Для чого потрібна опис документів?

Робота будь-якої організації, як правило, пов’язана з великою кількістю документів. Це вхідна кореспонденція і відправлені на неї відповіді, різні накази і заяви працівників, технічні інструкції і бухгалтерські звіти. Всі вони вимагають своєчасного обліку та оптимізації. Одним з варіантів вирішення цього питання служить опис документів.

У відповідності з законом

Фахівець, який на підприємстві займається діловодством, найкраще знає, що таке опис документів. За рік через нього проходить величезна кількість паперів. Всі вони важливі, а кожна окремо відіграє особливу роль у вирішенні того чи іншого питання. Просто викинути такий багаж не можна, так як кожна з цих паперів має певний термін зберігання, протягом якого вона має силу і цілком може ще стати в нагоді. Такі документи зазвичай здаються в архів, де і знаходяться всі належний час.

У будь-який момент їх можна звідти взяти і використовувати за призначенням. У Федеральному законі «Про архівну справу» від жовтня 2004 року складено перелік усіх можливих видів документів, і на кожен з них встановлено конкретний строк, протягом якого вони повинні знаходитися у власника. Але як врахувати величезну кількість паперів, що надходять на зберігання? Для цього існує опис документів. Вона складається працівником, відповідальним за архівацію, і є обов’язковим доповненням кожної папки або справи, що надходить на тривале зберігання.