому діловоду як поштова форма номер 107. Готові бланки можна заздалегідь взяти в будь-якому відділенні зв’язку, щоб не поспішаючи заповнити та перевірити їх на робочому місці.